Disponible sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise. Certaines fonctionnalités des formulaires, telles que l'arborescence, la personnalisation des en-têtes et des messages de confirmation sont réservées aux niveaux Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi qu'aux niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
Les formulaires harmonisent la façon dont le travail est adressé à votre équipe, vous permettant de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Les formulaires sont aussi bien adaptés aux équipes internes qu'externes. Ils facilitent l'accès aux informations utiles tout en minimisant les frictions, les allers-retours et les éventuels malentendus.
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Comment créer un formulaire ?
Les formulaires font partie des projets Asana. Lorsque quelqu'un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est connecté.
Pour créer un formulaire :
- Accédez à un projet et accédez au menu Personnaliser
- Accéder aux Formulaires
- Cliquez sur Ajouter un formulaire
Vous pouvez alors personnaliser le contenu de votre formulaire.
Depuis l'onglet Formulaires, vous pouvez créer, modifier et partager des formulaires. Votre formulaire prendra le même nom que le projet auquel il est connecté, mais vous pouvez modifier le nom de votre formulaire et ajouter une description pour donner des instructions ou des informations aux personnes qui l'envoient.
Formulaires viennent également avec deux questions par par défaut, nom et e-mail, pour vous assurer d'obtenir les informations de contact des demandeurs. Vous pouvez choisir de supprimer ces questions lors de la création de votre formulaire.
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Sans question « e-mail » sur le formulaire, les utilisateurs ne recevront pas d'e-mail de confirmation suite à leur envoi.
Ajout d'en-têtes à vos formulaires
Ajoutez des en-têtes à vos formulaires pour organiser vos questions en sections.
Pour ajouter un titre :
- Cliquez sur l'onglet Contenu du formulaire.
- Faites défiler vers le bas pour accéder à la section contenu, puis cliquez sur En-tête.
- Glissez-déposez votre titre à l'endroit où vous voulez qu'il soit placé
Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur votre formulaire et cliquer sur + Ajouter un en-tête.
Vous verrez à quoi ressemblent les titres dans l'aperçu.
Widget Formulaires sur la page d'Accueil
Vous pouvez accéder aux formulaires directement depuis la page Accueil avec le widget Formulaires.
- Le widget affiche vos formulaires récents et vos formulaires favoris, et vous pouvez créer un nouveau formulaire directement à partir du widget via le bouton + Ajouter un nouveau formulaire.
- Ajoutez des widgets à votre page d'Accueil en cliquant sur le bouton Personnaliser dans le coin supérieur droit.
Ajouter les répondants aux formulaires en tant que collaborateurs
Tenez les répondants aux formulaires de votre organisation informés en les ajoutant automatiquement en tant que collaborateurs de la tâche générée par l'envoi du formulaire. Activez ou désactivez le paramètre à partir de l'onglet Paramètres.
Arborescence des formulaires
Disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Utilisez l'arborescence des Formulaires pour créer des questions de suivi associées à des réponses particulières aux questions à choix unique ou à choix multiple.
Si besoin, créez des sous-arborescences sur plusieurs niveaux (cinq maximum).
Paramètres de formulaire
Depuis l'onglet des paramètres, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Sélectionner un champ pour le titre de la tâche
- Attribuer une personne par défaut pour chaque soumission du formulaire
- Copier toutes les réponses dans la description d'une tâche
- Déterminez qui est autorisé à accéder au formulaire
- Ajouter un message de confirmation personnalisé
- Ajouter un bouton afin de permettre aux répondants d'envoyer facilement un autre formulaire
La possibilité d'ajouter un responsable par par défaut et un message de confirmation personnalisé est disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Mappage des champs personnalisés
Grâce à la fonctionnalité de mappage des champs personnalisés, vous pouvez associer les questions/réponses de vos formulaires aux champs personnalisés d'un projet.
Vous pouvez également créer un nouveau champ personnalisé à partir de la fenêtre Associé à.
Mappage du champ Échéance
Si un formulaire comprend une question portant sur une date, vous pouvez associer les réponses aux types de dates suivants :
- Un seul jour
- Plage de dates
Un seul jour
Lorsque Jour unique est sélectionné, le champ de saisie de la date sera Date d'échéance.
Plage de dates
Lorsque la plage de dates est sélectionnée, il y aura un champ de saisie Date de début et date de fin.
Champs obligatoires
Cliquez sur Obligatoire pour faire de la date un champ obligatoire dans votre formulaire.
Personnalisation des en-têtes
Disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Cliquez sur Ajouter une image de couverture pour ajouter une image en haut de votre formulaire.
Les dimensions de l'image d'en-tête ne doivent pas dépasser 800 x 120 pixels.
Branding personnalisé sur les formulaires
Les utilisateurs Enterprise et Enterprise+ et Legacy Enterprise qui ont téléchargé un logo sur Asana via leur console d ´ administration auront la possibilité d'afficher ce logo sur leurs formulaires.
Pour bénéficier du branding personnalisé, importez le logo de votre entreprise. Cette option se trouve dans l'onglet Paramètres de votre console d'administration.
Une fois votre logo importé, accédez à votre formulaire et cliquez sur le nom /la description du formulaire. Cliquez ensuite sur Afficher le logo de votre organisation sur ce formulaire.
Ajouter des pièces jointes à un formulaire
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à votre formulaire, les répondants peuvent ainsi joindre des briefs créatifs, images, documents, PDF et plus encore. Toute pièce jointe ajoutée à un formulaire sera attachée à la tâche créée dans votre projet une fois le formulaire soumis.
Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône Pièces jointes sous votre liste de questions.
Une fois votre question ajoutée, vous pouvez :
- Modifier le nom de la question ou y ajouter une description
- Ajouter plusieurs pièces jointes
- Activer ou désactiver les champs obligatoires
Prévisualiser un formulaire
Vous pouvez prévisualiser le formulaire à tout moment afin de voir comment il sera présenté aux répondants en cliquant sur Afficher le formulaire.
Partager un formulaire
Formulaires sont privés au sein de votre organisation par par défaut. Cela peut être modifié depuis les paramètres du formulaire.
Déterminez qui est autorisé à accéder au formulaire en choisissant l'une des trois options suivantes : Accessible à tous, Votre organisation uniquement ou Désactivé.
Une fois votre formulaire prêt à être partagé, utilisez le bouton Partager le formulaire pour ajouter des destinataires par nom ou par e-mail, ou cliquez sur le bouton Copier le lien pour copier le lien dans votre presse-papiers. Le lien sera copié dans votre presse-papiers et vous pourrez l'envoyer à vos collègues sur Asana (ou à toute autre personne n'ayant pas de compte Asana) afin qu'ils puissent remplir le formulaire.
Une fois le formulaire complété, le répondant recevra un message confirmant sa bonne réception et une nouvelle tâche contenant les informations soumises apparaîtra dans votre projet.
Le répondant recevra également un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif du formulaire envoyé.
Le formulaire doit inclure une question par e-mail et le répondant doit compléter la question par e-mail pour que la soumission puisse être envoyée.
Si le répondant est sur Asana, vous pouvez l'ajouter en tant que collaborateur de la tâche. Dans le cas contraire, et si vous souhaitez qu'il puisse suivre cette tâche, il vous est possible de l'inviter à vous rejoindre sur Asana.
Vous pouvez ajouter des collaborateurs, définir des priorités, modifier les détails de la tâche et faire avancer votre travail pour que la tâche soit terminée à temps.
Intégration de formulaires à des sites Web internes ou externes
Les Formulaires peuvent désormais être intégrés n'importe où. Cela vous permettra de connecter les soumissions directement à votre flux de travail, réduisant ainsi le work about work.
Pour intégrer un formulaire, cliquez sur Partager le formulaire.
Cliquez sur Copier le code pour copier l'extrait de code à intégrer, puis collez-le sur le site Web au sein duquel vous souhaitez partager le formulaire.
Intégration à des sites Web publics
Lors de l'intégration d'un formulaire sur un site Web public, assurez-vous que les autorisations du formulaire sont définies sur Tout le monde peut y accéder.
Pour en savoir plus sur les autorisations liées aux Formulaires, consultez notre article Autorisations d'accès aux Formulaires.
Désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire
Les super administrateurs Enterprise peuvent désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire pour leur domaine depuis l'onglet Sécurité de la console d'administration.
Pour désactiver la fonctionnalité d'intégration de formulaire :
- Accédez à votre console d'administration et cliquez sur l'onglet Sécurité.
- Cliquez sur Autorisations d'accès aux Formulaires
Vous pouvez alors activer ou désactiver l'option Autoriser les membres à intégrer des formulaires.
Utiliser les formulaires en tant que modèles
Les modèles de projet créés par Asana incluent les formulaires.
Créer un modèle de formulaire :
- À partir de Choisissez un modèle de projet, cliquez sur Demandes de création
- Une fois sur le modèle du formulaire, cliquez sur le bouton Utiliser ce modèle.
À partir des modèles de projet, vous serez redirigé vers un formulaire de demande de création qui capturera toutes les demandes de création de votre équipe et les organisera pour vous.
Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet à partir de ce modèle de formulaire.
Ajouter plusieurs formulaires à un projet
Disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Chaque projet ayant son propre but et son utilité, vous devez regrouper différents types d'informations issues de sources variées si vous souhaitez en faire un usage efficace. Pour ce faire, vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires applicables à un même projet afin d'organiser la réception des demandes de travail. Cette fonctionnalité peut grandement aider les utilisateurs et les équipes à recueillir et à incorporer un large éventail d'informations au même endroit. La rationalisation des processus permet de limiter le nombre de tâches liées à l'organisation afin d'alléger l'emploi du temps des utilisateurs.
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Dupliquer un formulaire
La duplication des formulaires peut vous permettre de gagner du temps lors de l'itération de votre processus de réception des demandes.
Pour dupliquer un formulaire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Dupliquer le formulaire.
Vous pouvez ensuite modifier le nom du formulaire et cliquer sur Dupliquer le formulaire.
Une fois dans le formulaire dupliqué, vous pouvez cliquer sur * * Modifier * * pour activer le lien du formulaire. Depuis ses paramètres, choisissez qui peut y accéder.
Dans le menu Personnaliser, vous pouvez consulter tous vos formulaires.
Un projet peut contenir 5 formulaires au maximum.
Dupliquer un projet permet également de dupliquer ses formulaires associés. Lorsque vous dupliquez votre projet, cochez simplement la case Formulaire.
Les modèles de formulaires créés par Asana, les modèles personnalisés et ceux de l'API sont dupliqués automatiquement.
Dupliquer une question dans un formulaire
Pour dupliquer une question, cliquez sur l'icône +. Vous pouvez alors modifier la question dupliquée et ses branches.
Signaler un abus dans un formulaire
Pour signaler un abus dans un formulaire, cliquez sur Signaler un abus. L'équipe de sécurité d'Asana recevra une notification pour examiner l'incident en question et y donner suite.
