Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d'étape, de priorité, de coût ou autre élément important pour votre processus, équipe ou entreprise. Tout le monde dispose ainsi d'informations claires sur le travail qui se déroule au sein de l'organisation.
Il existe deux types de champs personnalisés que vous pouvez créer sur Asana :
- Les champs personnalisés locaux sont spécifiques à un seul projet ou portefeuille.
- Les champs personnalisés globaux, qui sont ajoutés à la bibliothèque de champs de votre organisation et qui peuvent donc être réutilisés dans toute votre organisation.
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Créer un champ personnalisé global réutilisable par l'ensemble de l'organisation
Pour créer un champ personnalisé global, cliquez sur le bouton Ajouter des champs si vous n'avez pas encore ajouté de champs au projet.
Depuis l'onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :
- Ajouter un titre de champ
- Sélectionner un type de champ
- Ajouter une description
- Ajouter le champ personnalisé à la bibliothèque de champs pour qu'il soit réutilisable par l'ensemble de votre organisation (global)
Créer un champ personnalisé local pour un projet ou un portefeuille en particulier
Pour créer un champ personnalisé local, cliquez sur l'icône « + » située dans le coin supérieur droit si vous n'avez pas encore ajouté de champs au projet.
Depuis l'onglet Ajouter un champ personnalisé, vous pouvez :
- Ajouter un titre de champ
- Sélectionner un type de champ
- Ajouter une description
- Choisir de ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation afin qu'il soit utilisé uniquement pour ce projet (local).
- Supprimer le champ
- Enregistrez vos modifications
Types de champs et limites
Vous avez le choix entre plusieurs types de champs, dont certains ont des options supplémentaires qui leur sont associées :
| Champ | Option supplémentaire |
|---|---|
| Choix unique | Éléments de menu déroulant à choix unique par champ |
| Choix multiple | Éléments de menu déroulant à choix multiple par champ |
| Texte | |
| Date | Choisir une date différente de la date d'échéance d'une tâche |
| Utilisateurs | Choisir un utilisateur au sein de l'organisation |
| Nombre | Nombre de décimales |
| Pourcentage | Nombre de décimales |
| Devise | Nombre de décimales |
| Choisir une option depuis la bibliothèque | Affiche les champs récents de votre organisation |
- Actuellement, un projet peut comporter 100 champs.
- Une tâche peut compter jusqu'à 60 champs (pour ce faire, il suffit d'ajouter la tâche à plusieurs projets).
- Un champ personnalisé en menu déroulant peut comporter jusqu'à 500 options de valeur de champ.
Un champ personnalisé à choix multiple vous permet de sélectionner plusieurs valeurs différentes à la fois pour un seul champ. Lorsque vous sélectionnez le type de champ personnalisé, indiquez toutes les informations nécessaires dans le volet des modifications. Ainsi, il ne vous reste plus qu'à accéder à ce champ pour chaque tâche concernée et à sélectionner toutes les options applicables.
Choisir un champ existant dans la bibliothèque
Vous pouvez enregistrer un champ personnalisé pour l'ensemble de votre organisation (champ global) afin que tous puissent l'utiliser sur différents projets. Vous pouvez également choisir de limiter l'utilisation d'un champ à un seul projet ou portefeuille (champ local).
Vous pouvez sélectionner des champs personnalisés globaux dans la bibliothèque de champs de votre organisation.
Accédez au menu Personnaliser dans votre barre d'outils et cliquez sur Ajouter un champ.
À partir de là :
- Cliquez sur Choisir dans la bibliothèque
- Sélectionnez le champ à ajouter à votre projet à partir des résultats de la saisie semi-automatique.
Champs personnalisés créés par Asana
Vous pouvez accéder à une liste de champs personnalisés configurés par Asana ici.
Ces champs seront ajoutés à votre organisation uniquement si vous créez un projet à partir d'un modèle Asana les comprenant.
Voir les champs personnalisés d'un projet
Les champs personnalisés prennent la forme d'une colonne dans votre projet :
Depuis la vue Liste de votre projet :
Les champs personnalisés seront affichés sous forme de colonnes dans la liste des tâches de votre volet principal.
Vous pouvez également afficher les champs personnalisés à partir d'une tâche :
Les champs personnalisés seront affichés dans le volet des détails de tâche sur la droite.
Lorsqu'une tâche appartient à plusieurs projets ayant différents champs personnalisés, tous les champs s'affichent dans le volet des détails de tâche.
Champs de niveau d'affichage
Les champs au niveau de la vue vous permettent d'afficher différents champs personnalisés pour les vues tableau et liste d'un même projet.
En cliquant sur le menu déroulant Afficher les champs pour l'affichage liste ou tableau, vous pouvez glisser-déposer des champs personnalisés pour les réorganiser dans ce menu et activer ou désactiver la visibilité des champs.
Ces modifications seront automatiquement enregistrées pour cette vue uniquement, ce qui signifie que vous pouvez afficher différents champs pour la vue Liste et Tableau du même projet. Vous pouvez modifier les champs d'une vue sans affecter l'autre.
Les captures d'écran ci-dessous montrent comment la liste des champs personnalisés diffère entre la liste et la vue tableau du même projet.
Vue Liste
Vue Tableau
En cliquant sur Gérer les champs personnalisés, vous accéderez au menu Personnaliser de votre projet, où vous pourrez ajouter des champs personnalisés, modifier l'ordre d'affichage des champs dans le volet Office, et plus encore.
Modifier des champs
Utilisez la barre d'outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés.
Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du nom du champ.
Utilisez le titre de la colonne pour modifier un champ personnalisé. Pour ce faire, cliquez sur la flèche de menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.
Pour les champs globaux de votre organisation, les modifications apportées s'appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.
Supprimer définitivement un champ :
Pour supprimer définitivement un champ :
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du nom du champ
- Cliquez sur Supprimer le champ
- Saisissez le nom du champ
- Cliquez sur Supprimer.
Modifier les champs à menu déroulant
Lorsque vous modifiez un champ du menu déroulant, vous pouvez :
- Modifier la couleur d'une option du champ
- Supprimer une option du champ
- Ajouter une option au champ
- Supprimer l'intégralité du champ.
Réorganiser les options du menu déroulant
Faites glisser et déplacez les options du menu déroulant pour les réorganiser dans votre champ personnalisé.
Si vous supprimez une valeur du menu déroulant des options de valeur de votre champ, la valeur ainsi supprimée sera conservée dans les tâches qui l'utilisent. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir la valeur supprimée d'un champ.
Modifier les champs numériques
Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez :
- Modifiez le champ par devise, nombre, pourcentage, étiquette personnalisée ou non formaté.
- Modifier le nombre de décimales affichées
- Supprimer l'intégralité du champ.
Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d'origine s'affichera de nouveau.
Retirer des champs personnalisés d'un projet
Supprimez votre champ d'un projet s'il n'est plus nécessaire ou applicable.
Vous pouvez également sélectionner l'option Retirer le champ du projet en cliquant sur la flèche à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne.
La suppression d'un champ le supprime seulement du projet actuel, et non globalement. D'autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d'autres projets de votre organisation.
Valeurs conservées
La suppression d'un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches du projet.
Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur seront tout de même présents dans le volet de droite des détails de votre tâche.
Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du panneau de droite des détails de votre tâche.
Masquer un champ personnalisé
Pour masquer un champ personnalisé, ouvrez le menu Personnaliser depuis la barre d'outils, puis cliquez sur le bouton à droite du champ concerné.
Trier par champs personnalisés
Depuis votre barre d'outils de projet
Triez votre projet par champ personnalisé dans la vue Liste.
Pour trier votre projet par champ personnalisé :
- Cliquez sur l'icône de tri dans la barre d'outils de votre projet
- Sélectionnez le champ personnalisé concerné.
Si vous souhaitez conserver cette disposition comme vue par défaut, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet, puis cliquez sur Enregistrer comme disposition par défaut.
Procédez au tri en utilisant la flèche du titre de colonne concerné
Vous pouvez également procéder à un tri par champ personnalisé en utilisant la flèche située en en-tête du projet concerné.
La modification de la valeur d'un champ personnalisé entraîne automatiquement un nouveau tri du projet.
Champ personnalisé et vue Recherche
Utilisez les vues de recherche pour rechercher des tâches en utilisant le même champ personnalisé dans plusieurs projets.
Commencez par cliquer sur la barre de recherche pour accéder aux options de recherche avancée. Cliquez ensuite sur Ajouter un filtre, puis sélectionnez Ajouter un champ personnalisé.
Le champ personnalisé doit être ajouté à la bibliothèque de champs de votre organisation pour apparaître dans les options de recherche avancée.
Renommer les champs de devise et de pourcentage
Vous pouvez créer des champs personnalisés numériques pour des devises ou pourcentages.
Depuis la grille de liste de votre projet :
- Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Personnaliser.
- Cliquez sur Ajouter un champ
Depuis l'onglet Ajouter un champ personnalisé :
- Ajouter un nom de champ
- Ajouter un type de champ
- Ajouter des unités, des décimales ou un aperçu
- Déterminer qui a accès au champ et peut le modifier
- Créer un champ
Calcul du total ou de la moyenne
En cliquant sur Somme à la fin de la colonne, vous pouvez calculer :
- La somme
- La moyenne
- Valeurs minimales
- Valeurs maximales
- Nombre de sommations
Autorisations
Personnes autorisées à modifier les champs personnalisés d'un projet
Au sein des équipes, divisions et organisations Premium, Business et Enterprise, toute personne ayant accès à un projet peut ajouter, modifier ou supprimer ses champs personnalisés, à la seule condition d'avoir l'autorisation de modifier le projet et non simplement de le commenter.
Dans les projets privés : le propriétaire du projet et les membres du projet peuvent voir et modifier les champs du projet.
Projets publics dans une équipe à adhésion sur demande ou une équipe privée : le propriétaire du projet, les membres du projet et les membres de l'équipe du projet peuvent voir et modifier les champs du projet.
Projets publics dans une équipe publique : le propriétaire du projet, les membres du projet, les membres de l'équipe du projet, ainsi que tous les membres de l'organisation, peuvent voir et modifier les champs du projet.
Les invités d'une organisation (ceux qui n'ont pas d'adresse e-mail de l'entreprise) ne peuvent pas créer, modifier ou supprimer de champs personnalisés. Ils ne peuvent pas non plus les rechercher à l'aide de l'outil de recherche avancée. Ils pourront uniquement saisir ou modifier des valeurs dans les champs personnalisés existants.
Verrouiller les champs personnalisés
Les clients Business et Enterprise peuvent verrouiller les champs personnalisés au moment de leur création ou de leur modification.
Lorsque vous accédez aux paramètres d'un champ personnalisé, vous pouvez choisir d'autoriser tous les membres à le modifier ou de restreindre ce droit à vous seul.
Le verrou d'un champ personnalisé peut être modifié par celui qui l'a initié ou par un administrateur Asana. Pour déverrouiller un champ personnalisé en tant qu'administrateur, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Utiliser les champs personnalisés
Les champs personnalisés vous aident à suivre le travail en fonction des besoins de votre équipe. Le nom et la valeur de n'importe quel domaine dépendent de vous et les possibilités sont presque infinies. Voici quelques exemples qui montrent les types de champs dans différents flux de travail :
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Priorité
Vous pouvez utiliser les champs personnalisés pour indiquer la priorité d'une tâche. Par exemple, une équipe d'ingénieurs utilisant Asana pour assurer le suivi des bugs peut créer un champ de menu déroulant pour définir le niveau de priorité (faible, moyen, élevé) du bug.
Une fois cela mis en œuvre, vous pouvez filtrer les tâches dans la vue Liste en fonction des valeurs de champs personnalisés définies. Cliquez sur Filtrer en haut de votre liste de tâches, puis sur Filtre personnalisé. De cette manière, vous pourrez par exemple n'afficher que les tâches hautement prioritaires.
Utilisez des couleurs pour distinguer les options des champs du menu déroulant. Par exemple, le rouge peut indiquer une priorité élevée.
Approbations
Les approbations sont disponibles pour tous les clients Asana Business et Enterprise. Il s'agit d'un processus qui accélère le cycle de production. Trois options s'offrent à la personne en charge de l'approbation : Approuver, Demander des modifications ou Rejeter.
Créer une approbation
- Dans le volet de droite, cliquez sur les trois points.
- Cliquez sur Marquer comme Approbation
Consultez également la section Comment répondre à une demande d'approbation et identifier une demande d'approbation.
Rechercher
Si vous souhaitez n'afficher que les tâches désignées par un certain champ parmi plusieurs projets, vous pouvez lancer une recherche avancée à partir du nom de ce champ. Par exemple, un responsable de contenu marketing peut effectuer une recherche avancée pour isoler les tâches désignées comme « brouillon » pour déterminer la quantité de nouveau contenu sur laquelle travaille l'ensemble de l'équipe.
Estimation des coûts
Il est également possible d'utiliser les champs personnalisés pour suivre les demandes de travail et le coût du temps de travail. Une équipe de designers peut avoir un modèle de tâche pour que les autres employés effectuent des demandes de design. L'équipe peut utiliser un champ personnalisé numérique dans lequel le demandeur indiquera une estimation du temps de travail nécessaire. Ensuite, les designers peuvent hiérarchiser les heures et savoir combien de temps de travail les attend avant de décider d'accepter ou non des tâches supplémentaires.
Multi-sélectionnez les tâches avec des champs numériques pour ajouter leur somme :
Une fois que vous avez sélectionné plusieurs tâches avec des champs numériques que vous souhaitez ajouter, le volet suivant s'affiche en bas de l'écran, affichant le nombre de tâches sélectionnées ainsi que les champs numériques inclus. Il inclura également la possibilité de :
- Déplacer des tâches d'une section à l'autre
- Modifier un projet ou une section
- Copier les liens des tâches
- Supprimer les tâches
- Cliquez sur les trois points pour des actions supplémentaires
Suivi des informations
Si vous utilisez Asana pour le suivi des candidats ou le suivi des comptes, vous pouvez utiliser un champ textuel pour saisir des informations spécifiques, par exemple une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une entreprise ou une adresse.
Choisir entre utiliser des étiquettes et des champs personnalisés
Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et de indiquer des informations sur Asana. En général, les champs personnalisés conviennent à une utilisation standard au sein d'une organisation, tandis que les étiquettes sont plus informelles. Nous préconisons fortement l'utilisation de champs personnalisés, qui sont plus robustes et visibles que les balises. En fonction de votre flux de travail, vous constaterez peut-être que votre équipe les utilise de différentes manières, mais voici quelques cas d'utilisation pour orienter votre choix :
Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :
- Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d'un projet.
- Vous voulez donner plus d'informations sur des tâches similaires que vous souhaitez regrouper pour les visualiser facilement, de manière plus informelle et moins détaillée que lorsque vous utilisez des champs personnalisés.
- Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l'activité).
- Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d'un projet.
- Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier.
Utilisez des tags si :
- Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n'êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création.
- Vous avez besoin de consulter l'étiquette à partir de la section Mes tâches.
- Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches dans un projet.
- Vous souhaitez marquer des modèles de tâche.
Utiliser les champs personnalisés dans les sous-tâches
Veuillez noter que les sous-tâches n'héritent pas automatiquement des associations de projets, étiquettes, responsables ou collaborateurs de leurs tâches parentes, même si vous voyez le nom du projet parent s'afficher en haut du volet de détails de la sous-tâche.
Le premier niveau de sous-tâches héritera automatiquement des champs personnalisés de la tâche parente. Pour pouvoir extraire des informations de champ personnalisé, le niveau suivant de sous-tâches (sous-sous-tâches) devra être ajouté au projet en utilisant Tab+P pour ouvrir le champ du projet, ou en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit du volet des sous-tâches et en sélectionnant Ajouter au projet.
Suivre des liens URL depuis des champs personnalisés
Vous pouvez suivre les liens dans les champs personnalisés en utilisant un champ de texte. Si vous saisissez un lien URL dans le champ de texte, vous pourrez ensuite y accéder directement depuis le volet de droite. Quand vous cliquez sur un lien depuis un champ personnalisé, la page ouvre une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet.
Pour suivre un lien URL via un champ de texte :
- Saisissez l'URL dans le champ de texte
- Cliquez sur l'icône Accéder au lien directement depuis le volet principal ou dans le volet de droite.
Les champs personnalisés sont réservés à la formule Asana Premium ou supérieure.
Les notifications de champs personnalisés
permettent de tenir tous les membres du projet informés sur la progression du travail et les prochaines étapes à effectuer. Elles simplifient le processus d'approbation du travail de façon à accélérer le passage d'une étape à l'autre et à garantir le respect des délais.
Si un utilisateur apporte une modification à un champ personnalisé, il ne recevra pas de notification.
Notifications des champs personnalisés
Vous pouvez activer les notifications pour les champs personnalisés à tout moment, qu'il s'agisse de champs à menu déroulant existants ou nouvellement créés.
Cochez la case Notifications lors de la création d'un nouveau champ dans le menu déroulant pour notifier les collaborateurs de la tâche lorsque la valeur de ce champ est modifiée.
Pour activer les notifications associées à un champ existant :
- Cliquez sur le bouton Personnaliser le fichier.
- Cliquez sur l'onglet Champs
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les paramètres du champ et cochez la case Notifications.
Les notifications de champ personnalisé ne sont disponibles que pour les champs du menu déroulant.
Une fois que vous collaborez à une tâche, vous recevez une notification dans votre boîte de réception à chaque nouvelle modification d'un champ.
Qui recevra les notifications pour les champs personnalisés ?
Si un champ personnalisé est public pour votre organisation ou équipe et que quelqu'un coche la case de notifications, toute personne utilisant ce champ à ce moment recevra des notifications chaque fois que la valeur du champ est modifiée. Vous devez être un collaborateur de la tâche pour être notifié lorsque la valeur d'un champ est modifiée pour un champ spécifique.
Les membres du projet reçoivent des notifications liées aux champs personnalisés uniquement lorsqu'ils suivent les tâches pour lesquelles la valeur des champs a été modifiée.