Aperçu
Vous pouvez créer des liens en lecture seule afin de partager l'accès aux vues chronologie, liste, calendrier et tableau des projets publics au sein des organisations Asana, mais pas dans les espaces de travail. Ces liens reflètent les dernières mises à jour de projet et constituent une source unique de référence pour toutes les équipes interfonctionnelles, qui restent ainsi sur la même longueur d'onde.
Les liens en lecture seule ne sont pas disponibles au sein des espaces de travail.
Obtenir le lien partageable en vue chronologie
Afin d'obtenir le lien partageable, cliquez sur Créer un lien sur la vue chronologie de votre projet.
L'URL et le contenu associé à ces liens en lecture seule ne sont ni recherchables ni indexés dans les moteurs de recherche.
Ensuite, cliquez sur Copier le lien.
Une fois qu'un lien partageable est créé, la chronologie affichera Lien actif et le lien pourra être partagé avec n'importe qui (même les utilisateurs non-Asana), prévisualisé ou désactivé.
Les utilisateurs de commentaires seuls ou les invités du projet ne peuvent pas créer de liens en lecture seule.
Consulter le lien partageable
Consultez votre lien avant de l'envoyer pour voir comment il se présentera pour vos destinataires.
Cliquez sur Aperçu.
Une fenêtre avec l'aperçu de votre lien s'rsquo ; affichera à l'écran.
Les destinataires qui sont membres de l'organisation peuvent rejoindre le projet pour consulter les détails des tâches, créer des nouvelles tâches et collaborer avec l'équipe.
Désactiver le lien partageable
Vous pouvez désactiver votre lien partageable à tout moment. Cela le rend inaccessible à toute personne disposant du lien.
Tout d'abord, cliquez sur le lien Désactiver.
Ensuite, confirmer la désactivation.
Si la vue chronologique en lecture seule est recréée, le lien est actualisé, ce qui signifie que toute personne disposant de l'ancien lien ne pourra pas y accéder.
Obtenir le lien partageable en vue calendrier
Pour obtenir le lien partageable, cliquez sur l'icône Créer un lien dans la vue calendrier de votre projet. Vous pourrez ensuite copier le lien et le partager.
Obtenir le lien partageable en vue tableau
Les liens en lecture seule sont également disponibles en vue tableau. Pour obtenir le lien partageable, cliquez sur l'icône Créer un lien sur la vue tableau de votre projet. Vous pourrez ensuite copier le lien et le partager.
Obtenir le lien partageable en vue liste
Vous pouvez désormais créer des liens en lecture seule en vue Liste, comme en vue Chronologie, Tableau ou Calendrier.
Afin d'obtenir le lien partageable, accédez au projet souhaité et cliquez sur « Vue liste ». Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône Créer un lien.
Ce lien est accessible à tous les collaborateurs, membres d'Asana ou non.
Après avoir cliqué sur Créer un lien, l'URL intégrée s'affiche et devient par défaut un lien actif.
À partir de cet écran, vous pouvez :
- Jetez un coup d'œil au lien
- Désactivez le lien
- Copiez le lien
Aperçu du lien de la vue Liste
L'aperçu du lien vous offrira la possibilité de rejoindre le projet
Désactiver le lien partageable en vue liste
Cliquez sur Désactiver le lien pour supprimer définitivement le lien en lecture seule.
Activer et désactiver les autorisations à partager des liens
Les administrateurs peuvent accéder aux autorisations de partage de liens dans l'onglet Sécurité de la console d'administration.
Les administrateurs de l'organisation peuvent activer ou désactiver les liens en lecture seule directement dans la console d'administration, tandis que les administrateurs de division seront invités à ouvrir une demande d'assistance.
Les responsables de la facturation des formules d'équipe payantes peuvent contacter le service client pour plus d'informations.
Autorisations d'accès des liens en lecture seule
Les super administrateurs et utilisateurs peuvent restreindre l'accès aux liens en lecture seule aux membres de leur organisation grâce à la fonctionnalité de gestion des autorisations.
Commandes d'administration
Cette fonctionnalité permet aux super administrateurs de renforcer la sécurité des données de leur domaine. Les super administrateurs des organisations Premium, Business ou Enterprise peuvent toujours désactiver la fonctionnalité de lien en lecture seule pour l'ensemble de leur domaine, ce qui signifie que les utilisateurs ne pourront pas créer ou partager des liens en lecture seule avec qui que ce soit.
Les super administrateurs des organisations Enterprise ont le choix entre deux types d'autorisations d'accès aux liens en lecture seule pour l'ensemble de leur domaine.
Option 1 : restreindre l'accès aux adresses e-mail associées au domaine de l'organisation
Chaque lien en lecture seule nouveau et existant dans le domaine sera défini sur organisation uniquement, nécessitant une authentification avant que l'accès ne soit accordé. La méthode d'authentification requise dépend de la méthode que le super administrateur a définie pour le domaine (authentification unique de Google, tout fournisseur d'identité SAML tel que Okta ou aucune).
Si aucune méthode n'est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s'inscrire à Asana en utilisant l'adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l'accès aux membres de l'organisation.
Lorsque ce paramètre est activé, les utilisateurs ne peuvent pas rendre visibles des vues en lecture seule avec des utilisateurs n'appartenant pas à l'organisation.
Modifier ce paramètre pour en faire une organisation uniquement peut perturber le fonctionnement des liens en lecture seule déjà partagés avec des utilisateurs extérieurs à l'organisation. Avant tout changement, il est donc recommandé d'en informer les responsables d'équipe et de leur accorder un certain délai pour qu'ils effectuent les ajustements nécessaires au sein de leurs processus.
Option 2 : autoriser les membres du projet à définir les autorisations de partage des liens en lecture seule
En fonction des paramètres configurés par les utilisateurs pour des projets individuels, les liens en lecture seule dans le domaine peuvent être définis sur public sans authentification requise, ou sur organisation uniquement avec authentification requise avant d'accéder à un lien en lecture seule.
C'est l'option préférée lorsque les utilisateurs du domaine ont un mélange de cas d'utilisation internes et externes pour les liens en lecture seule, tels que le besoin régulier de partager une vue en lecture seule de leur projet avec un partenaire externe, un consultant ou un client potentiel.
Avec cette option, les autorisations pour les vues nouvellement créées ne seront organisationnelles que par défaut, mais les membres du projet auront la possibilité de rendre les vues publiques s'ils le souhaitent.
Commandes au niveau du projet
Les utilisateurs avec une formule Premium, Business et Enterprise peuvent désormais définir des autorisations d'accès aux liens en lecture seule pour chaque projet. Ces paramètres sont disponibles pour les utilisateurs si le paramétrage du domaine par le super administrateur permet aux membres de définir les autorisations de partage de vue de projet en lecture seule.
Cette fonctionnalité permet aux membres du projet de renforcer la sécurité si la vue en lecture seule contient des informations sensibles ou est uniquement destinée à un usage interne. Les paramètres d'autorisations par défaut pour toutes les nouvelles vues sont restreints aux membres de votre entreprise.
Rendre le lien en lecture seule accessible aux membres de votre entreprise
Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet est interne, ce qui oblige le destinataire d'un lien en lecture seule à s'authentifier avant de pouvoir accéder à la vue en lecture seule. La méthode d'authentification requise dépend de la méthode que le super administrateur a définie pour le domaine (authentification unique de Google, tout fournisseur d'identité SAML tel que Okta ou aucune).
Si aucune méthode n'est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s'inscrire à Asana en utilisant l'adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l'accès aux membres de l'organisation.
Rendre le lien en lecture seule accessible à tout utilisateur disposant du lien
Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet sera public, aucune authentification n'étant requise pour accéder à la vue en lecture seule. Il s'agit de l'option préférée pour les liens en lecture seule à partager en externe, par exemple avec des clients, des fournisseurs ou des membres du public.
Authentification pour les destinataires de liens en lecture seule
Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d'autorisation sont réservés à l'organisation peuvent y accéder au moyen d'une authentification.
Les membres de votre organisation disposant d'un compte Asana peuvent s'authentifier en se connectant à leur compte Asana.
Les membres de votre organisation ne disposant pas d'un compte Asana peuvent s'authentifier de deux façons :
-
Tout d'abord, assurez-vous que les membres de votre organisation ont accès à Asana via le fournisseur d'identité de votre domaine (par exemple, Okta, Google SSO). Une fois cette option définie, les membres de votre organisation peuvent s'authentifier dès réception d'un lien en lecture seule. La création d'un compte Asana n'est pas nécessaire. Les destinataires d'un lien en lecture seule s'authentifiant au moyen du fournisseur pour accéder au lien ne sont pas considérés comme des membres à part entière.
-
En créant un compte Asana avec une adresse e-mail appartenant au domaine de l'entreprise, si l'organisation n'a pas défini de fournisseur d'identité.
Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d'autorisation permettent l'accès à l'affichage en lecture seule peuvent y accéder sans s'authentifier.
Vous aimez ce que vous voyez ? Profitez dès aujourd'hui d'un essai Asana gratuit de 30 jours. Essayez gratuitement.