Les comptes Asana sont gratuits et destinés à des utilisateurs individuels. Les comptes Asana permettent d'accéder à des organisations et à des espaces de travail partagés pour collaborer avec d'autres utilisateurs d'Asana.
Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations pour collaborer avec d'autres groupes d'utilisateurs Asana. Les espaces de travail et les organisations auxquels vous appartenez sont des entités distinctes, chacune ayant ses propres utilisateurs, projets et tâches.
Puisque chaque espace de travail et organisation sont des entités distinctes, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vos collègues peuvent appartenir. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces ici.
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À propos de de l'espace de travail
Un espace de travail est un ensemble de personnes qui collaborent sur des projets et des tâches. Les espaces de travail peuvent être utilisés par n'importe quel groupe de personnes et ne requièrent pas l'utilisation d'un même domaine de messagerie d'entreprise, comme le font les organisations.
Les personnes qui créent un compte Asana avec une adresse e-mail personnelle (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com) intègrent dans un premier temps un espace de travail.
Si vous disposez d'un domaine de messagerie d'entreprise, pensez plutôt à utiliser une organisation.
Les personnes dans votre espace de travail
Il existe deux types de personnes dans un espace de travail : les membres et les membres à accès limité. Les membres de l'espace de travail ont un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres à accès limité sont limités aux projets, tâches et messages qui sont explicitement partagés avec eux.
Membres de l'espace de travail
Les membres de votre espace de travail disposent d'un accès complet aux projets, aux tâches et aux discussions au sein de celui-ci.
Tous les membres d'espace de travail peuvent :
- Renommer l'espace de travail
- Passer à un espace de travail payant
- Devenez responsable de la facturation de tout espace de travail payant
- Inviter ou retirer des utilisateurs de l'espace de travail
- Transformer des personnes en membres ou en membres à accès limité
Membres à accès limité
Les membres à accès limité sont des personnes disposant d'un accès restreint à votre espace de travail. Les membres à accès limité ne verront que les projets que vous partagez avec eux. Vous pouvez inviter des entrepreneurs, des clients ou d'autres tiers en tant que membres à accès limité, en leur donnant accès à des projets et des tâches pertinents sans leur donner accès à tout ce qui se trouve dans votre espace de travail.
Les membres à accès limité ne peuvent pas :
- Renommer l'espace de travail
- Passer à un espace de travail payant
- Devenez responsable de la facturation de l'espace de travail payant
- Inviter des personnes en tant que membres à part entière de l'espace de travail
- Retirer des personnes
- Transformer des personnes en membres ou en membres à accès limité
Les membres à accès limité peuvent :
- Créer des projets et des tâches
- Modifier les projets et les tâches qui ont été partagés avec eux
- Inviter d'autres membres à accès limité
- Rédiger des messages
Le rôle de voyageur n'est pas disponible dans les espaces de travail. Chaque membre d'un espace de travail est pris en compte dans la limite de places de l'abonnement.
Identification des membres et des membres à accès limité
Depuis l'onglet membres de votre barre latérale gauche, vous pouvez :
- Bénéficiez d'une vue d'ensemble sur le statut
- Sélectionner les membres à accès limité
- Sélectionnez Supprimer pour retirer des membres
- Inviter des membres à rejoindre
Les membres de l'espace de travail peuvent également convertir n'importe quel membre en membre à accès limité, et inversement, à partir de cette fenêtre.
Créer un espace de travail
Créez un espace de travail pour collaborer avec d'autres utilisateurs d'Asana.
Pour créer un nouvel espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Mes paramètres... dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Compte.
- Sélectionner Créer un nouvel espace de travail
Un seul compte Asana peut rejoindre ou créer plusieurs espaces de travail. Créez des espaces de travail pour les différents groupes de personnes avec qui vous souhaitez collaborer.
Convertir votre espace de travail existant en organisation
Si vous avez besoin de plusieurs équipes ou de travailler avec plusieurs départements, vous pouvez convertir l'un de vos espaces de travail existants en organisation. Pour en savoir plus sur les différences entre les espaces de travail et les organisations, cliquez ici.
Vous devez tout d'abord ajouter votre adresse e-mail professionnelle à votre compte Asana avant de pouvoir convertir un espace de travail en organisation.
Pour accéder à la console d'administration de votre espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil
- Cliquez sur la console d'administration
Depuis la console d'administration :
- Accédez à l'onglet des paramètres
- Cliquez sur Convertir en organisation
Depuis l'onglet Convertir en organisation :
- Sélectionnez votre adresse e-mail professionnelle
- Vérifier les conditions d'utilisation
Si ce domaine de messagerie n'est pas déjà utilisé par une autre organisation, vous serez invité à cliquer sur le bouton Convertir.
Si vous utilisez un espace de travail payant, seul le responsable de la facturation peut le convertir en organisation.
En savoir plusVous éprouvez des difficultés à convertir votre espace de travail ?
Si vous ne parvenez pas à transformer l'un de vos espaces de travail existants en organisation et que vous ne voyez pas le message indiquant que votre domaine de messagerie est déjà utilisé, veuillez contacter le service client d'Asana en prenant soin de renseigner les informations suivantes :
- Le nom de votre organisation ou de l'espace de travail le plus important ou le plus actif au sein de votre entreprise
- Votre domaine de messagerie
Nous vous aiderons ensuite à convertir votre espace de travail le plus important en une nouvelle organisation.
Pour accélérer le processus, veuillez copier ce texte :
Primary organization/workspace:
Email domain:
Si vous disposez d'un domaine de messagerie universitaire (ex. :
université.edu), il vous faudra un sous-domaine distinct(ex. : personnel.université .edu) pour créer une organisation.
Console d'administration de l'espace de travail
Accéder au menu de la console d'administration pour :
- Modifier le nom de l'espace de travail
- Gérer les utilisateurs et les invitations
- Gérer votre facturation si vous êtes passé à un espace de travail payant
Seuls les membres de l'espace de travail peuvent accéder à la console d'administration. Les membres à accès limité ne peuvent pas.
Dans la console d'administration, vous avez accès aux onglets suivants : membres, facturation, paramètres, applications et ressources.
Membres
Depuis l'onglet Membres, vous pouvez :
- Afficher la liste des membres et des membres à accès limité de votre espace de travail
- Convertir un membre en membre à accès limité, et inversement
- Retirer un membre ou un membre à accès limité de votre espace de travail
- Inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre espace de travail.
Paramètres
Depuis l'onglet des paramètres, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Modifiez le nom de votre espace de travail
- Convertissez votre espace de travail en organisation
Désactiver un espace de travail
Comme les espaces de travail sont des espaces partagés, nous conservons les projets et les tâches au sein de ceux que vous décidez de quitter.
Si vous n'utilisez plus votre espace de travail, vous pouvez le désactiver de cette façon :
- Supprimer toutes les tâches
- Retrait de tous les projets
- Retirer tous les autres membres
Lorsque vous aurez tout supprimé et serez le seul membre restant, vous pourrez quitter l'espace de travail.
Seuls les utilisateurs invités peuvent accéder à un espace de travail. L'espace de travail devient inaccessible si tous les membres sont retirés.
Il n'est pas possible d'archiver les espaces de travail.
Rejoindre un espace de travail existant
Pour rejoindre un espace de travail existant, un membre actuel doit vous inviter.
Quitter un espace
Vous pouvez quitter un espace de travail lorsque vous ne collaborez plus activement avec les membres de ce dernier.
Une fois que vous quittez, vous n'aurez plus accès aux projets ou aux tâches dans l'espace de travail et l'espace de travail n'apparaîtra plus lorsque vous cliquerez sur votre photo de profil, mais l'espace de travail continuera d'exister.
Pour quitter un espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de votre écran
- Cliquez sur Mes paramètres.
- Accédez à l'onglet Compte.
- Sélectionnez Me retirer de cet espace de travail au bas de la page
Une fois que vous quittez un espace de travail, vous n'avez plus accès à ses projets ni à ses tâches.
Gérer les membres de l'espace de travail et les membres à accès limité
En tant que membre de l'espace de travail, vous pouvez utiliser la console d'administration pour :
- Inviter d'autres membres et membres à accès limité
- Annuler des invitations
- Convertir des membres en membres à accès limité, et inversement
- Supprimer des membres et des membres à accès limité
Accéder à l'onglet membres depuis la console d'administration
- Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Console d'administration dans le menu déroulant.
- Accédez à l'onglet des membres.
À ce niveau, vous verrez également le nombre de membres et de membres à accès limité dans l'espace de travail affiché en haut du menu. Mettez à niveau votre espace de travail pour ajouter plus de personnes une fois que vous aurez atteint votre limite.
Convertir les membres et les membres à accès limité
Vous pouvez transformer un membre en membre à accès limité pour limiter son accès ou bien transformer un membre à accès limité en membre pour lui permettre d'accéder à tous les projets publics de votre espace de travail.
Pour convertir un membre en membre à accès limité, et inversement :
- Accédez à l'onglet membres de la console d'administration de l'espace de travail.
- Cliquez sur les trois points à droite du nom de la personne, puis sur membre (ou membre avec accès limité) pour basculer entre les deux options.
Inviter des utilisateurs
Inviter des collaborateurs depuis l'onglet Membres
Vous pouvez inviter des collaborateurs à rejoindre votre espace de travail depuis l'onglet Membres de votre console d'administration.
Pour inviter depuis la console d'administration :
- Accédez à l'onglet des membres.
- Cliquez sur le bouton Inviter des membres.
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
- Vous pouvez choisir un projet dans le menu déroulant
- Cliquez sur le bouton Envoyer.
Vous pouvez donner le statut de membre à accès limité à un utilisateur d'un espace de travail en cliquant sur les trois points à côté du nom de cet utilisateur dans l'onglet des membres de la console d'administration.
Inviter des collaborateurs depuis un projet.
Vous pouvez également inviter des collaborateurs depuis un projet comme suit :
- Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez convier les personnes concernées dans la barre latérale ou la barre de recherche.
- Cliquez sur l'icône des membres en haut du projet pour ouvrir une fenêtre de partage de projet.
- Invitez des utilisateurs en les ajoutant comme membres du projet à l'aide de leur adresse e-mail ou de leur
Vous recevez une alerte lorsque vous invitez au projet une personne qui ne fait pas encore partie de votre espace de travail.
Annuler des invitations
Pour annuler une invitation depuis la console d'administration :
- Depuis la console d'administration, accédez à l'onglet membres.
- Trouvez le membre dont vous souhaitez supprimer l'invitation.
- Cliquez sur l'icône avec les trois points
- Cliquez sur l'option Annuler l'invitation.
Sachez que la personne recevra tout de même l'e-mail d'invitation, mais que le lien contenu dans celui-ci ne la redirigera pas vers votre espace de travail ou votre projet. Au lieu de cela, ils verront un message d'erreur « Désolé, vous n'avez pas accès à ceci ».
Supprimer des membres et des membres à accès limité
Retirez des membres ou des membres à accès limité de votre espace de travail si vous ne souhaitez plus qu'ils accèdent aux projets et aux tâches de l'espace de travail.
Pour retirer des utilisateurs de votre espace de travail :
- Dans l'onglet Membres, cliquez sur les trois points à côté du nom des membres
- Cliquez sur Retirer
Lorsqu'une personne est retirée de votre espace de travail, les tâches, projets, messages, pièces jointes et commentaires qu'elle a créés restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n'ont plus d'attribution.
Pour s'assurer qu'aucune tâche n'est laissée de côté, il est préférable d'accéder à la section Mes tâches de la personne et de réattribuer ses tâches avant de la retirer.