Notions de base sur les équipes

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Lesquelles sont des sous-ensembles de personnes au sein de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres, administrateurs d'équipe, projets, messages et calendriers.

Les utilisateurs qui rejoignent une organisation ne sont pas automatiquement ajoutés aux équipes au sein de cette organisation ; chaque personne doit créer ou rejoindre des équipes au sein de l'organisation.

Un membre d'une organisation peut intégrer plusieurs équipes en même temps.

Trouver des équipes

Si vous êtes membre d'une organisation, vous verrez deux listes d'équipes dans la barre latérale. La première correspond aux équipes dont vous êtes membres, et la seconde à celles des équipes que vous pouvez parcourir et donc rejoindre ou demander à rejoindre.

Si vous êtes un membre ayant uniquement accès à un projet spécifique dans une organisation, votre barre latérale contiendra une liste des équipes auxquelles vous pouvez accéder. Les membres ayant accès à un projet particulier ne peuvent pas voir les autres équipes de l'organisation.

Si vous ne voyez aucune équipe dans la barre latérale, cela signifie que vous avez intégré un espace de travail. Découvrez comment créer une organisation.  

Page de l'équipe

La page d'équipe est un espace qui vous permet de centraliser et d'accéder à toutes les activités de votre équipe. La page de l'équipe comporte trois onglets : Vue d'ensemble, Messages et calendrier.

Aperçu

Depuis l'onglet Vue d'ensemble :

1. Voir la description de l'équipe
2. Consultez la liste des membres et gérez les membres
3. Accéder aux projets de l'équipe et créer un nouveau projet
4. Accédez aux modèles de votre projet et créez un nouveau modèle

Messages

Recourez aux messages pour diffuser des annonces, fêter ensemble vos plus belles réussites ou encore discuter de plusieurs projets en même temps.

Depuis l'onglet Messages, vous pouvez :

1. Envoyer un nouveau message aux membres
2. Consulter les messages précédents

Calendrier

Les calendriers d'équipe affichent les tâches de tous les projets de votre équipe. Ils sont un excellent moyen de rester informé sur ce sur quoi travaille votre équipe pour les jours et les semaines à venir.

Depuis l'onglet calendrier, vous pouvez :

1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour voir un autre mois ou une autre année
2. Cliquez sur Aujourd'hui pour revenir à la semaine et au mois actuel
3. Cliquez sur l'icône Week-ends pour activer et désactiver les week-ends sur le calendrier

Les calendriers d'équipe sont en lecture seule et il n'est pas possible d'y ajouter des tâches. Ajoutez des tâches à un projet pour les faire figurer dans le calendrier de l'équipe.

Créer une équipe

Créez une équipe pour commencer à collaborer avec vos collègues au sein d'une organisation.

Vous pouvez le faire à partir de votre console d'administration, de la barre latérale ou du bouton d'ajout rapide.

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à la fois à rejoindre un équipe en collant leurs adresses e-mails préalablement copiées depuis un fichier CSV dans la fenêtre d'invitation.

Lorsque vous créez une équipe, vous devenez automatiquement l'administrateur de cette équipe. Vous pouvez toujours régler les paramètres d'autorisation de l'équipe dans les Paramètres de l'équipe après sa création.

Rejoindre une équipe

Vous pouvez rechercher d'autres équipes au sein de votre organisation à l'aide de la barre de recherche et demander à les rejoindre si vous souhaitez accéder à leurs projets et collaborer avec leurs membres.

Vous pouvez également être invité à rejoindre une équipe par le biais d'un e-mail ou d'un lien à partager qui vous donnera accès à l'équipe.

Après avoir demandé à rejoindre une équipe, un membre actuel de celle-ci devra approuver votre demande. Les équipes publiques ne requièrent aucune approbation.

Par par défaut, tous les membres actuel de l'équipe sont avertis par e-mail des demandes d'adhésion. N'importe quel membre peut cliquer pour approuver. Toutefois, un administrateur d'équipe peut limiter l'envoi de ces notifications par e-mail aux administrateurs d'équipe.

Les invités d'une organisation ne peuvent pas rechercher d'autres équipes dont ils ne sont pas membres.

Paramètres de l'équipe

Accédez aux paramètres de votre équipe pour changer son nom, modifier ses paramètres d'autorisation, gérer ses membres, modifier les notifications d'approbation ou supprimer l'équipe.

Seuls les membres de l'équipe peuvent accéder aux paramètres de l'équipe.

La fenêtre Paramètres de l'équipe présente trois onglets :

• Général
• Membres
• Avancé

Général

Membres

En tant que membre de l'équipe, vous pouvez :

• Accéder à tous les projets publics de votre équipe
• Régler les paramètres d'autorisation de l'équipe
• Inviter des personnes à rejoindre votre équipe ;
• Retirer des membres de votre équipe ;
• Renommer votre équipe ;
• Afficher tous les messages de l'équipe
• Accéder au calendrier de l'équipe.

Un administrateur d'équipe peut restreindre certaines de ces capacités des membres de l'équipe. En savoir plus sur les contrôles d'administration d'équipe ici.

Lorsque des membres sont retirés d'une équipe au sein d'une organisation, ils ont toujours accès aux tâches qui leur ont été attribuées. Ce n'est que lorsque les membres sont retirés de l'organisation que les tâches qui leur ont été attribuées sont placées dans un projet destiné à l'administrateur.

Avancé

Si l'équipe que vous souhaitez supprimer fait partie d'une division, elle doit être supprimée de la division avant de pouvoir être supprimée.

Si une équipe est supprimée, chaque membre de l'équipe recevra une notification par e-mail de la suppression. La personne qui l'a supprimé recevra un lien pour récupérer l'équipe.

Si vous utilisez les Objectifs d'Asana, assurez-vous que les objectifs attribués à l'équipe sont attribués à une autre équipe avant de supprimer l'équipe. Il sera alors possible de filtrer les objectifs à partir de la nouvelle équipe à laquelle ils ont été attribués, pour une navigation plus aisée.

 

Supprimer une équipe supprime tous ses projets, y compris les projets rendus privés par d'autres personnes et auxquels vous n'avez pas accès.

Transférer un projet vers une autre équipe

Vous pouvez uniquement transférer un projet à des équipes dont vous êtes membre.

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