Formulaires

Disponible avec les formules Asana StarterAdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Premium, Business et Legacy Enterprise.  Certaines fonctionnalités en lien avec les formulaires, telles que l'arborescence, la personnalisation des en-têtes, l'ajout de plusieurs formulaires à un projet et la personnalisation des messages de confirmation, sont réservées aux formules Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi qu'aux anciennes formules Business et Legacy Enterprise.

Rendez-vous sur notre page de tarification pour en savoir plus.

 

Les formulaires harmonisent la façon dont le travail est adressé à votre équipe, vous permettant de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Les formulaires sont aussi bien adaptés aux équipes internes qu'externes. Ils facilitent l'accès aux informations utiles tout en minimisant les frictions, les allers-retours et les éventuels malentendus. 

Envoyez et gérez les demandes de travail au même endroit. Essayez gratuitement Asana pendant 30 jours.

Comment créer un formulaire ?

Les formulaires font partie des projets Asana. Lorsque quelqu'un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est associé.

creating a form from the customize menu.png

Pour créer un formulaire :

  1. Accédez à un projet et ouvrez le menu Personnaliser
  2. Accédez à la section Formulaires
  3. Cliquez sur Ajouter un formulaire

Vous accédez alors à une fenêtre vous permettant de personnaliser le contenu de votre formulaire.

customize the content of your asana form.png

Depuis l'onglet Formulaires, vous pouvez créer, modifier et partager des formulaires. Par défaut, votre formulaire porte le même nom que le projet auquel il est associé. Vous pouvez cependant modifier ce nom et y ajouter une description afin de donner des instructions ou informations plus détaillées aux personnes qui y répondent.

Par défaut, toute personne qui répond à un formulaire doit renseigner son nom et son adresse e-mail. Vous recevez ainsi les coordonnées de toute personne qui envoie un formulaire. Vous pouvez choisir de supprimer ces questions lors de la création de votre formulaire.

Participez à notre formation en ligne sur la création de processus de base sur Asana pour apprendre à standardiser le lancement de projets grâce aux formulaires. Inscrivez-vous dès maintenant.

Si vous ne proposez pas de champ « Adresse e-mail » dans le formulaire, les utilisateurs ne recevront pas d'e-mail de confirmation suite à leur envoi.

Ajouter des titres à vos formulaires

Ajoutez des titres à vos formulaires pour classer vos questions dans différentes sections.

headers

Pour ajouter un titre :

  1. Cliquez sur l'onglet Contenu du formulaire 
  2. Faites défiler la page vers le bas pour accéder à la section Contenu, puis cliquez sur Titre
  3. Glissez-déposez votre titre à l'endroit voulu

Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur votre formulaire et cliquer sur + Ajouter un titre.

Vous pourrez prévisualiser les titres dans l'aperçu.

Widget de formulaires sur la page d'accueil

Le widget Formulaires vous permet d'accéder aux formulaires directement depuis la page  d'accueil.

Forms in the Home page

 

  1. Le widget affiche vos formulaires récents et favoris. De plus, vous pouvez créer un formulaire directement à partir du widget via le bouton + Ajouter un nouveau formulaire.
  2. Pour ajouter des widgets à votre page d'accueil, cliquez sur le bouton Personnaliser dans le coin supérieur droit.

Ajouter les répondants aux formulaires en tant que collaborateurs

Suite à l'envoi d'un formulaire, une tâche est automatiquement créée. Lorsqu'un membre de votre organisation remplit un formulaire, vous pouvez le tenir informé en l'ajoutant automatiquement en tant que collaborateur de la tâche ainsi générée. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, accédez à l'onglet Paramètres du formulaire concerné.

add submitters in my organization as form collaborators toggle.png

Arborescence des formulaires

Disponible avec les formules Asana AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Business et Legacy Enterprise.  

Utilisez l'arborescence des formulaires pour créer des questions de suivi à choix unique ou à choix multiples associées à des réponses particulières.

 
Depuis cette page, cliquez sur l'icône Ajouter une branche.
adding a branch in a form.png
 

Si besoin, créez des sous-arborescences sur plusieurs niveaux (cinq maximum).

Paramètres de formulaire


options from the setting tab in forms.png

Depuis l'onglet Paramètres, vous pouvez :

  1. Sélectionner un champ pour le titre de la tâche
  2. Attribuer un responsable par défaut pour chaque envoi du formulaire
  3. Copier toutes les réponses dans la description de la tâche
  4. Déterminez qui est autorisé à accéder au formulaire
  5. Ajouter un message de confirmation personnalisé
  6. Ajouter un bouton afin de permettre aux répondants d'envoyer facilement un autre formulaire

 

Les fonctionnalités d'ajout d'un responsable par défaut et d'un message de confirmation personnalisé sont disponibles avec les formules Asana AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi qu'avec les anciennes formules Business et Legacy Enterprise.  

Mappage des champs personnalisés

Grâce à la fonctionnalité de mappage des champs personnalisés, vous pouvez associer les questions/réponses de vos formulaires aux champs personnalisés d'un projet.

custom field mapping

Vous pouvez également créer un nouveau champ personnalisé depuis la fenêtre Associé à.

Mappage du champ Échéance

date field mapping

Si un formulaire comprend une question portant sur une date, vous pouvez associer les réponses aux types de dates suivants :

  1. Un seul jour
  2. Plage de dates

 

Un seul jour

specific date

Lorsque l'option Un seul jour est sélectionnée, le champ de saisie de la date sera Échéance.

 

Plage de dates

date range

Lorsque l'option Plage de dates est sélectionnée, les champs de saisie Date de début et Date de fin s'affichent.

 

Champs obligatoires

required field

Cliquez sur Obligatoire rendre obligatoire la réponse à ce champ dans votre formulaire.

Personnalisation des en-têtes

Disponible avec les formules Asana AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Business et Legacy Enterprise.  

Cliquez sur Ajouter une image de couverture pour ajouter une image en haut de votre formulaire.

adding a cover image to a form.png

Les dimensions de l'image d'en-tête ne doivent pas dépasser 800 x 120 pixels.

Branding personnalisé sur les formulaires

Les utilisateurs Enterprise, Enterprise + et Legacy Enterprise qui ont importé un logo sur Asana à partir de leur console d'administration pourront afficher celui-ci sur leurs formulaires.  

Pour bénéficier du branding personnalisé, commencez par importer le logo de votre entreprise. Pour ce faire, accédez à l'onglet Paramètres de la console d'administration.

Une fois votre logo importé, accédez à votre formulaire et cliquez sur le nom /la description du formulaire. Cliquez ensuite sur Afficher le logo de votre organisation sur ce formulaire.

custom form logo

Ajouter des pièces jointes à un formulaire

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à votre formulaire, les répondants peuvent ainsi joindre des briefs créatifs, images, documents, PDF et plus encore. Toute pièce jointe ajoutée à un formulaire sera attachée à la tâche créée dans votre projet une fois le formulaire envoyé.

Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône Pièce jointe sous votre liste de questions.

Attachments
attachment 2

Une fois votre question ajoutée, vous pouvez :

  1. Modifier le nom de la question et y ajouter une description
  2. Autoriser l'ajout de plusieurs pièces jointes
  3. Activer ou désactiver le champ Obligatoire 

Prévisualiser un formulaire

Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment afin de voir comment il sera présenté aux utilisateurs en cliquant sur Afficher le formulaire.

preview a form.png

 

Partager un formulaire

Par défaut, les formulaires sont privés au sein de votre organisation. Cette option peut être modifiée depuis les paramètres du formulaire.

form access options.png

Déterminez qui est autorisé à accéder au formulaire en choisissant l'une des trois options suivantes : Accessible à tous, Votre organisation uniquement ou Désactivé.

Une fois votre formulaire prêt à être diffusé, vous pouvez utiliser le bouton Partager le formulaire et ajouter des destinataires en saisissant leur nom ou leur e-mail, ou cliquer sur le bouton Copier le lien pour copier le lien dans votre presse-papiers. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et vous pourrez l'envoyer à vos collègues sur Asana (ou à toute autre personne n'ayant pas de compte Asana) afin qu'ils puissent remplir le formulaire.

sharing forms in Asana.png

Une fois le formulaire complété, le répondant recevra un message confirmant sa bonne réception et une nouvelle tâche contenant les informations soumises apparaîtra dans votre projet.

Le répondant recevra également un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif du formulaire envoyé.

Pour que le formulaire puisse être envoyé, il doit contenir un champ « Adresse e-mail » que le participant est tenu de renseigner.

Si le répondant est sur Asana, vous pouvez l'ajouter en tant que collaborateur de la tâche. Dans le cas contraire, et si vous souhaitez qu'il puisse suivre cette tâche, il vous est possible de l'inviter à vous rejoindre sur Asana.

Vous pouvez ajouter des collaborateurs, définir des priorités, modifier les détails de la tâche et faire avancer votre travail pour que la tâche soit terminée à temps.

Intégration de formulaires à des sites Web internes ou externes

Vous pouvez désormais intégrer vos formulaires où vous le souhaitez Afin de relier les réponses directement à vos processus et de réduire ainsi les manipulations inutiles.

share form

Pour intégrer un formulaire, cliquez sur Partager le formulaire.

copy code

Cliquez sur Copier le code pour copier l'extrait de code à intégrer, puis collez-le sur le site Web au sein duquel vous souhaitez partager le formulaire.

 

Intégration à des sites Web publics

Lorsque vous intégrez des formulaires à des sites Web publics, que les autorisations d'accès dont définies sur Accessible à tous.

access

 

Screenshot 2023-12-01 at 16.38 1.png

 

Pour en savoir plus sur les autorisations d'accès aux formulaires, accédez à notre article dédié.

Désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire

Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire à l'échelle de leur domaine depuis l'onglet Sécurité de la console d'administration.

admin console security tab

Pour désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire :

  1. Accédez à la console d'administration, cliquez sur l'onglet Sécurité 
  2. Cliquez sur Autorisations d'accès aux formulaires
 
embedding permissions

Vous pouvez alors activer ou désactiver l'option Autoriser les membres à intégrer des formulaires 

Utiliser les formulaires en tant que modèles

Les modèles de projet créés par Asana incluent les formulaires.

creative requests

Pour créer un modèle de formulaire :

  1. À partir de Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Demandes de création
  2. Une fois sur le modèle du formulaire, cliquez sur le bouton Utiliser ce modèle

À partir des modèles de projet, vous serez redirigé vers un formulaire pour demander la création d'un nouveau modèle. Ce modèle vous permettra de centraliser toutes les demandes de création de votre équipe et de les organiser comme bon vous semble.

view 2

Une fois que vous avez cliqué sur Utiliser ce modèle, vous pouvez le renommer et vous en servir comme point de départ pour démarrer votre nouveau projet.

Ajouter plusieurs formulaires à un projet

Disponible avec les formules Asana AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Business et Legacy Enterprise.  

Chaque projet ayant son propre but et son utilité, vous devez regrouper différents types d'informations issues de sources variées si vous souhaitez en faire un usage efficace. Pour ce faire, vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires applicables à un même projet afin d'organiser la réception des demandes de travail. Cette fonctionnalité peut grandement aider les utilisateurs et les équipes à recueillir et à incorporer un large éventail d'informations au même endroit. La rationalisation des processus permet de limiter le nombre de tâches liées à l'organisation afin d'alléger l'emploi du temps des utilisateurs.

Envoyez et gérez les demandes de travail au même endroit. Essayez gratuitement Asana pendant 30 jours.

Dupliquer un formulaire

La duplication des formulaires peut vous permettre de gagner du temps lors de l'itération de votre processus de réception des demandes.

duplicate form

Pour dupliquer un formulaire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Dupliquer ce formulaire.

duplicate form 2

Vous pouvez alors modifier le nom du formulaire et cliquer sur Dupliquer le formulaire.

Une fois dans le formulaire dupliqué, vous pouvez cliquer sur Modifier pour activer le lien du formulaire. Depuis ses paramètres, choisissez qui peut y accéder.

duplicate form 3
duplicate form 4

Dans le menu Personnaliser, vous pouvez consulter tous vos formulaires.

Un projet peut contenir jusqu'à cinq formulaires.

Dupliquer un projet permet également de dupliquer ses formulaires associés. Lorsque vous dupliquez votre projet, cochez simplement la case Formulaire.

duplicate

Les modèles de formulaires créés par Asana, les modèles personnalisés et ceux de l'API sont dupliqués automatiquement.

Dupliquer une question dans un formulaire

Pour dupliquer une question, cliquez sur l'icône +. Vous pouvez alors modifier la question dupliquée et ses branches.

duplicate question

Signaler un abus dans un formulaire

Pour signaler un abus dans un formulaire, cliquez sur Signaler un abus. Une notification sera alors envoyée à l'équipe de sécurité d'Asana, qui se chargera d'examiner et de résoudre l'incident en question.

report abuse 1
 
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez toutes les fonctionnalités des formulaires Asana.

Cet article vous a-t-il été utile ?

Thanks for your feedback