Les comptes Asana sont gratuits et personnels ; ils permettent d'accéder à des organisations et à des espaces de travail partagés pour collaborer avec d'autres utilisateurs d'Asana.
Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations pour collaborer avec d'autres groupes d'utilisateurs Asana. Ces espaces de travail et organisations auxquels vous appartenez sont des entités distinctes, chacune ayant ses propres utilisateurs, projets et tâches.
Puisque chaque espace de travail et organisation sont des entités distinctes, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces ici.
Qu'est-ce qu'une organisation ?
Les organisations connectent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique, basé sur le domaine de messagerie partagé de votre entreprise.
Au sein de l'organisation, vous et vos collègues pouvez vous répartir en équipes afin de collaborer sur vos projets et tâches.
Si votre entreprise n'a pas de domaine de messagerie unique et partagé, vous pouvez collaborer dans un espace de travail.
Membres de votre organisation
Une organisation comprend différents types d'utilisateurs : les membres, les invités et les membres à accès limité. Les employés internes sont des membres de votre organisation, tandis que les contributeurs externes sont des invités.
Par exemple, michael@votreentreprise.com est membre de l'organisation vôtreentreprise.com, tandis que toutes les personnes disposant d'une autre adresse e-mail (comme @gmail.com ou @ autreentreprise.com) sont invitées dans l'organisation vôtreentreprise.com.
Vous ne pouvez pas convertir un membre d'une organisation en invité. L'adhésion à une organisation est automatiquement déterminée par l'adresse e-mail de l'utilisateur.
Membres de l'organisation
L'adhésion à une Organisation dépend du domaine associé à votre adresse e-mail. Pour devenir membre d'une organisation, vous devez avoir une adresse e-mail associée à l'un des domaines de messagerie électronique approuvés par cette organisation.
Les personnes qui s'inscrivent sur Asana en utilisant une adresse e-mail associée à l'un des domaines de messagerie approuvés par votre organisation deviennent automatiquement membres de cette dernière.
Un membre d'une organisation peut :
- Créer de nouvelles équipes
- Consulter la liste complète des équipes qu'il peut demander à rejoindre au sein de l'organisation
- Afficher les noms et adresses e-mail des autres membres et invités de l'organisation depuis les paramètres de l'équipe. Les administrateurs des organisations Premium peuvent également afficher la liste complète des membres et invités de l'organisation depuis les paramètres de l'organisation.
- Accéder aux projets et tâches ayant été rendus publics au sein de l'organisation
Les membres qui ont automatiquement rejoint votre organisation devront demander ou être invités à rejoindre l'une de vos équipes afin de collaborer avec vous sur des projets et des tâches que vous n'avez pas explicitement définis comme publics. En savoir plus ici.
Invités d'une organisation
Vous pouvez collaborer avec des clients, des fournisseurs ou toute autre personne ne disposant pas d'une adresse e-mail associée à un domaine approuvé par votre organisation (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com). Ces personnes deviendront des invités de l'organisation. Les invités ont un accès limité à votre organisation et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.
L'invité d'une organisation ne peut rejoindre des équipes que sur invitation. Il ne peut pas créer d'équipe, voir les équipes, ni envoyer une demande pour rejoindre d'autres équipes.
Les invités d'une organisation peuvent inviter d'autres personnes à rejoindre votre organisation en partageant les projets et les tâches auxquels ils ont accès.
Identifier les membres et les invités
Les invités sont identifiés par un globe à côté de leur nom dans les résultats de recherche ou dans la liste des membres.
Membres à accès limité
Chaque équipe a ses propres membres et projets. Ceux qui n'ont pas accès à tous les projets de votre équipe apparaîtront en tant que Membres à accès limité dans l'onglet « Membres » des paramètres de l'équipe.
Les Membres à accès limité peuvent voir les projets et les tâches auxquels ils ont été ajoutés, mais pas les discussions ou les autres projets de l'équipe.
Les membres à accès limité doivent être pris en compte dans votre formule si vous décidez de mettre à niveau une équipe au sein de votre organisation et d'opter pour Asana Premium.
Rejoindre une organisation
Il existe deux façons de rejoindre une organisation créée par un autre membre de votre entreprise :
- S'inscrire à Asana avec l'adresse e-mail de votre entreprise. Vous rejoindrez alors automatiquement l'organisation.
- Demandez à un membre de l'organisation de vous inviter dans une équipe.
- Si vous vous servez déjà d'une autre adresse e-mail sur Asana, ajoutez l'adresse e-mail de votre entreprise à votre compte Asana et vous rejoindrez automatiquement l'organisation.
Créez une organisation
Référez-vous à l'une des méthodes suivantes pour créer une organisation sur Asana. Certains utilisateurs devront nous contacter pour obtenir de l'aide en utilisant l'option Nous contacter.
La création d'une organisation concerne tous les utilisateurs d'Asana qui utilisent une adresse e-mail correspondant au domaine de messagerie de votre entreprise.
Soyez premier à vous inscrire
Lorsque vous créez un compte Asana avec l'adresse e-mail de votre entreprise, nous créons automatiquement une organisation pour vous. Ceci est basé sur votre domaine de messagerie.
Dans certains cas, vous pouvez vous inscrire de cette manière et créer un espace de travail au lieu d'une organisation. Si cela se produit, vous pouvez convertir votre espace de travail en organisation.
Créer d'autres organisations
Il est possible de créer et de rejoindre plusieurs organisations depuis un seul compte. Si vous disposez d'une autre adresse e-mail professionnelle, ajoutez-la à votre compte et suivez ces étapes pour créer une organisation.
Chaque organisation doit être associée à un domaine de messagerie unique. Seules les personnes ayant créé un compte Asana avec une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de votre entreprise deviendront membres de l'organisation.
Modifier le domaine de votre organisation ou en ajouter un
Si vous souhaitez ajouter un domaine de messagerie à votre organisation (par exemple, si votre entreprise passe de acme.com à acmestaff.com), ajoutez votre nouvelle adresse e-mail à votre compte Asana avant de contacter notre équipe d'assistance.
Ajoutez d'abord votre nouvelle adresse e-mail professionnelle à votre compte, puis utilisez ce formulaire d'assistance afin que nous puissions apporter les changements correspondants à votre organisation.
La plupart des demandes sont traitées sous 3 jours ouvrés. Un membre de notre équipe vous contactera une fois la mise à jour effectuée ou si nous avons besoin de plus d'informations.
Contactez-nous dès que vous décidez de changer de domaine de messagerie. Le processus de migration est plus facile à exécuter lorsque l'ancien domaine et le nouveau sont actifs simultanément.
Inviter des personnes à rejoindre votre organisation
Vous pouvez ajouter une personne à votre organisation en l'invitant à rejoindre l'une de vos équipes.
Liens d'invitation à partager
Invitez en toute simplicité d'autres personnes à faire partie de vos équipes et projets à l'aide de liens d'invitation. Les utilisateurs peuvent partager ces liens partout où ils le souhaitent (e-mail, Slack ou autre outil de messagerie, etc.). Et pourquoi pas l'ajouter à votre wiki d'intégration ou dans un document partagé en ligne (Google Doc, etc.) ?
Les liens d'invitation sont à réserver aux membres, tandis que les invitations par e-mail sont à utiliser pour les invités.
Invitation à un projet à l'aide d'un lien
Pour partager un projet :
- Rendez-vous dans le projet, puis cliquez sur Partager.
- Copier le lien
Lorsqu'un utilisateur rejoint un projet à l'aide d'un lien de partage, il dispose par défaut des privilèges de modification et d'ajout de commentaires sur ce projet.
Invitation dans une équipe à l'aide d'un lien
Invitation dans une équipe :
- Cliquez sur le bouton d'ajout rapide + Créer et sélectionnez Inviter
- Rendez-vous dans l'onglet Inviter à l'aide d'un lien.
- Choisissez une équipe dans la liste.
- Cliquez sur Copier le lien pour inviter des personnes à rejoindre votre équipe en partageant le lien avec elles.
Convier des invités
Si vous souhaitez inviter des invités à votre projet/équipe, veuillez utiliser l'option Inviter avec e-mail.
Les invités de l'organisation ne peuvent pas rejoindre des équipes ou des projets à l'aide des liens d'invitation à partager. Seuls les membres de l'organisation dont l'adresse e-mail correspond au domaine de l'organisation peuvent rejoindre l'organisation à l'aide de liens à partager. Choisissez Inviter par e-mail pour les voyageurs.
Désactiver le lien
Le bouton Désactiver supprime définitivement le lien. Il ne sera plus possible de l'utiliser.
Quitter une organisation
Pour quitter une organisation :
- Cliquez sur votre photo de profil
- Dans le menu déroulant, passez votre souris sur Plus
- Sélectionnez Me retirer de cette organisation
Une fois que vous quittez une organisation, vous n'avez plus accès à ses projets ni à ses tâches.
Si vous êtes membre d'une organisation, cela supprimera l'adresse e-mail associée à votre organisation de votre compte Asana. Avant de partir, assurez-vous d'abord d'ajouter une adresse e-mail personnelle à votre compte pour continuer à accéder à votre compte Asana.
Supprimer une adresse e-mail professionnelle de votre compte vous retire de l'organisation.
Retirer un utilisateur d'une organisation
Vous pouvez retirer un utilisateur de votre organisation pour l'empêcher d'accéder aux projets et aux tâches de celle-ci.
Lorsqu'un utilisateur est retiré de votre organisation, les tâches, projets, messages, fichiers et commentaires qu'il a créés restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n'ont plus d'attribution.
Pour s'assurer qu'aucune tâche n'est laissée de côté, il est préférable d'accéder à la section Mes tâches de la personne et de réattribuer ses tâches avant de supprimer ses privilèges d'accès.
Veuillez noter que le retrait d'un utilisateur de votre organisation entraînera la suppression de l'adresse e-mail de son entreprise de son compte. Si l'adresse est ajoutée à nouveau à son compte, elle réapparaîtra dans votre organisation. De plus, si l'utilisateur ne dispose pas d'une autre adresse e-mail associée à son compte utilisateur Asana, la suppression de son accès à votre organisation peut entraîner son exclusion d'Asana.
Pour retirer un utilisateur d'une organisation, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Vous devez faire partie de l'organisation.
- L'utilisateur que vous souhaitez retirer doit faire partie de la même équipe que vous.
Si vous n'êtes pas dans la même équipe ou si vous avez déjà retiré l'utilisateur en question, invitez-le à rejoindre une équipe dans le seul but de le retirer de votre organisation juste après.
Suivez ces instructions pour retirer le dernier membre de votre équipe de l'organisation :
- Passez votre souris sur le nom de l'équipe dans la barre latérale
- Cliquez sur l'icône en forme de flèche
- Sélectionner Inviter des collègues
- Accédez à l'onglet Membres.
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de Membre à côté du nom de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
- Sélectionnez Retirer de l'équipe (ce bouton s'affichera également comme Annuler l'invitation si l'utilisateur n'a pas encore accepté son invitation)
- Sélectionnez Supprimer l'accès pour le retirer de l'équipe.
- Cliquez sur Deprovision pour les retirer de l'organisation.
Dans les organisations Premium, seuls les administrateurs peuvent supprimer les privilèges d'accès des membres.
Conditions d'utilisation acceptables pour les voyageurs
Les voyageurs sont soumis à la clause 2.4(b) (Conditions d'utilisation acceptables) des conditions d'abonnement d'Asana. Les comptes invités sont destinés à être utilisés pour collaborer avec des partenaires commerciaux externes tels que des clients, des entrepreneurs ou des clients. Les clients qui utilisent le service Asana ne sont pas autorisés à fournir aux employés, ou aux employés de ses sociétés affiliées, l'accès au service Asana en tant qu'invités au lieu d'acquérir des abonnements d'utilisateur final pour ces employés.
Organisations pour les universités et les établissements d'enseignement
Pour le moment, il n'est pas possible de créer une organisation avec une adresse e-mail d'étudiant. Pour créer une organisation, vous avez besoin d'une adresse e-mail professionnelle unique ou d'une adresse e-mail appartenant à un sous-domaine. Étant donné que l'adhésion à une organisation est définie par le domaine de messagerie, la création d'une organisation sous un vaste domaine universitaire entraînerait l'ajout à l'organisation de tous les étudiants, professeurs, administrateurs, etc. qui s'inscrivent à Asana. Cependant, vous pouvez créer une organisation si vous êtes en mesure d'acquérir un sous-domaine universitaire pour un département spécifique (par exemple @staff.domain.edu).
Console d'administration
Les utilisateurs disposant d'un abonnement payant peuvent accéder à la console d'administration pour modifier leur abonnement, gérer la facturation, obtenir des informations sur l'organisation et gérer les membres.
Mettez à niveau votre organisation pour accéder à la console d'administration.