Liens en lecture seule

Vous pouvez créer des liens en lecture seule afin de partager l'accès aux vues chronologie, liste, calendrier et tableau des projets avec l'équipe uniquement et de les partager avec les paramètres de confidentialité de l'organisation au sein des organisations Asana. Qui n'est pas disponible dans les espaces de travail. Ces liens reflètent les dernières mises à jour de projet et constituent une source unique de référence pour toutes les équipes interfonctionnelles, qui restent ainsi sur la même longueur d'onde.

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L'URL et le contenu associé à ces liens en lecture seule ne sont ni recherchables ni indexés dans les moteurs de recherche.

Créer un lien partageable

Des liens en lecture seule sont disponibles pour les vues Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie.

Afin d'obtenir le lien partageable, accédez au projet souhaité et cliquez sur la vue souhaitée. 

  1. Cliquez sur l'icône Créer un lien dans le coin supérieur droit.
  2. Après avoir cliqué sur Créer un lien, l'URL intégrée s'affiche et devient par par défaut un lien actif. Ce lien peut maintenant être partagé avec n'importe qui (même avec des personnes qui n'utilisent pas Asana).
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Les utilisateurs de commentaires seuls ou les invités du projet ne peuvent pas créer de liens en lecture seule.

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À partir de cet écran, vous pouvez :

  1. Consultez le lien
  2. Désactivez le lien
  3. Copiez le lien

Consulter un lien partageable

Consultez votre lien avant de l'envoyer pour voir comment il se présentera pour vos destinataires.

Cliquez sur Aperçu.

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Une fenêtre avec l'aperçu de votre lien s'rsquo ; affichera à l'écran. L'aperçu du lien vous donnera la possibilité de rejoindre le projet.
 
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Les destinataires qui sont membres de l'organisation peuvent rejoindre le projet pour consulter les détails des tâches, créer des nouvelles tâches et collaborer avec l'équipe.

Désactiver un lien partageable

Vous pouvez désactiver votre lien partageable à tout moment. Cela le rend inaccessible à toute personne disposant du lien.

Tout d'abord, cliquez sur le lien Désactiver.

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Ensuite, confirmer la désactivation en cliquant sur le lien Désactiver.
 
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Si la vue en lecture seule est recréée, le lien est actualisé, ce qui signifie que toute personne disposant de l'ancien lien ne pourra pas y accéder.

Activer et désactiver les autorisations à partager des liens

Les administrateurs peuvent accéder aux autorisations de partage de liens dans l'onglet Sécurité de la console d'administration.

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Les administrateurs de l'organisation peuvent activer ou désactiver les liens en lecture seule directement dans la console d'administration, tandis que les administrateurs de division seront invités à ouvrir une demande d'assistance.

 

Les responsables de la facturation des formules d'équipe payantes peuvent contacter le service de service client pour plus d'informations.

Autorisations d'accès des liens en lecture seule

Cette fonctionnalité permet aux super administrateurs et aux utilisateurs de restreindre l'accès aux liens en lecture seule aux membres de leur organisation.

Commandes d'administration

L'avantage est que les super administrateurs ont la possibilité de mettre en œuvre une sécurité des données améliorée pour leur domaine. Les super administrateurs des organisations Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ et Legacy Premium, Business et Legacy Enterprise peuvent toujours désactiver la fonctionnalité de lien en lecture seule pour l'ensemble de leur domaine, ce qui signifie que les utilisateurs ne pourront pas créer ou partager de liens en lecture seule avec quiconque.

Les super administrateurs des organisations Enterprise, Enterprise+ et Legacy Enterprise ont le choix entre deux types d'autorisations d'accès aux liens en lecture seule pour l'ensemble de leur domaine.

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Option 1 : restreindre l'accès aux adresses e-mail associées au domaine de l'organisation

Les liens en lecture seule nouveaux et existants seront définis sur organisation uniquement, nécessitant une authentification avant que l'accès ne soit accordé. La méthode d'authentification requise dépend de la méthode que le super administrateur a définie pour le domaine (authentification unique de Google, tout fournisseur d'identité SAML tel que Okta ou aucune).

Si aucune méthode n'est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s'inscrire à Asana en utilisant l'adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l'accès aux membres de l'organisation.

Les utilisateurs ne peuvent pas rendre visibles des vues en lecture seule avec des utilisateurs n'appartenant pas à l'organisation.

Modifier ce paramètre pour en faire une organisation uniquement peut perturber le fonctionnement des liens en lecture seule déjà partagés avec des utilisateurs extérieurs à l'organisation. Avant tout changement, il est donc recommandé d'en informer les responsables d'équipe et de leur accorder un certain délai pour qu'ils effectuent les ajustements nécessaires au sein de leurs processus.

Option 2 : autoriser les membres du projet à définir les autorisations de partage des liens en lecture seule

En fonction des paramètres configurés par les utilisateurs pour des projets individuels, les liens en lecture seule dans le domaine peuvent être définis sur public sans authentification requise, ou sur organisation uniquement avec authentification requise avant d'accéder à un lien en lecture seule.

Il s'agit de l'option préférée lorsque les utilisateurs du domaine ont un mélange de cas d'utilisation internes et externes pour les liens en lecture seule, tels que le besoin régulier de partager une vue en lecture seule de leur projet avec un partenaire externe, un consultant ou un client potentiel.

Avec cette option, les autorisations pour les vues nouvellement créées seront organisées uniquement par par défaut, mais les membres du projet ont la possibilité de rendre les vues publiques.

Commandes au niveau du projet

Les utilisateurs avec des abonnements Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ et legacy tiers Premium, Business et Legacy Enterprise peuvent définir des autorisations d'accès aux liens en lecture seule pour chaque projet.  

Les utilisateurs peuvent accéder à ces paramètres lorsque le super administrateur active les autorisations de partage de vue de projet en lecture seule à l'échelle du domaine pour les membres.

Cette fonctionnalité permet aux membres du projet de renforcer la sécurité si la vue en lecture seule contient des informations sensibles ou est uniquement destinée à un usage interne. Les paramètres d'autorisations par par défaut pour toutes les nouvelles vues sont restreints aux membres de votre entreprise.

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Les membres de votre entreprise

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet sera interne uniquement, ce qui obligera le destinataire d'un lien en lecture seule à s'authentifier avant d'accéder à la vue en lecture seule. La méthode d'authentification requise dépend de la méthode définie pour le domaine (authentification unique de Google, tout fournisseur d'identité SAML tel qu'Okta ou aucune).

Si aucune méthode n'est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s'inscrire à Asana en utilisant l'adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l'accès aux membres de l'organisation.

Toute personne en possession du lien

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet sera public, aucune authentification n'étant requise pour accéder à la vue en lecture seule. Cette option est recommandée si les liens en lecture seule sont partagés en externe, par exemple avec des clients, des fournisseurs ou des membres du public.

Authentification pour les destinataires de liens en lecture seule

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d'autorisation sont réservés à l'organisation peuvent y accéder au moyen d'une authentification.

Les membres de votre organisation disposant d'un compte Asana peuvent s'authentifier en se connectant à leur compte Asana.

Les membres de votre organisation ne disposant pas d'un compte Asana peuvent s'authentifier de deux façons :

  • Tout d'abord, assurez-vous que les membres de votre organisation ont accès à Asana via le fournisseur d'identité de votre domaine (par exemple, Okta, Google SSO). Une fois cette option définie, ils peuvent s'authentifier à la réception d'un lien en lecture seule. La création d'un compte Asana n'est pas nécessaire. Les destinataires d'un lien en lecture seule s'authentifiant au moyen du fournisseur pour accéder au lien ne sont pas considérés comme des membres à part entière.

  • En créant un compte Asana avec une adresse e-mail appartenant au domaine de l'entreprise, si l'organisation n'a pas défini de fournisseur d'identité.

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d'autorisation permettent l'accès à l'affichage en lecture seule peuvent y accéder sans s'authentifier.

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