Jusqu'ici, la plupart des utilisateurs d'Asana avaient le choix entre trois formules lorsqu'ils décidaient de passer à une formule payante. Il fallait choisir entre payer pour un espace de travail, pour une équipe individuelle au sein d'une organisation ou pour une organisation tout entière. Cette offre fonctionne bien pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, pour les grandes entreprises, il n'est pas toujours possible de s'engager pleinement dans une formule d'organisation complète, et les formules d'équipe ne sont pas tout à fait adaptées non plus. Grâce aux formules de divisions, il est désormais possible de souscrire pour un sous-ensemble de votre entreprise. Vous avez donc une bonne visibilité et un bon contrôle sur les individus pour lesquels vous payez et sur les données qui sont incluses. Si vous êtes intéressé par la création d'une division au sein de votre organisation, veuillez contacter notre service commercial.
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Accéder à la console d'administration des divisions
Pour accéder à la console d'administration des divisions de votre organisation
- Cliquez sur votre photo de profil
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Console d'administration.
Seul le responsable de la facturation d'une division peut accéder à la console d'administration de la division, mais il peut accorder l'accès administrateur à un autre membre de l'équipe de la division.
Gestion de tous les membres d'une division
Depuis l'onglet Membres, vous pouvez :
- Retirer des membres de votre division uniquement, ou de l'organisation entièrement, en passant le curseur de votre souris sur le nom d'un membre et en cliquant sur Retirer
- Inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe au sein de votre division.
Retirer un utilisateur de votre division
Les administrateurs de division peuvent supprimer des utilisateurs de leur division via l'onglet Membres de la console d'administration de la division. Retirer un utilisateur de la division ne désactivera pas le compte de l'utilisateur, et cette action ne supprimera pas non plus l'utilisateur de l'organisation. La suppression d'un membre de l'organisation d'une division veillera à ce qu'il n'occupe pas de place dans une formule payante. Les voyageurs peuvent être supprimés de la même manière.
La suppression d'un utilisateur d'une division ne supprime pas l'utilisateur de l'organisation, ni des autres équipes ou divisions dont il fait partie. Reportez-vous à la section Désactivation d'un membre de l'organisation via la console d'administration de la division ci-dessous pour savoir comment désactiver un membre de l'organisation à la place.
Désactivation d'un membre de l'organisation via la console d'administration de la division
Pour retirer un membre de votre organisation depuis la console d'administration des divisions, accédez à l'onglet Membres de votre console d'administration.
Recherchez le nom de la personne en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.
Depuis l'onglet suivant, vous pouvez :
- Choisissez le membre à qui vous souhaitez réattribuer les tâches
- Cliquez sur Retirer pour confirmer la désactivation
Le statut Retiré s'affiche alors dans votre liste de membres.
Qu'advient-il des tâches attribuées à un utilisateur désactivé ?
Une fois que vous avez désactivé un utilisateur de votre organisation depuis votre console d'administration des divisions, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer ces tâches à un autre membre de votre division ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à l'utilisateur qui saura les gérer au mieux.
Si nécessaire, une solution simple pour déléguer consiste à sélectionner plusieurs tâches supprimées, ce qui vous permet d'effectuer des actions de masse sur les tâches et même de les attribuer en bloc à vous-même ou à d'autres membres de la division.
La date de la désactivation s'affiche dans la colonne Dernière activité.
Réintégrer un membre désactivé
Réintégrez un membre désactivé en trouvant son nom dans votre onglet Membres. Cliquez ensuite sur les trois points et sélectionnez Restaurer.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Rétablir.
Si la réactivation échoue, l'administrateur de votre division reçoit une tâche l'invitant à contacter l'équipe d'assistance.
Filtrer par type de membre
Dans l'onglet Membres de votre console d'administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre de type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, Membre, Invité, Invité ou Retiré.
Créer une nouvelle équipe au sein d'une division
Vous pouvez à tout moment créer une équipe au sein d'une division, directement depuis la console d'administration.
Pour créer une nouvelle équipe au sein d'une division :
- Cliquez sur Ajouter des équipes depuis l'onglet Équipes dans la console d'administration
- Faites défiler la liste jusqu'en bas et cliquez sur Créer une nouvelle équipe.
Depuis la boîte de dialogue créer une nouvelle équipe, vous pouvez :
- Saisir un nom d'équipe
- Inviter les membres de l'équipe
- Définissez l'équipe comme Privée ou Adhésion sur demande, puis cliquez sur le bouton Créer une équipe
Gérer les équipes d'une division
Le responsable de la facturation peut à tout moment ajouter des équipes à sa division, ou en retirer. Ils peuvent également modifier les paramètres de chaque équipe directement depuis la console d'administration.
Les administrateurs d'une division n'ont pas besoin d'être membres de toutes les équipes de cette division. Les administrateurs peuvent également ajouter à la division des équipes sous formule gratuite appartenant à leur organisation.
Ajouter une équipe à votre division
Pour ajouter des équipes à une division :
- Accédez à l'onglet Équipes dans la console d'administration
- Sélectionner Ajouter des équipes
Il n'est pas possible d'ajouter une équipe à une division si celle-ci dispose déjà d'un abonnement ou d'une période d'essai. Si vous devez supprimer la période d'essai ou l'abonnement d'une équipe afin de la déplacer dans une division, le responsable de la facturation devra annuler la période d'essai ou l'abonnement en question. N'hésitez pas à contacter l'équipe d'assistance si vous avez besoin d'aide.
Depuis la fenêtre contextuelle Ajouter des équipes :
- Sélectionnez les équipes de votre organisation que vous souhaitez ajouter à la division
- Cliquez ensuite sur Ajouter des équipes.
Une équipe ne peut pas se trouver dans une division qui est publique pour l'organisation. Les équipes au sein des divisions sont privées ou à adhésion sur demande.
Retirer une équipe de votre division
Pour retirer une équipe d'une division :
- Passez le curseur de votre souris sur l'équipe concernée et cliquez sur les trois points qui s'affichent.
- Sélectionner Retirer l'équipe de la division
Vous devez retirer une équipe d'une division avant de pouvoir la supprimer.
Exporter les données d'équipe au format CSV
Les administrateurs d'une division peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l'onglet Équipes de la console d'administration.
Depuis la console d'administration :
- Accédez à l'onglet Équipes
- Cliquez sur Exporter en CSV
Vous recevrez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.
Administrateurs multiples
Plusieurs administrateurs peuvent être désignés au sein d'une division. Les administrateurs d'une division peuvent nommer administrateurs d'autres membres de la division, et n'ont plus besoin de faire partie de chaque équipe de la division.
Cette fonctionnalité est adaptée aux divisions étendues, où un seul membre ne pourrait s'occuper de l'ensemble des tâches d'administration.
Pour accorder l'accès administrateur :
- Cliquez sur Modifier les paramètres du profil
Ensuite, sous le type d'adhésion, sélectionnez Administrateur, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Accorder l'accès administrateur à partir de l'onglet Sécurité
Vous pouvez ajouter un autre administrateur et afficher les administrateurs de votre division.
Dans l'onglet Sécurité de la console d'administration :
- Accédez à Paramètres supplémentaires
- Accédez à l'accès administrateur et cliquez sur la flèche
La fenêtre qui s'affiche vous invite à ajouter un administrateur. Vous êtes ensuite redirigé vers la liste des membres où vous pouvez définir à quel membre vous souhaitez accorder l'accès administrateur.
Gérer la facturation d'une division
Depuis l'onglet Facturation, vous pouvez :
- Visualiser et modifier les détails de votre formule
- Modifier vos informations de paiement
- Visualiser et télécharger votre dernière facture.
Facturation en libre-service
Les responsables de la facturation bénéficient d'un accès complet à la gestion de la facturation. Ils peuvent consulter les informations relatives au compte, ajouter ou supprimer des places, modifier les détails du compte et gérer librement leurs factures.
Ils peuvent également modifier la fréquence de la facturation de « mensuelle » à « annuelle » et désigner un autre membre en tant que responsable de la facturation.
Le responsable de la facturation est le seul utilisateur autorisé à modifier la taille de la formule et les informations de paiement. Les administrateurs peuvent ajouter ou retirer des membres, ainsi que des équipes.
Comment augmenter ou réduire le nombre de places ?
Dans la section Places utilisées de la page de facturation, vous pouvez : visualiser le nombre de places restantes dans votre division et le nombre de places que compte votre formule, augmenter ou réduire le nombre de places.
Ajouter ou retirer des places d'une formule à facturation par carte bancaire
Ajouter ou retirer des places d'une formule à facturation manuelle
Les Informations de paiement de la page de facturation vous indiquent si vous bénéficiez d'une facturation manuelle ou si vous effectuez vos paiements par carte bancaire.
Comment ajouter la fréquence de facturation pour les divisions en libre-service ?
Depuis l'onglet Facturation, vous pouvez passer à une formule annuelle. Pour ajuster, il vous suffit de cliquer sur le bouton Passer en mode annuel.
Comment changer de responsable de la facturation ?
Ce processus permet aux responsables de la facturation de réattribuer ce rôle à un autre utilisateur appartenant à la division. Le nouveau responsable de la facturation doit être membre de cette division. Les invités de l'organisation ne peuvent pas devenir responsables de la facturation.
Depuis l'onglet Facturation de la console d'administration :
- Rendez-vous dans la section Responsable de la facturation et cliquez sur Modifier le responsable de la facturation.
- Saisissez le nom ou l'adresse e-mail du prochain responsable de la facturation ou sélectionnez-en un dans le menu déroulant
- Une fois votre choix effectué, cliquez sur Modifier le responsable de la facturation pour confirmer.
L'ancien responsable de la facturation restera administrateur de la division, mais ne sera plus responsable des questions de facturation pour cette formule. Chaque administrateur de la division peut retirer les autorisations des autres administrateurs si nécessaire.
SAML pour les divisions d'Enterprise
Le SAML est une norme qui permet à Asana de s'intégrer aux systèmes d'authentification unique des entreprises, comme Okta, OneLogin ou Microsoft Active Directory. Le SAML est disponible pour les organisations Enterprise et peut également être activé ou requis pour les membres d'une formule de division Enterprise. Pour cela, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.