Les fonctionnalités incontournables à découvrir

Quoi de plus beau lorsque l'on utilise Asana que ce moment merveilleux où l'on se rend compte que l'on peut relier tous nos travaux sur Asana et les visualiser à différents endroits, sans double emploi et sans perte de contexte !

Faire référence à des éléments de travail et attirer l'attention des collègues grâce aux @mentions

Pour @mentionner :

Saisissez @, puis commencez à écrire le nom d'une tâche, d'un projet, d'un message ou d'une personne.

Les @mentions permettent de créer des renvois vers des projets, messages, collègues ou tâches au sein d'un champ de description ou de commentaire sur Asana.

Quand utiliser les @mentions ?

• Renvoyer vers des informations contextuelles :@mentionnez une autre tâche, un autre message ou un autre projet afin que l'historique de travail et le contexte soient immédiatement accessibles. Ainsi, vos collègues n'auront pas à rechercher cette information.

• Mentionner les tâches connexes : si une tâche est liée à une autre tâche, vous pouvez @mentionner l'autre tâche dans un commentaire ou dans la description de la tâche pour que vos collègues aient une idée du travail connexe en cours.

• Adresser un commentaire à un collègue en particulier :@mentionnez votre collègue dans une tâche ou une discussion pour l'ajouter comme abonné. Il recevra une notification et pourra reporter son attention sur votre commentaire.

Éviter les doublons en ajoutant une même tâche à plusieurs projets

Saisissez Tab + P et utilisez le bouton + qui s'affiche pour ajouter la tâche à autant de projets que nécessaire. Lorsqu'une tâche est mise à jour, les modifications se répercutent sur les deux projets (puisqu' il s'agit bien de la même tâche, visible dans deux projets différents).

Quand ajouter des tâches à plusieurs projets ?

• Vous souhaitez discuter d'une tâche au cours d'une réunion :ajoutez la tâche à votre projet de réunion et conservez-la dans le projet d'origine. Ainsi, vous n'oublierez pas d'en parler et vous pourrez la voir en contexte, avec le travail connexe.

• La tâche s'applique à plusieurs projets : ajoutez les tâches qui nécessitent un transfert ou le travail de deux équipes aux projets des deux équipes. Ainsi, chacun peut suivre la progression du travail sans dupliquer les informations ou les discussions sur la tâche.

• Votre tâche renvoie à un jalon ou à un objectif global :suivez les objectifs dans un projet avec votre équipe ou votre entreprise. Ainsi, lorsque vous disposez d'un projet destiné à suivre les étapes menant à l'atteinte de cet objectif, vous pouvez conserver la tâche correspondant à l'objectif concerné dans votre projet d'objectifs, aux côtés du projet de suivi de votre initiative.

Travailler dans le bon ordre et au bon moment avec les dépendances

Pour des transferts plus fluides et plus clairs, marquez les tâches comme dépendantes les unes des autres. Vos collègues sauront ainsi de qui dépend leur travail et qui prendra le relai du leur. Vous pouvez établir des dépendances directement depuis les tâches ou effectuer un glisser-déposer dans la vue Chronologie.

Si l'échéance de la première tâche est modifiée, vous recevez une notification afin que vous puissiez mettre à jour l'échéance de votre tâche dépendante en conséquence.

Quand utiliser les dépendances ?

• Lancements de produits : « Diffuser à tous les utilisateurs » est en attente d '« Incorporer les commentaires des bêta-testeurs ».
• Calendrier éditorial : « Finaliser le blog » est en attente d '« Incorporer les révisions ».
• Planification d'événements : « Réserver un lieu » est en attente d '« Approuver le budget ».
• Suivi des bugs : « Hiérarchiser » est en attente de « Reproduire le bug ».
• Révisions de conception : « Commencer la conception » est en attente de « Choisir une palette de couleurs ».
• Prise en charge des nouveaux employés : « Choisir les avantages » est en attente d '« Obtenir les informations de connexion auprès du service informatique ».

Filtrer, trier et suivre des informations précises à l'aide des champs personnalisés

Ajouter des champs personnalisés à un projet signifie que vous pouvez suivre encore plus d'informations dans chaque tâche. Créez différents types de champs personnalisés pour capturer des informations structurées et suivre plus facilement la progression, le statut, le coût, la charge de travail, la priorité et de nombreux autres points de données sur les projets et le travail de votre organisation.

Quand utiliser les champs personnalisés ?

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

• Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d'un projet.
• Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l'activité).
• Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d'un projet.
• Vous avez besoin de rechercher ou de créer des rapports sur des champs de données spécifiques (comme la priorité, les heures, l'étape, etc.)

Recueillez les détails des demandes et des demandes de briefs de projet pour passer plus rapidement à l'action à l'aide de formulaires

Votre équipe est peut-être habituée à effectuer des demandes et à définir les exigences d'un projet dans des documents ou e-mails. Malheureusement, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, pouvant entraîner confusion et ralentissements, si elles ne se perdent tout simplement pas. Afin d'éviter cela, vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Une fois soumis, les formulaires se connectent à un projet pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin en amont et les suivre facilement en un seul endroit.

Les formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana, en leur envoyant le lien vers le formulaire. Une fois soumis, les détails du formulaire sont transformés en une tâche dans votre projet, il ne reste plus qu'à en définir la priorité.

Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Faire appel aux intégrations pour relier les tâches aux différents outils et e-mails

Asana vous aide à gérer et à coordonner votre travail, mais vous utilisez sans doute aussi une gamme d'outils pour effectuer votre travail, comme les applications G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud et plus encore.

Asana s'intègre avec les meilleurs outils et applications pour que tout reste connecté, pour réduire le travail en double et pour rendre la collaboration plus fluide. Les intégrations sont particulièrement efficaces avec les outils d'e-mail et de messagerie et elles permettent d'agir sur les discussions. Avec l'extension Gmail, l'application Outlook ou les intégrations Slack, vous pouvez transformer les discussions en tâches sans changer d'outil. Et pour les équipes créatives, l'intégration Adobe Creative Cloud leur permet d'afficher et d'agir sur les tâches Asana directement depuis Illustrator, Photoshop ou InDesign.

Découvrez toutes les intégrations d'Asana sur la page des applications.