Notions de base sur les équipes

Les équipes sont des sous-ensembles de membres de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres, administrateurs, projets, messages et calendriers.

Lorsqu'un utilisateur rejoint une organisation, il n'intègre pas automatiquement les équipes de celle-ci. En effet, il peut créer ou rejoindre des équipes existantes au sein de l'organisation. Un membre d'une organisation peut intégrer plusieurs équipes en même temps.

Recherche d'équipes

Si vous êtes membre d'une organisation, vous verrez deux listes d'équipes dans la barre latérale. La première correspond aux équipes dont vous êtes membre, et la seconde aux équipes que vous pouvez parcourir, rejoindre ou demander à rejoindre.

Les membres de l'organisation ayant uniquement accès à un projet spécifique peuvent consulter la liste des équipes auxquelles ils ont accès dans la barre latérale. Les membres ayant accès à un projet donné ne peuvent pas voir les autres équipes de l'organisation.

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Depuis la barre latérale, vous pouvez :

  1. Consulter les équipes dont vous êtes membre et accéder à la page de votre équipe
  2. Créer une nouvelle équipe
  3. Rechercher et rejoindre d'autres équipes au sein de l'organisation
  4. Créez une équipe à l'aide du bouton d'ajout rapide

Si vous ne voyez aucune équipe dans la barre latérale, vous avez peut-être intégré un espace de travail plutôt qu'une organisation. Découvrez comment créer et organiser ici.

Page d'équipe

La page d'équipe centralise les activités de votre équipe. Elle comporte trois onglets : AperçuMessages et Calendrier.

Aperçu

overview

Depuis l&rsquo ; onglet Aperçu, vous pouvez :

  1. Consulter la description de l'équipe
  2. Afficher et gérer les membres de l'équipe
  3. Consulter les projets associés à l'équipe et créer de nouveaux projets
  4. Accéder aux modèles de projet et en créer de nouveaux

Gestion des listes de projets d'équipe

Veuillez noter que certaines fonctionnalités de cette section sont actuellement en version bêta et ne sont pas disponibles pour tous les utilisateurs.

La section Projets affiche les projets associés à votre équipe.

Projects section in teams.png

Depuis cette section, vous pouvez :

  1. Créer de nouveaux projets pour votre équipe
  2. Rechercher des projets
  3. Afficher les projets actifs et archivés associés à votre équipe

L'ordre de cette liste dicte les projets qui sont affichés dans le menu déroulant de l'équipe dans la barre latérale.

Épingler et organiser les projets

Vous pouvez épingler des projets importants en haut de votre liste pour un accès plus rapide.

How to pin a project to top in team page.png

Pour épingler un projet :

  1. Passez la souris sur le projet que vous souhaitez épingler
  2. Click the three dot icon
  3. Cliquez sur Épingler en haut

Pour supprimer un code PIN, cliquez sur les trois points et sélectionnez Supprimer le code PIN.

Pour réorganiser des projets épinglés :

  1. Passez le curseur sur un projet épinglé
  2. Cliquez-glissez pour faire glisser le projet dans l'ordre souhaité.

Seuls les projets « épinglés » peuvent être réorganisés manuellement.

Si vous gérez un grand nombre de projets d'équipe, utilisez des portefeuilles pour les organiser et les suivre au même endroit.

Messages

Servez-vous des messages pour communiquer des informations à votre équipe, fêter ensemble vos plus belles réussites ou encore discuter de plusieurs projets en même temps.

messages

Depuis l'onglet Messages, vous pouvez :

  1. Envoyer un nouveau message aux membres
  2. Afficher les anciens messages

Calendrier

L'onglet Calendrier vous permet de consulter les tâches de tous les projets de votre équipe. Il constitue un excellent moyen de connaître les projets sur lesquels votre équipe travaillera dans les jours et semaines à venir.

calendar

Depuis l&rsquo ; onglet Calendrier, vous pouvez :

  1. Cliquer sur la flèche du menu déroulant pour afficher un autre mois ou une autre année
  2. Cliquer sur Aujourd'hui pour revenir à la semaine et au mois en cours
  3. Cliquez sur Week-ends pour activer ou désactiver les week-ends dans le calendrier.

Les calendriers d'équipe sont en lecture seule ; il n'est pas possible d'y ajouter des tâches. Ajoutez des tâches à un projet pour les faire figurer dans le calendrier de l'équipe.

Créer une équipe

Créez une équipe pour commencer à collaborer avec vos collègues au sein d'une organisation.

Vous créer une équipe à partir de votre console d'administration, de la barre latérale ou du bouton d'ajout rapide.

Create a team via the admin console

Pour créer une équipe depuis la console d'administration :

  1. Depuis votre console d'administration, accédez à Équipe dans la barre latérale
  2. Cliquez sur le bouton Créer une équipe dans le coin supérieur droit
  3. Une fenêtre contextuelle de création d'équipe s'affiche alors. Renseignez-y le nom de votre équipe
  4. Vous pouvez ensuite ajouter une description pour votre équipe
  5. Ajouter des membres
  6. Choisir les paramètres de confidentialité de l'équipe
  7. Cliquez sur Créer une équipe

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à la fois à rejoindre une équipe en collant leurs adresses e-mail préalablement copiées depuis un fichier CSV dans la fenêtre d'invitation.

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Pour créer une équipe à l'aide du bouton d'ajout rapide :

  1. Cliquez sur le bouton d'ajout rapide en haut à gauche de l'écran.
  2. Sélectionner une équipe

Remplissez tous les champs de la fenêtre contextuelle et cliquez sur Créer une équipe.

Lorsque vous créez une équipe, vous en devenez automatiquement l'administrateur. Après avoir créé l'équipe, vous pourrez toujours en modifier les paramètres d'autorisation.

Rejoindre une équipe

Vous pouvez rechercher d'autres équipes au sein de votre organisation à l'aide de la barre de recherche et demander à les rejoindre si vous souhaitez accéder à leurs projets et collaborer avec leurs membres.

Vous pouvez également être invité à rejoindre une équipe par le biais d'un e-mail ou d'un lien partageable.

Quand vous aurez demandé à rejoindre une équipe, un membre actuel de celle-ci devra approuver votre demande. Les équipes publiques ne requièrent aucune approbation.

Par défaut, tous les membres actuels de l'équipe sont avertis par e-mail des demandes d'adhésion et sont autorisés à les approuver. Toutefois, un administrateur d&rsquo ; équipe peut choisir de n&rsquo ; envoyer les notifications par e-mail qu&rsquo ; aux autres administrateurs de l'équipe.

approve membership requests

Pour approuver des demandes d'adhésion à l'équipe :

Cliquez sur les trois points à côté du nom de l'équipe et sélectionnez Approuver les membres en attente.

approve or deny

Dans la fenêtre des demandes d'adhésion, vous pouvez sélectionner Approuver ou Refuser à côté d'un nom.

Les invités d'une organisation ne peuvent pas rechercher d'autres équipes dont ils ne sont pas membres.

Paramètres de l'équipe

Accédez aux paramètres de votre équipe pour changer son nom, modifier ses paramètres d'autorisation, gérer ses membres, modifier les notifications relatives à l'approbation ou supprimer l'équipe.

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Pour accéder aux paramètres d'une équipe :

  1. Cliquez sur le nom de l'équipe dans la barre latérale pour ouvrir la page de l'équipe
  2. Sur la page de l'équipe, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom de l'équipe
  3. Sélectionnez Modifier les paramètres de l'équipe

Seuls les membres de l'équipe peuvent accéder aux paramètres de celle-ci.

La fenêtre Paramètres de l'équipe présente trois onglets :

  • Général
  • Membres
  • Avancé

Général

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Depuis l'onglet Général, vous pouvez :

  1. Modifier le nom de l'équipe
  2. Modifier les paramètres de confidentialité de l'équipe

Membres

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Depuis l&rsquo ; onglet Membres, vous pouvez :

  • Afficher une liste de tous les membres et des membres ayant accès à des projets spécifiques dans l'équipe
  • Retirer des membres de l'équipe en passant le curseur de votre souris sur le nom concerné
  • Accorder un accès complet aux membres qui ne peuvent actuellement accéder qu'à certains projets de l'équipe ;
  • Inviter de nouveaux membres à rejoindre l'équipe.

En tant que membre de l'équipe, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Un administrateur d'équipe peut interdire certaines actions aux membres de l'équipe. Cliquez ici pour en savoir plus sur les paramètres administrateurs d'équipe.

Même si des membres sont retirés d'une équipe dans une organisation, ils auront toujours accès aux tâches qui leur sont attribuées. Ce n'est que lorsqu'ils sont retirés de l'organisation que leurs tâches sont placées dans un projet pour l'administrateur.

Avancé

advanced tab

Depuis l'onglet Avancé, vous pouvez :

  1. Gérer les autorisations de modification et d'adhésion de l'équipe (fonctionnalité réservée aux administrateurs d'équipe)
  2. Activer l'intégration Harvest
  3. Supprimer l'équipe

Si l'équipe que vous souhaitez supprimer fait partie d'une division, elle doit en être retirée avant de pouvoir être supprimée.

Lorsqu'une équipe est supprimée, chacun de ses membres en est informé par e-mail. La personne qui a supprimé l'équipe recevra un lien de récupération.

Si vous utilisez les Objectifs Asana, assurez-vous que les objectifs attribués à l'équipe sont attribués à une autre équipe pertinente avant de la supprimer. Il sera alors possible de filtrer les objectifs à partir de la nouvelle équipe à laquelle ils ont été attribués, pour une navigation plus aisée.

Supprimer une équipe supprime tous ses projets, y compris ceux avec différents paramètres de confidentialité, tels que privé pour les membres, qui pourraient ne pas être visibles pour vous. 

Transférer un projet à une autre équipe

Vous pouvez uniquement transférer un projet à des équipes dont vous êtes membre.

how to move a project to another team.gif

Pour transférer un projet à une autre équipe :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant
  2. Cliquez sur Modifier les détails du projet
  3. Dans Sélectionner une équipe, saisissez le nom de l'équipe de destination 

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