Champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d'étape, de priorité, de coût ou autre élément important pour votre processus, équipe ou entreprise. Tout le monde dispose ainsi d'informations claires sur le travail qui s'effectue au sein de l'organisation. Les champs personnalisés prennent la forme d'une colonne dans votre projet ou dans votre tâche.

Articles connexes

Il existe deux types de champs personnalisés que vous pouvez créer sur Asana :   

  • Les champs personnalisés locaux sont spécifiques à un seul projet ou portefeuille.
  • Les champs personnalisés globaux, qui sont ajoutés à la bibliothèque de champs de votre organisation et qui peuvent donc être réutilisés dans toute votre organisation.

Articles connexes

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Champs personnalisés globaux et locaux

Les champs personnalisés globaux sont des champs réutilisables par toute votre organisation. Les champs personnalisés locaux sont privés au projet ou au portefeuille. 

Créer un champ personnalisé global 

global field

Pour créer un champ personnalisé global, cliquez sur le bouton Ajouter des champs si vous n'avez pas encore ajouté de champs au projet.

 

global

Depuis le menu Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre de champ
  2. Sélectionner le type de champ
  3. Ajouter une description
  4. Ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation pour qu'il soit réutilisable par l'ensemble de votre organisation (global)

Créer un champ personnalisé local 

local

Pour créer un champ personnalisé local, cliquez sur le bouton « + » situé dans le coin supérieur droit si vous n'avez pas encore ajouté de champs au projet.

 

local field

Depuis le menu Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre de champ
  2. Sélectionner le type de champ
  3. Ajouter une description
  4. Choisir de ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation afin qu'il soit utilisé uniquement pour ce projet (local)
  5. Supprimer le champ
  6. Enregistrer les modifications

Seul le premier niveau de sous-tâches héritera automatiquement des champs personnalisés de la tâche parente. 

Modifier des champs

Utilisez la barre d'outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés. 

Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du nom du champ.

 

Vous pouvez également modifier un champ personnalisé à partir du titre de la colonne correspondante. Pour ce faire, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.

Pour les champs personnalisés globaux de votre organisation, les modifications apportées s'appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.

Supprimer définitivement un champ

Pour supprimer définitivement un champ :

  1. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du nom du champ
  2. Cliquez sur Supprimer le champ
  3. Saisissez le nom du champ
  4. Cliquez sur Supprimer

Modifier la valeur des champs personnalisés

Lorsque vous modifiez une valeur de champ personnalisé, vous pouvez :

  1. Modifier la couleur de la valeur
  2. Supprimer une valeur du champ
  3. Ajouter une nouvelle valeur au champ
  4. Supprimer l'intégralité du champ

Réorganiser les valeurs des champs personnalisés

Faites glisser et déplacez les valeurs des champs personnalisés pour les réorganiser.

Si vous supprimez une valeur de champ personnalisé des options de valeur de votre champ, la valeur ainsi supprimée sera conservée dans les tâches qui l'utilisent. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir la valeur supprimée d'un champ.

Modifier des champs numériques

Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez :

  • Modifier le champ par devise, nombre, pourcentage, libellé personnalisé ou non formaté.
  • Modifier le nombre de décimales affichées
  • Supprimer l'intégralité du champ

Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d'origine s'affichera de nouveau.

Retirer des champs personnalisés d'un projet

Retirez votre champ d'un projet s'il n'est plus nécessaire ou applicable.

Vous pouvez également sélectionner l'option Retirer le champ du projet en cliquant sur la flèche à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne.

La suppression d'un champ le supprime seulement du projet actuel, et non globalement. D'autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d'autres projets de votre organisation.

Valeurs conservées

La suppression d'un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches du projet.

Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur seront tout de même présents dans le volet de droite des détails de votre tâche.

Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.

Les notifications pour les champs personnalisés

Vous pouvez activer les notifications pour les champs personnalisés à tout moment, pour les champs existants comme pour les nouveaux champs.

Turn on 1

Cochez la case Notifications lors de la création d'un nouveau champ dans le menu déroulant pour notifier les collaborateurs de la tâche lorsque la valeur de ce champ est modifiée.

 

Turn on 2

Pour activer les notifications associées à un champ existant :

  1. Cliquez sur Personnaliser le fichier
  2. Cliquez sur l'onglet Champs 
  3. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les paramètres du champ et cochez la case Notifications 

Les notifications de champ personnalisé ne sont disponibles que pour les champs du menu déroulant.

Une fois que vous collaborez à une tâche, vous recevez une notification dans votre boîte de réception à chaque nouvelle modification d'un champ.

Qui recevra les notifications pour les champs personnalisés ?

Si un champ personnalisé est public pour votre organisation ou équipe et qu'un utilisateur coche la case de notifications, toute personne utilisant actuellement ce champ recevra des notifications à chaque changement de valeur de celui-ci. Vous devez être un collaborateur de la tâche pour être notifié lorsque la valeur d'un champ est modifiée pour une tâche en particulier.

Les membres du projet ne reçoivent une notification pour les champs personnalisés que s'ils sont abonnés à la tâche pour laquelle la valeur du champ a été modifiée.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez toutes les fonctionnalités des champs personnalisés Asana.

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