Aperçu
Avec les modèles de projet, vous pouvez faire gagner un temps précieux à votre équipe : créez des projets standardisés et rationalisez vos processus ! Grâce à notre générateur de modèles de projet amélioré, vous visualisez tous les éléments et les différents aspects des modèles de votre équipe d'un simple coup d'œil.
Les nouveaux modèles de projet vous permettront de créer des modèles personnalisés et réutilisables pour aider votre équipe à se lancer dans de nouveaux projets en quelques secondes seulement.
La création de modèles de projet de A à Z vous donne la possibilité de personnaliser les tâches, collaborateurs et chronologies concernés à votre convenance.
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Création d'un nouveau projet depuis un projet existant grâce aux modèles
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet.
- Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle.
Sur cet écran, donnez un nom au projet et choisissez à quelle équipe il doit être attribué. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de confidentialité pour que le modèle soit partagé avec votre équipe, lui donner accès à des modifications ou le rendre privé pour les membres du projet. Quand vous aurez fini, cliquez sur Créer un nouveau modèle.
Votre modèle va maintenant être généré, ce qui vous permettra de commencer à le construire et à l'adapter à vos besoins.
Ici, vous aurez la possibilité d'ajouter ou de modifier les tâches par défaut, les responsables et les échéances du modèle.
Ajout de dates de projet à un modèle personnalisé
Les dates dans les modèles de projet sont relatives. Cela facilite le suivi des tâches en indiquant le nombre de jours qui les séparent de la date de début ou de la date de fin du projet.
Les dates s'adaptent à la date de début ou à la date de fin du projet créé à partir du modèle en question.
À la création de votre modèle de projet, utilisez le sélecteur de dates pour définir des dates de début et/ou de fin qui permettront à Asana de programmer toutes les tâches associées. Le sélecteur de dates propose uniquement des dates relatives (ex. : trois jours après le début du projet).
Choix de la date de référence
Lors de la définition d'un horaire, vous pouvez :
-
Sélectionnez l'option À partir de la date de début du projet pour adapter toutes les dates des tâches en fonction de la date de début du projet créé à partir du modèle.
Sélectionnez l'option À partir de l'échéance du projet pour adapter toutes les dates des tâches en fonction de l'échéance du projet créé à partir du modèle.
Vous avez également la possibilité de ne pas inclure de dates ou d'ignorer les week-ends.
Une fois les dates sélectionnées, vous pourrez cliquer sur l'option Ajouter une heure en bas à gauche du sélecteur de dates. Vous serez automatiquement invité à choisir une heure limite, puis l'heure de début correspondante.Personnalisation de votre modèle
Pour personnaliser un modèle, rendez-vous dans l'onglet Personnaliser en haut à droite du modèle concerné.
Sur cet écran, vous avez la possibilité de personnaliser les champs, formulaires, modèles de tâche et règles associés au modèle.
En outre, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les champs de votre choix. Une fois que vous aurez sélectionné les dates des tâches et les champs personnalisés du modèle de projet, cliquez sur Continuer à gauche.
Les tâches attribuées au sein des modèles de projet ne s'afficheront plus dans la liste Mes tâches du responsable.
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Rôles pour ce projet
Vous pouvez désormais ajouter des rôles aux modèles de projet. Les rôles créent des espaces réservés qui attribuent automatiquement les tâches aux bonnes personnes lorsque le modèle est utilisé. Les rôles de projet sont disponibles avec un abonnement Asana Business ou Enterprise.
Ajout de rôles à un modèle de projet :
Pour ajouter un rôle à un modèle de projet, créez d'abord un nouveau modèle de projet ou cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit d'un modèle existant.
Cliquez sur le bouton + Ajouter un rôle dans la barre latérale pour commencer à ajouter des rôles de projet.
- Cliquez sur + Ajouter un rôle et entrez le nom du rôle concerné ; Chef de projet ou Concepteur, par exemple.
- Cliquez sur Créer pour enregistrer le nom du rôle.
Modification ou ajout de rôles de projet supplémentaires :
- Cliquez sur Modifier le rôle sous Rôles du projet dans la barre latérale
- Cliquez sur + Ajouter un rôle pour ajouter un rôle de projet supplémentaire
- Cliquez sur un rôle existant pour modifier ou apporter des modifications
Pour supprimer un rôle de projet, procédez comme suit :
- Cliquez sur Modifier le rôle
- Passez le curseur sur le rôle que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le x qui apparaît, puis cliquez sur Supprimer.
- Cliquez sur Terminé pour revenir à votre modèle
Attribuer des rôles pour le projet :
- Cliquez sur Terminé lorsque vous avez fini de modifier votre modèle.
- Cliquez sur Utiliser le modèle pour parcourir le flux normal afin de nommer votre projet, puis cliquez sur Continuer.
- Sur la page suivante, vous pouvez choisir les responsables pour chaque rôle de projet. Une fois assigné, cliquez sur Accéder au projet. Vous pouvez également cliquer sur Ignorer pour ignorer cette étape, mais cela n'est pas recommandé. Pour en savoir plus, consultez le conseil Asana ci-dessous.
Veuillez noter que si cette étape est ignorée, le responsable ne peut pas être ajouté par la suite, ce qui signifie que le champ du responsable restera vide. Il est donc recommandé d'ajouter le cessionnaire lors de la première création.
Paramètres de modèle
À partir des paramètres du modèle, vous aurez la possibilité de :
- Modifier le titre de votre modèle
- Ajouter une description de modèle
- Sélectionner l'équipe ayant accès au modèle
- Modifier son paramètre de confidentialité
- Choisissez des collaborateurs de modèle de projet
Les propriétaires de modèles peuvent décider si les membres peuvent modifier ou utiliser des modèles de projet.
- Les personnes disposant d'autorisations de modification peuvent modifier et supprimer tous les éléments du modèle, et en ajouter.
- Les membres bénéficiant d'une autorisation d'utilisation peuvent se servir du modèle pour créer des projets, mais ne peuvent rien y modifier.
- Si vous lui octroyez les autorisations nécessaires, un membre peut devenir le nouveau propriétaire du modèle.
- Il peut également être retiré de la liste des membres du modèle.
Créer un projet à partir de zéro à l'aide de modèles de projet
Vous pouvez également vous servir du générateur pour créer un modèle de A à Z :
- Créez un nouveau projet.
- Sélectionner Utiliser un modèle
- Faites défiler le menu vers le bas pour accéder à la section des modèles personnalisés
- Cliquez sur + Nouveau modèle
Remarque : dès que votre équipe aura conçu son premier modèle, vous pourrez également créer des modèles ex nihilo depuis la page de l'équipe, dans la section des modèles.
Suppression de modèle
Rendez-vous sur la page de l'équipe en question pour consulter tous les modèles qui la concernent et repérer le modèle à supprimer.
Sur cette page, vous pouvez très facilement modifier et supprimer un modèle en cliquant sur les trois points situés en haut à droite de celui-ci.
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