La fonctionnalité de gestion des autorisations d'accès aux formulaires permet aux super administrateurs de restreindre l'accès aux personnes titulaires d'une adresse e-mail associée au domaine de leur organisation.
Commandes d'administration
Les administrateurs peuvent définir des autorisations d'accès aux formulaires pour l'ensemble de leur domaine sur les niveaux A sana Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Pour définir les autorisations d'accès aux formulaires :
- Cliquez sur votre photo de profil
- Sélectionnez Console d'administration.
Depuis l'onglet Sécurité, vous pouvez :
- Accédez aux commandes d'administration
- Cliquez sur Autorisations d'accès aux formulaires
Depuis les autorisations d'accès au formulaire, vous pouvez :
- Autoriser les membres du projet à définir les autorisations de partage des liens de formulaires. Formulaires dans le domaine peuvent être publics sans authentification requise ou en interne uniquement nécessitant une authentification avant d'afficher ou de soumettre un formulaire, en fonction des paramètres configurés par les utilisateurs pour les projets individuels.
- Restreindre l'accès aux e-mails associés au domaine de l'organisation.
Permettre aux membres du projet de définir les autorisations de partage de lien vers un formulaire est conseillé lorsque les formulaires sont destinés à un usage à la fois interne et externe.
En restreignant l'accès aux seules adresses e-mail associées au domaine de l'organisation, tous les formulaires du domaine, nouveaux ou existants, sont réservés à un usage interne et requièrent une authentification pour être consultés ou envoyés.
La méthode d'authentification pour le domaine est définie par l'administrateur : authentification unique de Google (authentification unique), SAML ou « aucune méthode d'authentification ». Si aucune méthode n'est définie, les destinataires des formulaires doivent se connecter ou s'inscrire pour les consulter.
La modification de ce paramètre pour une organisation uniquement peut perturber les formulaires et processus existants. Avant tout changement, il est donc recommandé d'en informer les responsables d'équipe pour qu'ils effectuent les ajustements nécessaires au sein de leurs processus.
Commandes au niveau du projet
La définition des autorisations d'accès aux formulaires pour les projets est disponible sur les niveaux Asana Starter , Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.
Les autorisations d'accès aux formulaires sont disponibles pour les utilisateurs si le paramétrage administrateur du domaine permet aux membres du projet de définir les autorisations de partage de lien vers un formulaire.
Pour définir les autorisations d'accès aux formulaires, les membres du projet doivent :
- Cliquez sur Partager le formulaire
- Sélectionner Toute personne disposant du lien afin de définir le formulaire comme public, sans authentification requise pour le consulter ou l'envoyer. Le formulaire pourra ainsi être partagé à l'extérieur de l'organisation.
- Sélectionnez l'organisation uniquement pour la partager avec les membres de l'organisation uniquement. Le destinataire du lien devra alors s'authentifier pour consulter ou envoyer le formulaire.
- Cliquez sur Terminé.
L'authentification des destinataires des formulaires
Les destinataires d'un formulaire dont l'accès est réservé aux membres de l'organisation peuvent y accéder.
Pour les membres qui n'utilisent pas Asana
Les membres non membres d'Asana peuvent s'authentifier auprès du fournisseur d'identité pour que le domaine puisse accéder au formulaire. Ils ne seront pas facturés s'ils ne s'inscrivent pas sur Asana. Pour les domaines disposant d'un mot de passe, les non-membres d'Asana doivent se connecter ou s'inscrire à Asana pour accéder au formulaire.
Pour les membres qui utilisent Asana
Ces membres peuvent accéder au formulaire en se connectant à leur compte Asana.