Gérer une organisation

Les comptes Asana sont gratuits et destinés à des utilisateurs individuels. Ils permettent d'accéder à des organisations et à des espaces de travail partagés pour collaborer avec d'autres utilisateurs d'Asana.

Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d'utilisateurs Asana. Les espaces de travail et organisations dont vous faites partie sont des entités distinctes, chacune rassemblant un ensemble unique d'utilisateurs, de projets et de tâches.

Puisque chaque espace de travail et organisation sont des entités distinctes, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. Pour en savoir plus sur les différences entre ces espaces, cliquez ici. 

Articles connexes :

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En savoir plus sur les paramètres d'autorisation des tâches dans les projets qui vivent dans vos espaces de travail et organisations ici.

Qu'est-ce qu'une organisation ?

Les organisations connectent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique, basé sur le domaine de messagerie partagé de votre entreprise.

Au sein de l'organisation, vous et vos collègues pouvez vous répartir en équipes afin de collaborer sur vos projets et tâches.

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Si votre entreprise n'a pas de domaine de messagerie unique commun, vous pouvez collaborer dans un espace de travail.

Membres de votre organisation

Une organisation comprend différents types d'utilisateurs : les membres, les invités et les membres à accès limité. Les employés internes sont des membres de votre organisation, tandis que les contributeurs externes sont des invités.

Par exemple, michael@votreentreprise.com est membre de l'organisation votreentreprise.com, tandis que toutes les personnes disposant d'une autre adresse e-mail (comme @gmail.com ou @ autreentreprise.com) sont des invités au sein de l'organisation votreentreprise.com.

Vous ne pouvez pas convertir un membre d'organisation en invité. L'adhésion à une organisation est automatiquement déterminée par l'adresse e-mail de l'utilisateur.

Membres de l'organisation

L'adhésion à une organisation dépend du domaine associé à votre adresse e-mail. Pour devenir membre d'une organisation, vous devez avoir une adresse e-mail associée à l'un des domaines de messagerie électronique approuvés par cette organisation.

Les personnes qui s'inscrivent sur Asana en utilisant une adresse e-mail associée à l'un des domaines de messagerie approuvés par votre organisation deviennent automatiquement membres de cette dernière.

Un membre d'une organisation peut :

  • Créer de nouvelles équipes
  • Consulter la liste complète des équipes auxquelles il peut demander de rejoindre l'organisation
  • Afficher les noms et adresses e-mail des autres membres et invités de l'organisation depuis les paramètres de l'équipe. Les administrateurs des organisations payantes peuvent également afficher la liste complète des membres et invités de l'organisation depuis les paramètres de l'organisation.
  • Accéder aux projets et tâches rendus publics au sein de l'organisation

Les membres qui ont automatiquement rejoint votre organisation devront demander ou être invités à rejoindre l'une de vos équipes afin de collaborer avec vous sur des projets et des tâches que vous n'avez pas explicitement définis comme publics. En savoir plus ici.

Invités d'une organisation

Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d'une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par votre organisation (p. ex. @gmail.com ou @outlook.com). Ces personnes deviendront des invités de l'organisation. Les invités ont un accès limité à votre organisation et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

L'invité d'une organisation ne peut rejoindre des équipes que sur invitation. Il ne peut pas créer d'équipe, voir les équipes, ni envoyer une demande pour rejoindre d'autres équipes.

Les invités d'une organisation peuvent inviter d'autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et tâches auxquels ils ont accès.

Identifier les membres et les invités

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Les invités sont identifiés par une icône en forme de globe à côté de leur nom dans les résultats de recherche ou dans la liste des membres.

Membres à accès limité

Chaque équipe a ses propres membres et projets. Ceux qui n'ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que membres à accès limité dans l'onglet « Membres » des paramètres de l'équipe. Toute personne ayant accès pour rejoindre ou partager un projet peut devenir membre à accès limité d'une équipe. Les membres à accès limité peuvent toujours voir au moins le nom et l'adhésion de l'équipe, ainsi que les projets et tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les messages ou autres projets de l'équipe.

Les membres à accès limité sont comptabilisés dans l'attribution des places au sein de votre formule.

Créer une organisation

Pour créer une organisation sur Asana, référez-vous à l'une des méthodes suivantes. Certains utilisateurs devront nous contacter pour obtenir de l'aide.

La création d'une organisation concerne tous les utilisateurs d'Asana qui disposent d'une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de votre entreprise.

Soyez le premier utilisateur à vous inscrire

Lorsque vous créez un compte Asana avec l'adresse e-mail de votre entreprise, nous créons automatiquement une organisation pour vous. Son nom sera basé sur votre domaine de messagerie.

Dans certains cas, il se peut que votre inscription donne lieu à la création d'un espace de travail au lieu d'une organisation. Si cela se produit, vous pouvez convertir votre espace de travail en organisation.

Créer d'autres organisations

Il est possible de créer et de rejoindre plusieurs organisations depuis un même compte. Si vous disposez d'une autre adresse e-mail professionnelle, ajoutez votre adresse e-mail à votre compte et suivez ces étapes pour créer une autre organisation.

Chaque organisation doit être associée à un domaine de messagerie unique. Seules les personnes ayant créé un compte Asana avec une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de votre entreprise deviendront membres de l'organisation.

Ajouter ou modifier le domaine de messagerie de votre organisation

Si vous souhaitez ajouter un domaine de messagerie à votre organisation (par exemple, si votre entreprise passe de acme.com à acmestaff.com), suivez les étapes de vérification décrites dans votre console d'administration, comme indiqué ici.

Contactez-nous dès que vous décidez de changer de domaine de messagerie. Le processus de migration est plus facile à exécuter lorsque l'ancien domaine et le nouveau sont actifs simultanément.

Console d'administration 

Les utilisateurs disposant d'un abonnement payant peuvent accéder à la console d'administration pour modifier leur abonnement, gérer la facturation, obtenir des informations sur l'organisation et gérer les membres.

Mettez à niveau votre organisation pour accéder à la console d'administration.

Pour en savoir plus, consultez ce lien !

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