Il est temps d'arrêter de chercher dans votre boîte de réception des tâches et des informations importantes et de transformer vos e-mails en travail traçable sur Asana que vous pouvez gérer du début à la fin.
Avec Asana pour Outlook, vous pouvez utiliser chaque outil pour ce pour quoi il a été conçu. Communiquez sur Outlook et gérez vos activités sur Asana. Ainsi, votre équipe sait ce qui doit être fait et pour quand. Avec Asana pour Outlook, vous pouvez convertir vos e-mails en actions concrètes en les transformant en nouvelles tâches ou commentaires sur Asana sans passer d'un outil à l'autre.
L'utilisation d'Asana pour Outlook requiert un abonnement Office 365, ainsi qu'un accès à Microsoft AppSource. Outre l'application Web Outlook, l'extension prend en charge l'application de bureau Outlook sur Windows (version 2021 ou antérieure) et Mac (version 2019 ou antérieure). Pour les abonnements à Office (Microsoft 365), l'extension prend en charge Windows 10 (version 1903 ou antérieure) et Office 365 (version 16.0.11629 ou antérieure).
Installer Asana pour Outlook
Cette nouvelle extension est disponible pour les utilisateurs d'Asana et d'Outlook qui ont accès à Microsoft AppSource. Voici comment procéder pour l'installer :
-
Accédez au Microsoft Marketplace et cliquez sur Obtenir maintenant.
-
Suivez les instructions pour ajouter l'extension Asana à votre boîte de réception Outlook.
Ensuite, vous verrez apparaître les boutons Créer une tâche et Ouvrir l'extension Asana avec le logo Asana dans la barre supérieure de votre boîte de réception Outlook.
Les administrateurs verront une option leur permettant d'installer cette extension pour toutes les personnes de leur organisation.
Convertissez vos e-mails en actions que vous pouvez suivre
Quand les e-mails comportent des actions à effectuer, comme l'examen du travail d'une agence ou la demande de design d'un partenaire, vous pouvez désormais créer des tâches correspondantes sur Asana directement depuis Outlook. Ensuite, il vous suffit de l'attribuer à un collègue ou à vous-même, de définir une échéance et d'ajouter la tâche au projet correspondant.
Pour transformer un e-mail en tâche :
- Cliquez sur l'icône Asana en haut de l'e-mail, puis sur Créer une tâche Asana.
- Une fois les détails de la tâche renseignés, cliquez sur Créer la tâche.
Il n'est actuellement possible de définir l'échéance d'une tâche qu'au moment de sa création. Il n'est pas possible d'ajouter/modifier l'échéance d'une tâche existante.
Ajouter des e-mails à des tâches existantes pour ajouter du contexte
Tous les membres de votre équipe ne sont sans doute pas mis en copie de tous les fils de discussion par e-mail qui comprennent les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Mais sans détails ni contexte, difficile de travailler efficacement.
Toute votre équipe doit pouvoir accéder aux informations les plus pertinentes pour travailler efficacement, qu'il s'agisse de la proposition d'une agence, d'un e-mail envoyé par un candidat avec ses coordonnées ou par une autre équipe de votre entreprise qui a besoin de ressources de design. Plutôt que de passer d'un outil à l'autre en faisant des copier-coller, vous pouvez désormais ajouter un e-mail dans les commentaires d'une tâche Asana existante directement depuis Outlook.
Pour ajouter un e-mail à une tâche existante :
- Cliquez sur l'icône Asana en haut de l'e-mail, puis sur Ouvrir l'extension Asana.
- Identifiez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter l'e-mail, puis cliquez sur Ajouter l'e-mail.
Paramètres
Depuis les paramètres de l'extension Asana pour Outlook, vous pouvez basculer entre les espaces de travail et les organisations, ou simplement vous déconnecter.
Pour accéder aux paramètres d'Asana pour Outlook :
- Cliquez sur l'icône Asana en haut de l'e-mail, puis sur Ouvrir l'extension Asana.
- Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut du volet Asana pour Outlook.
De là, vous pouvez basculer de l'un à l'autre de vos domaines Asana, ou simplement vous déconnecter.
Vous cherchez des solutions pour mieux gérer votre travail ? Démarrez en profitant d'un essai gratuit de 30 jours sur Asana. Essayez gratuitement