Pour faciliter votre transition et élaborer la « méthodologie Asana de conduite du changement » dont nous dressons les contours dans cet article, nous avons étudié les caractéristiques communes aux meilleures équipes Asana, fait appel à l'expertise de nos responsables de la réussite client et incorporé des stratégies éprouvées de conduite du changement.
Pour optimiser vos chances de réussite, vous pouvez également :
- Importer notre liste de contrôle d'intégration d'équipe dans votre propre domaine Asana.
- Vous inscrire à notre formation en direct intitulée « Déployer Asana au sein d'une équipe », ou suivre notre cours à votre rythme intitulé « Déployer Asana en 6 étapes » sur Asana Academy.
1. Répondre à la question « Pourquoi Asana ? »
Avant d'inviter toute votre équipe sur Asana, assurez-vous de savoir exactement pourquoi vous souhaitez l'utiliser. L'exercice suivant vous aidera à répondre à la question « Pourquoi Asana ? ».
Imaginer votre réussite
Commencez par imaginer un monde idéal dans lequel votre équipe utilise Asana et atteint ses objectifs. Demandez-vous :
- Quels objectifs Asana va-t-il m'aider à atteindre ?
- Quelles possibilités aujourd'hui inaccessibles s'offriront-elles à nous à l'avenir ?
Identifier les difficultés
Ensuite, identifiez les difficultés qui vous ont initialement amené à considérer Asana et qui parleront à votre équipe.
| Difficulté | Exemple |
|---|---|
| Les responsabilités ne sont pas clairement définies | Les actions à effectuer se perdent dans les e-mails et autres outils de communication, et les membres de l'équipe sont dans le flou concernant les échéances ou leurs responsabilités. |
| La collaboration est difficile | Les différentes équipes ont du mal à collaborer ou les transitions entre collègues sont difficiles. |
| Les processus ne sont pas harmonisés | Au moment de commencer le travail, vous partez de zéro ou chacun fait comme il lui plaît. |
| La gestion de projet est difficile | Vos systèmes sont trop simples ou trop complexes, rendant difficiles la planification des projets et le suivi de leur progression. |
Rédiger la déclaration-bilan de vos besoins Asana
Vous êtes à présent prêt à élaborer une déclaration-bilan de vos besoins Asana sur le modèle suivant :
« [L'équipe/l'organisation] utilise Asana pour gérer [tels projets et processus] afin de remédier à [telles difficultés], pour atteindre [tels objectifs]. »
Par exemple : en tant qu'équipe de conception, nous utilisons Asana pour gérer les demandes de conception et les projets de campagne marketing afin d'éviter les demandes floues et d'éliminer le travail en double afin de respecter les délais de la campagne, de travailler sur les principales priorités et d'éviter l'épuisement professionnel de l'équipe.
Constituer votre équipe Adoption Asana
Maintenant, il est temps de réunir un groupe d'au moins trois personnes pour former votre équipe Adoption Asana, qui comprend les rôles suivants :
- Responsable Normes et Conventions : établit des règles de base sur la façon d'utiliser Asana et répond aux questions des membres de l'équipe tout au long du processus (par exemple un chef d'équipe, chef de programme ou coordinateur d'équipe).
- Responsable Sensibilisation : un responsable qui croit en la déclaration-bilan « Pourquoi Asana » et la rappelle aux équipes de façon à ce qu'elles se sentent impliquées (par exemple un membre de l'équipe de direction, un directeur ou chef d'équipe).
- Spécialiste d'Asana : un employé qui est là pour aider le Responsable Normes et Conventions à accomplir son travail, qui donne l'exemple et encourage ses pairs tout en reconnaissant leurs efforts (un contributeur individuel).
2. Analyser votre situation actuelle
Vous avez désormais une idée précise de la raison pour laquelle votre équipe va utiliser Asana, et pouvez décider du processus ou projet à essayer en premier. Un processus est l'ensemble des étapes à suivre pour atteindre un objectif, tel que la production d'une vidéo ou le lancement d'un nouveau produit. La gestion des processus consiste à créer et à suivre tous les éléments impliqués.
Le flux de travail spécifique que vous essayez dépend de votre équipe, mais essayez de choisir quelque chose qui est :
- Collaboratif, impliquant des échanges entre les différents intervenants.
- Spécifique, comprenant des objectifs et livrables clairs, ou se tenant sur une période fixe.
N'hésitez pas à vous inspirer de toutes nos façons d'utiliser Asana.
Enfin, posez les bases de votre réussite future en définissant la structure de votre équipe Asana. Généralement, cette dernière reflète la structure de votre organigramme.
Si une seule équipe utilise Asana, vous pouvez l'organiser selon des groupes verticaux, d'initiatives ou collaboratifs au sein de celle-ci.
3. Créer votre premier projet
Assurez-vous de sonder votre équipe au sujet du temps actuellement nécessaire à la réalisation des tâches et à la résolution des points de blocage ou autres problèmes qu'ils cherchent à surmonter. Vous disposerez ainsi d'un point de comparaison pour suivre l'impact d'Asana et voir si ces problèmes sont résolus.
Lorsque vous élaborerez votre premier projet, vous devrez sans doute également vérifier comment Asana s'intègre à vos autres outils pour définir clairement vos attentes concernant quel type de travail effectuer, et où.
Vous ne savez pas par où commencer ? Essayez de commencer par un modèle.
Commencer à collaborer
Invitez un petit groupe de collègues à se familiariser avec les fonctionnalités et bonnes pratiques d'Asana. Il s'agit d'un outil flexible, n'hésitez donc pas à faire des essais, même s'ils ne sont pas « parfaits ».
Lorsque vous êtes prêts, invitez l'ensemble de votre équipe et organisez une réunion de lancement d'Asana, durant laquelle vous aborderez les points de la première étape et présenterez Asana ainsi que votre premier processus.
Pour télécharger notre modèle de présentation de lancement d'Asana, inscrivez-vous à notre formation à la demande sur le lancement d'Asana, puis personnalisez ce modèle selon les besoins propres à votre équipe.
4. Former votre équipe et l'encourager
Partagez les ressources pour « Bien démarrer » présentées ci-dessous afin d'accompagner vos collègues dans l'apprentissage des fondamentaux :
- Suivez nos cours Asana (15 minutes) pour une présentation rapide des fonctionnalités, agrémentée d'exemples.
- Rejoignez une formation virtuelle sur les fondamentaux d'Asana (60 minutes) pour apprendre aux côtés d'un formateur et obtenir toutes les réponses à vos questions en compagnie d'autres utilisateurs.
Définir et faire appliquer les conventions pour Asana
Une équipe peut se retrouver bloquée si l'un de ses membres ne sait pas pourquoi, ni quand, utiliser telle ou telle fonctionnalité. Un membre de l'équipe peut très bien être capable de créer une tâche, mais ne pas savoir à quel moment la marquer comme terminée ni comment en définir la priorité. Pour en savoir plus sur les conventions d'équipe sur Asana, veuillez consulter cet article.
Attendez-vous et acceptez les erreurs ! Le responsable Normes et Conventions devrait vous rappeler de façon constructive les conventions établis lorsque vous les oubliez.
5. Préparer la réussite de votre équipe
Une fois votre équipe fonctionnelle, continuez de faire respecter les conventions et faites d'Asana votre source unique de référence pour toute question relative aux processus créés dans l'outil. Voici quelques idées pour vous y aider :
- Créez un projet Asana de questions et retours à vérifier chaque semaine.
- Célébrez les premières victoires de votre équipe, petites ou grandes ! Votre équipe Adoption Asana pourra mettre en place des récompenses ou un système de célébration en lien avec l'apprentissage et l'utilisation d'Asana.
- Créez un espace sûr où chacun peut tester les différentes fonctionnalités sans crainte de faire une bêtise.
- Lancez votre équipe au défi en organisant une « journée sans e-mails », pour vérifier si elle réussit à s'en passer et opte plutôt pour Asana.
Nous vous conseillons également de créer un processus d'intégration pour vos nouveaux collègues, afin qu'ils soient rapidement opérationnels. Jetez un œil à notre modèle d'accueil des nouveaux employés pour trouver de l'inspiration et pensez à intégrer la formation à Asana à votre processus plus général d'intégration des nouveaux employés.
6. Mesurer et étendre votre utilisation
Après avoir utilisé Asana pendant un mois ou deux, repensez à ce que vous avez écrit dans la première section et revenez sur la base de référence de l'équipe que vous avez interrogée dans la deuxième section pour savoir où vous en êtes. Demandez à votre équipe :
- Avons-nous atteint notre objectif initial ?
- Les nouveaux processus fonctionnent-ils correctement ?
- Le même travail prend-il plus ou moins de temps qu'auparavant ? Combien exactement ?
- Asana est-il aussi efficace que nous l'espérions ? A-t-il résolu les problèmes tel qu'attendu ?
Si tout a bien fonctionné et que vous êtes arrivés au terme de votre chronologie, communiquez vos réussites et votre avancement aux dirigeants « sponsors » et parties prenantes. Vous pouvez même ajouter d'autres projets et processus dans Asana si ce n'est pas déjà fait.
Ressources supplémentaires
Votre apprentissage ne s'arrête pas là. Découvrez comment les autres équipes utilisent Asana et prenez connaissance d'autres bonnes pratiques grâce à notre large palette de ressources :
- Approfondissez vos connaissances sur le sujet en suivant notre formation « Déployer Asana au sein d'une équipe » ou en consultant notre cours à votre rythme intitulé « Déployer Asana en 6 étapes ».
- Utilisez notre liste de contrôle de prise en main, un modèle de projet Asana qui vous guide dans chaque étape de cet article.
- Tutoriels vidéo sur l'Asana Academy
- L'Asana Academy vous propose des cours approfondis et à la demande.
- Le forum communautaire Asana pour échanger avec les clients et fans d'Asana.
Ce n'est un secret pour personne : Asana propose des essais gratuits de 30 jours. Commencez le vôtre aujourd'hui. Essai gratuit