Les règles sont disponibles pour les clients Asana Premium, Business et Enterprise. Certaines fonctionnalités sont réservées aux clients Business et Enterprise : générateur de règles personnalisées, règles personnalisées avec fonctions logiques, déclencheur « Statut d'approbation modifié », action « Ajouter un commentaire », etc.
Les règles vous permettent d'automatiser les tâches routinières et de mettre facilement en place des processus. Pour qu'une règle fonctionne, elle doit être constituée d'un déclencheur qui l'active et d'une action à exécuter automatiquement. Par exemple, une règle peut être créée pour attribuer automatiquement une tâche (action) lorsqu'une échéance est définie (déclencheur).
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Une règle peut en déclencher une autre. Vous pouvez également ajouter plusieurs actions à un déclencheur pour créer des fonctionnalités similaires.
Créer une règle
Il y a deux façons de créer une règle pour votre projet : en sélectionner une à partir de la galerie de règles de votre projet ou créer votre propre règle personnalisée. Le générateur de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise.
Pour créer une règle à partir de la galerie :
- Accédez à Personnaliser dans le coin supérieur droit de votre projet
- Cliquez sur + Ajouter une règle
- Sélectionner une règle dans la galerie
- Dans la liste déroulante, sélectionnez Exécuter les tâches ou Exécuter les tâches et les sous-tâches
- Cliquez sur les trois points pour ajouter des paramètres supplémentaires
- Remplissez les paramètres spécifiés
- Cliquez sur Créer une règle
Pour créer une règle personnalisée :
- Accédez à Personnaliser dans le coin supérieur droit de votre projet
- Cliquez sur + Ajouter une règle
- Sélectionner Créer une règle personnalisée
- Dans la liste déroulante, sélectionnez Exécuter les tâches ou Exécuter les tâches et les sous-tâches
- Cliquez sur les trois points pour ajouter des paramètres supplémentaires
- Nommez votre règle
- Choisissez des déclencheurs et des actions
- Une fois les options sélectionnées, cliquez sur Créer une règle.`
Les règles ne s'exécuteront que sur le premier niveau de sous-tâches (c'est-à-dire que les règles ne s'exécuteront pas sur les sous-sous-tâches, sous-sous-tâches, etc.)
Modifier une règle
Modifiez vos règles à tout moment en revenant sur le projet concerné et en sélectionnant la règle à modifier.
Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon à côté de la règle en question dans la barre d'outils.
Toutes les modifications que vous apportez à vos règles ne s'appliqueront qu'aux tâches et au contenu d'un projet à partir de maintenant. Les modifications ne s'appliqueront pas rétroactivement.
Mettre une règle en pause
Mettez une règle en pause à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle en question dans la barre d'outils.
Cliquez sur l'interrupteur pour mettre votre règle en pause.
Supprimer une règle
Supprimez une règle à tout moment en cliquant sur le crayon à côté de la règle depuis la barre d'outils, puis sur le bouton Supprimer.
Règles
basées sur les sections
Pour les utilisateurs Premium, Business et Enterprise, l'icône des Règles s'affiche dans les sections associées à des règles (en vues Liste et Tableau). Quand la règle est déclenchée, l'icône s'anime. Cliquez dessus pour ouvrir le menu correspondant lié à cette section et modifier les règles existantes ou en ajouter de nouvelles.
Pour modifier une règle, cliquez sur le crayon qui s'affiche lorsque vous passez le curseur de votre souris sur celle-ci.
Combinaisons
de déclencheurs et actions multiples
Les règles personnalisées avec conditions, le déclencheur « Statut d'approbation modifié » et l'action « Ajouter un commentaire » sont réservés aux clients Business et Enterprise.
Vous pouvez également utiliser des combinaisons de déclencheurs et/ou une logique conditionnelle et plusieurs actions pour automatiser les tâches de routine afin que votre équipe n'ait pas à y penser.
Il est désormais possible d'ajouter jusqu'à 20 combinaisons de déclencheurs différentes et de sélectionner jusqu'à 5 actions différentes au cours de la création d'une règle personnalisée. Veuillez noter que vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur, mais une seule fois la même action.
Dès qu'une tâche est ajoutée à un projet depuis les vues Liste ou Tableau, que ce soit grâce à un formulaire, par e-mail ou tout autre fonctionnalité du produit, la règle personnalisée est activée sans délai.
Déclencheurs et actions supplémentaires
Utilisation d'autres déclencheurs et actions :
- Vous pouvez préciser une action à déclencher lorsque le statut d'une approbation change
- Vous pouvez définir l'ajout automatique d'un commentaire (en tant qu '« Asana ») en fonction d'un élément déclencheur.
Échéance proche du déclencheur
Les clients Enterprise et Business peuvent créer une règle personnalisée dans la boîte de dialogue des règles et retrouver l'échéance qui approche dans la liste des déclencheurs. Vous pouvez faire votre choix parmi plusieurs options prédéfinies ou cliquer sur Personnaliser pour accéder à d'autres options.
L'option Personnaliser vous permet de préciser à combien de temps (minutes, heures, jours ou semaines) avant l'échéance fixer le déclenchement de la règle.
Déclencheur
de tâche en retard
Les clients Enterprise et Business peuvent trouver le déclencheur « La tâche est en retard » lors de la création d'une règle personnalisée. Vous pouvez faire votre choix parmi plusieurs options prédéfinies ou cliquer sur Personnaliser pour accéder à d'autres options.
L'option Personnaliser vous permet de préciser au bout de combien de temps (minutes, heures, jours ou semaines) la règle devra se déclencher une fois la tâche en retard.
Si vous optez pour des jours ou des semaines au moment de configurer votre déclencheur, celui-ci ignorera les heures limites et s'activera uniquement en fonction des échéances. Toutefois, si vous optez pour des minutes ou des heures, les heures limites seront prises en compte.
Quelques remarques sur l'approche de l'échéance et les déclencheurs de retard de tâche
- Ces déclencheurs s'activent au moment où une tâche devient due ou en retard, et non simplement parce qu'une tâche est due ou en retard.
- Lors de la création d'une nouvelle règle, aucun de ces deux déclencheurs ne s'activera rétroactivement pour les tâches existantes qui remplissent les conditions. Ils s'activeront pour les événements liés aux échéances survenant après la création de la règle.
- Ces déclencheurs s'activent uniquement pour les tâches non terminées.
- Les règles avec une précision de jour ou de semaine ne s'exécuteront pas précisément à minuit. Au contraire, ces règles s'exécuteront dans la fenêtre entre 00h00 et 01h00.
Créer une action de tâche
Avec un abonnement Enterprise ou Business, vous pouvez utiliser des règles pour créer automatiquement des tâches, des jalons et des approbations dans votre projet. Choisissez un déclencheur ou une combinaison de déclencheurs, et Asana créera la tâche lorsque la règle sera exécutée. Vous pouvez présélectionner le nom de la tâche, son responsable, son échéance relative, etc.
Pour créer une tâche avec une règle :
- Accédez à Personnaliser dans le coin supérieur droit de votre projet
- Cliquez sur + Ajouter une règle, puis sur Créer une règle personnalisée
- Choisir un déclencheur ou une combinaison de déclencheurs
- Lorsque le déclencheur est sélectionné, cliquez sur l'onglet Actions.
- Sous Créer un nouveau, sélectionnez Tâche
Vous pouvez personnaliser la tâche en présélectionnant les détails :
- Nom de la tâche
- Responsable
- Échéance (par rapport à la date de création de la tâche)
- Cliquez sur Afficher tous les champs pour ouvrir le volet des détails de la tâche pour une personnalisation plus poussée.
- Choisir une association de projet, une description de tâche, des collaborateurs et des sous-tâches
Créer une action de sous-tâche
Les clients Enterprise et Business peuvent créer une règle personnalisée depuis la boîte de dialogue des règles et retrouver des sous-tâches dans la liste des actions.
Grâce à cette option, vous pouvez automatiquement ajouter une liste prédéfinie de sous-tâches à une tâche.
Pour ajouter une sous-tâche :
- Cliquez sur Sous-tâches.
- Saisissez le nom de la sous-tâche en question.
Dès l'ajout d'une sous-tâche, vous pouvez créer votre règle.
Vous pouvez créer jusqu'à 20 sous-tâches.
Pour modifier une règle, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de la règle en question dans la barre d'outils. Tout changement sera enregistré automatiquement.
Types de
règle et limites
Qu'il soit Premium ou Business, chaque projet doit se limiter à 50 règles maximum.
Règles
personnalisées
Déclencheurs
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 déclencheurs par règle personnalisée.
- Vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur.
- Vous ne pouvez pas choisir l'échéance est proche ou la tâche est en retard déclencheurs pour sous-tâches. Pour utiliser l'un de ces déclencheurs, vous devez modifier la règle pour Exécuter sur les tâches.
Actions multiples
- Lorsqu'un ou plusieurs déclencheurs sont activés, vous pouvez choisir jusqu'à 5 actions à réaliser.
- Il n'est pas possible d'ajouter la même action plusieurs fois.
Déclenchement selon la
colonne ou la section
Les déclencheurs basés sur des colonnes ou sections sont destinés aux projets en vue Tableau ou aux projets mis à jour pour utiliser les nouvelles sections réductibles.
Règles de champs personnalisés
Les règles de champs personnalisés sont disponibles pour tous les projets qui comprennent ce type de champs. Les champs personnalisés d'utilisateurs sont également pris en charge.
Pour activer ces règles, commencez par ajouter un champ personnalisé à votre projet.
Déclencher des règles
Une règle peut être déclenchée à partir de tous vos outils Asana (applications Web ou mobile, intégrations externes). Lorsque vous modifiez une tâche, nous vérifions si elle appartient à un projet comprenant des règles et si l'action entreprise doit les déclencher.
Projets auxquels vous n'avez pas accès
Vous pouvez déclencher des règles à partir de projets auxquels vous n'avez pas accès, mais l'icône de l'éclair jaune ne s'affichera pas pour indiquer qu'une règle a été exécutée.
Les règles peuvent être déclenchées par tous, même par les invités.
Autorisations : éléments à prendre en compte
À l'image des champs personnalisés, les règles sont modifiables par d'autres membres du projet par défaut. Les règles hébergeant des tâches dans d'autres projets sont désormais visibles dans le menu Personnaliser. Elles peuvent être mises en pause depuis chaque projet concerné.
- Vous pouvez donner l'autorisation aux autres utilisateurs de modifier les règles. À leur création, les nouvelles règles sont modifiables par défaut.
- Seul le propriétaire d'une règle peut la supprimer.
- Lors de la mise à jour des règles concernant des projets et des modèles, l'éditeur doit disposer des autorisations nécessaires pour permettre leur sauvegarde. Par exemple, si la règle ajoute des tâches à un autre projet, l'éditeur doit également disposer de l'autorisation de modifier cet autre projet.
- Lorsqu'une règle est dupliquée à la suite de la duplication d'un projet, l'utilisateur à l'origine de la duplication devient propriétaire de ladite règle, sans toutefois disposer des privilèges suffisants. Dans ce cas, la règle est désactivée, mais le propriétaire garde le droit de la modifier.
- Les règles sont conçues pour continuer à fonctionner même en cas de modification des droits d'accès de leurs propriétaires. Par exemple, si une règle a été créée dans le but d'ajouter des tâches à un projet et que vous perdez l'accès au projet concerné, la règle restera active.
- Lorsqu'une règle est copiée ou dupliquée via des modèles de projet (nouvelles versions et anciennes versions), l'utilisateur du modèle devient le propriétaire de la règle. Dans ce cas, la règle n'est désactivée que si l'utilisateur ayant dupliqué le modèle ne dispose pas des droits d'accès suffisants pour cette règle. Par exemple, il vous est impossible de modifier un projet auquel la règle prévoit d'ajouter des tâches.
- Lorsqu'un utilisateur quitte un projet, la règle n'est pas brisée. Toutefois, elle sera désactivée s'il ne reste aucun utilisateur pour interagir avec le projet.
Qui peut activer ou désactiver une règle ?
S'il dispose des droits de modification sur un projet dans lequel une règle est exécutée, chaque utilisateur peut activer ou désactiver une règle créée par un autre utilisateur.
Les utilisateurs qui disposent de droits de modification sont également les seules personnes autorisées à afficher l'historique des modifications.
Un utilisateur peut activer ou mettre en pause une règle s'il dispose des droits de modification, mais le propriétaire est la seule personne autorisée à modifier les déclencheurs et actions d'une règle.
Le propriétaire d'une règle est le seul à pouvoir modifier ou supprimer une règle.
Suppression de privilèges d'accès
Lorsque vous supprimez les privilèges d'accès d'un membre qui détient des règles, celles-ci sont mises en pause et transférées au propriétaire du projet.
Si le projet n'a pas de propriétaire, elles sont transférées à l'administrateur responsable de la suppression des privilèges d'accès. Seul le nouveau propriétaire d'une règle peut la réactiver.
À la désactivation du compte du propriétaire d'une règle, si le nouveau propriétaire dispose des autorisations suffisantes, la règle restera active et sera modifiable par son nouveau propriétaire.
Mettre à jour des règles mal configurées
Si une règle est mal configurée (exemple : « Marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne “Terminées” » et quelqu'un supprime votre colonne “Terminées”), nous adressons un e-mail à son propriétaire afin qu'il la répare.
-
Un e-mail vous est envoyé la première fois qu'une règle est déclenchée sans pouvoir aboutir en raison d'une mauvaise configuration. Aucun autre e-mail ne vous sera envoyé à moins que la règle ne soit réparée, correctement exécutée au moins une fois, puis à nouveau brisée.
-
Tous les utilisateurs disposant des droits de lecture sur la règle en question peuvent en consulter le statut exact.
-
Une fois la règle réparée et les modifications enregistrées, ces avertissements disparaissent.
Intégrations
de règles
Les règles sont essentielles au sein de nombreux processus, tout comme les intégrations avec des services tiers (par exemple, Slack). Vous avez désormais la possibilité d'intégrer les outils préférés de votre équipe à votre travail sur Asana à l'aide des règles pour vous faciliter la tâche. Définissez les déclencheurs dans vos projets Asana et laissez les règles automatiser votre processus dès que les critères choisis sont respectés.
Par exemple, l'intégration de règles Slack + Asana vous permet d'envoyer un message à un collègue sur Slack, déclenché par l'achèvement d'une tâche ou d'un projet.
Vous pouvez créer une règle qui envoie un message ping sur un canal spécifique dans Microsoft Teams en fonction de critères tels qu'une modification de la valeur d'un champ personnalisé.
Vous pouvez également créer de nouveaux tickets dans Jira Cloud et Jira Server lorsqu'une tâche est ajoutée à une section particulière du projet.
Les intégrations de règles sont compatibles avec les actions sur Gmail, PagerDuty et Twilio. Découvrez comment configurer leurs intégrations de règles respectives ici.
Les règles utilisant des intégrations nécessitent des paramètres de gestion des applications appropriés et une authentification de l'utilisateur auprès des services tiers.
Déclencher des actions dans les applications
Il existe trois types de déclencheurs de règles, utilisés également pour déclencher des actions grâces aux intégrations de règles.
Déclencheurs de type « Ajout de tâche »
- Tâche ajoutée à une section
- Tâche ajoutée à ce projet
Déclencheurs de type « Mise à jour de tâche »
- Selon le statut d'approbation
- Selon le statut d'achèvement
- Selon le responsable
- Selon l'échéance
- Selon les pièces jointes ajoutées
- Selon les commentaires ajoutés
Déclencheurs de type « Échéance de tâche »
- La tâche n'est plus bloquée
- L'échéance est proche
- La tâche est en retard
Formulaires
Les tâches créées à partir des formulaires peuvent déclencher des règles en fonction des éléments suivants :
Tâche ajoutée à un projet
Ce déclencheur s'applique à toutes les tâches ajoutées à un projet, et pas uniquement aux formulaires.
Champ personnalisé modifié
Pour chaque champ personnalisé avec menu déroulant dans le projet, vous verrez un déclencheur et une action. Ainsi, si votre projet comprend les champs personnalisés « Priorité » et « Étapes », les déclencheurs seront « Priorité définie » et « Étape définie ». Vous choisissez la valeur du champ personnalisé pour lequel vous souhaitez déclencher une règle.
Exemple : si vous utilisez dans votre formulaire un champ personnalisé avec menu déroulant pour le type de demande, avec les options Blog et Site Web, vous pouvez créer une règle de projet du type : « Si “Type de demande” est défini sur “Blog”, ajouter la tâche au projet “Demandes de blog” ».
Ceci fonctionne uniquement pour les champs personnalisés avec menu déroulant. Tous les menus déroulants d'un formulaire ne sont pas nécessairement des champs personnalisés.
Déclencheurs par envoi de
formulaire
Grâce aux règles déclenchées par un envoi de formulaire, vous pouvez déplacer automatiquement vos formulaires vers un nouveau processus sans avoir à les trier manuellement. Ainsi, vous pourrez standardiser vos processus de réception des demandes grâce à des formulaires automatisés.
Pour définir le déclencheur d'envoi de votre formulaire :
- Dans l'onglet Déclencheurs, cliquez sur À un projet
- Choisissez Formulaire comme source
- Choisissez un formulaire
- Choisir une action
Une fois le déclencheur défini, vous retrouverez votre règle dans le menu Personnaliser.
Vous recevrez une notification à chaque envoi de formulaire. Vous pouvez également suivre l'historique des envois de formulaires depuis le volet des détails de la tâche concernée.
Autorisations
des invités
Les voyageurs ne peuvent pas créer leurs propres règles, mais peuvent en déclencher.
Tarification
Clients Business et Enterprise :
Le générateur de règles personnalisées est disponible pour tous les clients Business et Enterprise.
Un ensemble de règles est disponible pour les clients Premium :
- Tâche déplacée dans la colonne/section > Marquer comme terminée
- Tâche marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne/section
- Champ personnalisé modifié > Déplacer dans la colonne/section
- Tâche déplacée dans la colonne/section > Modifier le champ personnalisé
- Champ personnalisé modifié > Marquer la tâche comme terminée
- Marquer comme terminé > Définir le champ personnalisé
Actions «
inverses » pour les règles
Clients Business et Enterprise :
Les actions « inverses » s'inscrivent en complément des règles existantes et offrent la possibilité de réinitialiser ou de supprimer des données. Ce type d'action vient renforcer le moteur de règles d'Asana, désormais plus fidèle à la structure, la qualité et l'efficacité des processus des clients.
Actions inverses disponibles :
- Retirer l'attribution de la tâche
- Déplacer la tâche vers un autre projet
- Retirer l'échéance
- Marquer la tâche comme non terminée
- Retirer les collaborateurs
Les capacités d'action inverse prennent en charge la réaffectation, la réinitialisation ou le déplacement de tâches d'un projet à un autre.
Variables dans les règles
Il est désormais possible de référencer des valeurs dynamiques, appelées variables, lors de la création de règles. Les utilisateurs peuvent faire appel à des variables telles que le responsable de la tâche, le créateur de la tâche, la date d'échéance et les valeurs des champs personnalisés pour plus de clarté et de flexibilité.
Action : ajoutez un commentaire
Les variables peuvent être utilisées dans le champ de texte Ajouter un commentaire lors de la création d'une règle.
Pour accéder à la liste des variables lors de l'utilisation de l'action Ajouter un commentaire, cliquez sur l'icône + dans le coin inférieur droit du champ de texte lors de l'ajout d'un commentaire.
Sélectionnez ensuite la variable appropriée dans la liste. Les variables sont classées sous quatre branches : Tâche, Personnes, Dates et Champs personnalisés. Voir la liste des valeurs dynamiques que la variable peut référencer ci-dessous.
| Tâche | Personnes : créateur de la tâche | Personnes : responsable d'une tâche | Dates | Champs personnalisés |
|---|---|---|---|---|
| Nom de la tâche | Nom | Nom | Date de début | Valeur à choix unique |
| Description de la tâche | Échéance | Valeur à choix multiple | ||
| Identifiant de la tâche | ID | ID | - | Valeur de la date |
| URL de la tâche | URL | URL | - | Valeur pour les employés |
| - | - | - | - | Valeur du texte |
| - | - | - | - | Valeur numérique |
Cet exemple montre un commentaire qui fera référence aux variables Nom du responsable, Nom de la tâche, Date d'échéance de la tâche et E-mail du créateur de la tâche, même si elles changent.
Pour ajouter une valeur de champ personnalisé lorsque vous utilisez l'action Ajouter un commentaire, cliquez sur l'icône + dans le coin inférieur droit du champ de texte lorsque vous ajoutez un commentaire.
Sélectionnez ensuite Champ personnalisé comme variable dans la liste. Une liste déroulante de champs personnalisés dans ce projet apparaîtra. Choisissez le champ dont la valeur doit remplacer la variable dans le commentaire. Cliquez sur Enregistrer.
La variable utilisée dans ce cas est le champ personnalisé Priorité. Lorsque le commentaire est publié, la valeur actuelle du champ de priorité de la tâche est utilisée à la place de la variable. Notez que le commentaire indique Moyen, car le champ de priorité de la tâche était défini sur Moyen lorsque la règle a été déclenchée.
Action : Attribuer une tâche
L'action Attribuer une tâche peut faire référence aux variables suivantes :
| Variable | Description |
|---|---|
| Créateur de la tâche | Utilisateur qui a créé la tâche |
| Responsable | Utilisateur affecté à la tâche de déclenchement |
| Déclencheur de règle | Utilisateur qui déclenche cette règle |
Action : créez une tâche
L'action Créer une tâche peut utiliser les variables suivantes dans les règles lors de la définition d'une échéance relative une fois que la règle est déclenchée :
| Variable | Description |
|---|---|
| Heure de déclenchement | Heure de déclenchement de cette règle |
| Date de début | La date de début de la tâche déclencheuse |
| Échéance | L'échéance de la tâche déclencheuse |
| Heure de création | Date de création de la tâche de déclenchement |
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