La liste
Mes tâches répertorie toutes les tâches qui vous sont attribuées dans une organisation ou un espace de travail. Triez votre liste de tâches pour afficher vos tâches de la façon qui vous convient.
Pour accéder à Mes tâches, cliquez sur Mes tâches dans la barre latérale.
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Récemment attribuées
Lorsqu'une tâche vous est initialement attribuée, elle s'affiche dans la section Récemment attribuées dans Mes tâches. Vous pouvez renommer cette dernière comme bon vous semble, sans oublier cependant que c'est dans cette section « spéciale » que vous retrouvez vos tâches à leur attribution ! Vous ne pouvez pas supprimer cette section.
Si vous créez une tâche en envoyant un e-mail à x@mail.asana.com, elle s'affichera d'abord dans la section Récemment attribuées dans votre section Mes tâches.
Sections personnalisées
Vous pouvez créer vos propres sections dans Mes tâches afin d'organiser votre travail. Renommez, réorganisez, créez et supprimez des sections de façon à concevoir votre système d'organisation personnel idéal.
Vous trouverez ici quelques suggestions pour vous lancer.
Règles applicables à Mes tâches
Ajoutez des automatisations à votre liste Mes tâches pour gagner du temps sur les processus manuels comme le tri, et automatiser le déplacement des tâches entre vos sections. Dans la galerie de règles prédéfinies, vous trouverez des options comprenant déjà un déclencheur et une action associée. Vous pourrez ensuite configurer les paramètres selon vos besoins.
Choisissez parmi une sélection de règles prédéfinies avec des déclencheurs courants tels que l'échéance est proche, la tâche est en retard et la tâche est marquée comme terminée.
Les règles sont disponibles pour les clients Asana Premium, Business et Enterprise. L'échéance est proche est la seule règle prédéfinie disponible pour Asana Basic dans Mes tâches.
L'outil de création de règles personnalisées est disponible pour les clients Business et Enterprise. Lorsque vous ajoutez une règle à Mes tâches, sélectionnez Créer une règle personnalisée pour commencer.
Promotion automatique des tâches dans Mes tâches
La fonctionnalité d'auto-promotion Mes tâches aujourd'hui, À venir, Plus tard, qui déplaçait automatiquement les tâches entre les sections, a été supprimée. Vous pouvez reproduire ce comportement d'autopromotion avec les règles.
Recréer un comportement d'autopromotion Aujourd'hui, Bientôt, Plus tard
Pour recréer le comportement qui consiste à déplacer les tâches de Plus tard vers À venir et de À venir vers Aujourd'hui, vous devez ajouter 2 règles à votre liste Mes tâches. Vous devez ajouter une règle pour déplacer les tâches vers la section À venir à l'approche de l'échéance et une règle pour déplacer les tâches vers la section Aujourd'hui à l'échéance d'aujourd' hui.
Pour ajouter ces automatisations :
- Cliquez sur Ajouter une règle.
- Cliquez sur Ajouter une règle
- Cliquez pour ajouter la règle « L'échéance est proche »
- Sélectionnez la section vers laquelle déplacer les tâches à l'échéance prévue.
- Choisissez la section vers laquelle vous souhaitez déplacer les tâches à la date choisie
L'icône des règles (en forme d'éclair) s'affiche à côté de la section associée à la règle pour vous indiquer qu'elle a bien été déployée.
Vous pouvez ajouter une règle supplémentaire pour chaque section vers laquelle vous souhaitez déplacer vos tâches. Par exemple, il vous faudra créer deux règles si vous souhaitez commencer par déplacer vos tâches vers la section À venir lorsque l'échéance est prévue pour dans 3 jours, puis une autre règle distincte pour les déplacer vers la section Aujourd'hui à l'approche de l'échéance.
Une fois ces automatisations créées, les tâches seront déplacées vers les sections correspondantes à l'approche de leur échéance, peu importe où elles se trouvent au départ. Elles seront retirées de votre section Récemment attribuées ou de toute autre section entre minuit et 1 h du matin, au moment où les automatisations s'appliqueront à votre liste de tâches.
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Applications dans Mes tâches
L'intégration des applications que vous utilisez au quotidien n'est pas réservée qu'aux projets. Vous pouvez ajouter des applications dans Mes tâches pour les intégrer aux outils préférés de votre équipe.
Pour ajouter une application dans Mes tâches, cliquez sur le bouton Personnaliser dans le coin supérieur droit et en choisissant une application dans le menu. Le champ de l'application s'affichera dans chacune des tâches dans Mes tâches pour vous permettre d'intégrer l'application directement à vos processus.
Vue liste, tableau et calendrier
Comme pour les projets, vous pouvez basculer entre plusieurs vues : liste, tableau ou calendrier. Selon les sections que vous utilisez, l'une de ces vues aura certainement votre préférence.
Trier et filtrer
Vous pouvez trier vos tâches par date de début, création, dernière modification, mentions J'aime ou par ordre alphabétique. Vous pouvez également les regrouper par échéance, projet, création et sections personnalisées. En vue Liste, utilisez l'option Trier ou Grouper par pour maintenir les tâches organisées en sections tout en les triant au sein de ces dernières. En vue Tableau, en revanche, les sections ne changent pas et ne sont jamais supprimées, les tâches étant systématiquement triées au sein de celles-ci.
Personnaliser
Pour personnaliser votre liste Mes tâches, vous pouvez :
- Activer/désactiver l'affichage de certains champs
- Réorganiser les champs
- Redimensionner les colonnes des champs
Terminées, non terminées et tout afficher
Utilisez ce menu pour n'afficher que les tâches non terminées ou terminées, ou encore toutes les tâches qui vous sont attribuées. Lorsque vous limitez l'affichage aux seules tâches terminées, vous pouvez même en préciser la date d'achèvement : aujourd'hui, hier ou au cours des une, deux ou trois dernières semaines.
Créer des tâches à partir de Mes tâches
Toutes les tâches que vous créez dans Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et ne sont visibles que par vous. Ajoutez-les à des projets pour les rendre visibles par le reste de votre équipe.
Toutes les tâches créées par quelqu'un d'autre dans votre liste Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et vous sont réservées, à vous et à tous les collaborateurs (par exemple, ceux qui les ont créées).
Enregistrer une disposition par défaut
La liste Mes tâches conserve automatiquement vos préférences de tri et de filtres.
Veuillez noter que les vues de projet ne sont pas enregistrées automatiquement. Pour en savoir plus sur l'enregistrement de votre vue de projet, consultez l'article du guide ici.
Voir toutes vos tâches pour l'ensemble des espaces auxquels vous appartenez
Pour voir votre liste Mes tâches dans chaque espace auquel vous appartenez (espace de travail ou organisation), vous devrez passer d'un espace à l'autre dans la barre supérieure.
Vous pouvez néanmoins faire appel à cette intégration tierce. Taco vous permet de visualiser toutes vos tâches dans une seule liste pour l'ensemble des espaces de travail et des organisations.
Dans la mesure où ces outils tiers ne sont pas développés par Asana, notre équipe d'assistance ne pourra pas vous aider dans le cadre de leur utilisation.
Faire un glisser-déposer
Vous pouvez réorganiser votre liste Mes tâches par glisser-déposer, à condition qu'elle ne soit pas triée par échéance.
Vue calendrier sur 7 jours
Affichez Mes tâches afin de garder l'œil sur vos échéances importantes et sur vos tâches à venir. Grâce à la vue Calendrier hebdomadaire, vous pouvez réorganiser chaque jour les tâches à terminer, afin de placer en tête de liste celles à accomplir en priorité.
En vue Calendrier de 7 jours de Mes tâches, vous pouvez :
- Sélectionnez l'affichage Semaine pour activer ou désactiver les tâches de plusieurs jours afin d'éviter que les tâches de longue durée n'encombrent votre planification hebdomadaire. Ici, vous pouvez également commander votre calendrier en vue mensuelle, et afficher ou masquer les week-ends
- Vous pouvez également organiser votre vue Calendrier de manière à afficher toutes les tâches, toutes les tâches non terminées ou toutes les tâches terminées en cliquant sur le bouton Tâche de votre barre d'outils.
- En faisant glisser et en déposant des tâches, vous pouvez réorganiser les tâches à terminer chaque jour afin de placer en tête de liste celles à accomplir en priorité
- Cliquez sur le bouton Unscheduled pour afficher les tâches non planifiées (tâches qui n'ont pas d'échéance). Cela vous permet également d'accéder à un mini calendrier afin de passer rapidement à des dates spécifiques. Vous pouvez faire glisser les tâches hors de la barre latérale des tâches non planifiées vers l'affichage de la semaine pour planifier les tâches pour des jours spécifiques. Le bouton Unscheduled n'est visible qu'en mode Semaine.
Priorités de la semaine
Commencez votre semaine de travail de manière plus intentionnelle en définissant vos priorités de la semaine. Capturez votre priorité absolue pour la semaine et voyez-la affichée sur mobile et sur le Web. Parce que cette orientation reste visible sur toutes les plateformes, la définition d'une orientation conduit à une meilleure planification, à de meilleures actions et à de meilleurs résultats.
Le lundi matin, les utilisateurs mobiles sont invités à définir un objectif hebdomadaire. Les mises au point hebdomadaires sur les appareils mobiles s'afficheront également sur les versions Web et de bureau d'Asana, mais elles ne seront plus modifiables. Votre objectif hebdomadaire apparaîtra en haut de votre section Mes tâches au cours de la semaine pour vous aider à planifier.
Accès partagé à Mes tâches
Avec l'accès partagé à Mes tâches, vous pouvez demander à accéder aux tâches d'un autre utilisateur et les gérer. De même, vous pouvez accorder aux personnes de votre choix un accès à votre propre liste de tâches.
Cela est particulièrement utile dans le cas de processus pour lesquels vous devez pouvoir trier, organiser ou créer des sections pour la liste de tâches de quelqu'un d'autre, ou pour choisir des personnes qui pourront faire de même sur votre propre liste.
Si vous consultez la liste de tâches d'un autre utilisateur sans bénéficier de droits d'accès particuliers, voici les informations qui s'afficheront :
- La liste des tâches qui lui sont attribuées.
- Possibilité de réorganiser les données (pour vous-même et sans que cela n'ait d'incidence pour le propriétaire de cette liste de tâches)
- La possibilité de filtrer les données (seulement pour vous-même).
- En revanche, vous ne pourrez ni réorganiser les tâches, ni visualiser les sections ou en créer.
Avant que l'accès ne vous soit accordé, vous ne pouvez trier que par date d'échéance et par projet. Une fois l'accès accordé, vous pourrez également trier par « Aucun » et « J'aime ».
Obtenir l'accès à la liste de tâches d'un tiers n'a aucune incidence sur le caractère privé des tâches. À titre d'exemple, si vous étiez dans l'impossibilité de visualiser une tâche avant d'avoir accès à cette liste, vous ne pourrez toujours pas la voir une fois cet accès accordé.
Accéder à la liste Mes tâches d'un autre membre
Comment accéder à la liste Mes tâches d'un autre membre :
- Saisissez le nom d'un utilisateur dans la barre de recherche
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur leur profil sous Personnes
- Vous accédez alors à sa liste de tâches.
Demander à accéder à la liste Mes tâches d'un autre membre
Pour faire une demande d'accès à la liste Mes tâches d'un autre membre, rendez-vous sur sa liste de tâches, cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez Demander l'accès pour gérer.
Effectuer une demande d'accès a pour effet de créer une tâche pour la personne qui fait l'objet de
Accorder l'accès à votre liste de tâches via le bouton Partager
Cliquez sur le bouton Partager.
Saisissez le nom de la personne concernée, puis cliquez sur Inviter.
Une fois l'accès accordé, la personne qui en a fait la demande reçoit une notification par e-mail.
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Champs personnalisés dans Mes tâches
Les champs personnalisés sont désormais disponibles dans Mes tâches. Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez désormais également profiter de cette fonctionnalité dans Mes tâches.
Créez un champ personnalisé dans Mes tâches de la même manière que vous ajouteriez un champ à un projet. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit de votre page Mes tâches, puis + Ajouter un champ personnalisé.
Remarque sur la confidentialité des champs personnalisés : l'ajout d'un champ personnalisé Mes tâches à la bibliothèque de champs de l'organisation permet de rendre le champ personnalisé et ses valeurs visibles pour tous les membres de l'organisation.
Les champs personnalisés créés dans Mes tâches sont privés dans Mes tâches, sauf si vous les ajoutez délibérément à la bibliothèque de champs de l'organisation.
Si vous n'ajoutez pas le champ personnalisé à la bibliothèque de champs de l'organisation, le champ personnalisé et ses valeurs ne peuvent pas être vus par un autre utilisateur, même s'il s'agit d'un collaborateur de la tâche ou du responsable.
L'ajout d'un champ personnalisé Mes tâches à la bibliothèque de champs de l'organisation rendra le champ personnalisé et ses valeurs visibles par tous les membres de l'organisation.
Suivi du temps dans Mes tâches
La fonctionnalité native de suivi du temps d'Asana est prise en charge dans les projets ainsi que dans Mes tâches. Cette fonctionnalité vous permet d'estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, ainsi que d'enregistrer le temps effectif passé sur une tâche.
Le suivi du temps est disponible pour les clients Asana Business et Enterprise.