Disponible sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
Le générateur de processus aide à coordonner le travail entre les équipes en automatisant les processus de votre équipe pour fluidifier le travail. Le générateur de processus est conçu pour créer des processus plus performants, grâce à un outil intuitif, grâce auquel vous faites le lien entre vos équipes, organisez le travail et rationalisez vos projets, le tout au même endroit. Dans les processus, vous pouvez communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment, ce qui signifie que votre équipe peut se concentrer sur l'accomplissement du travail qui compte vraiment.
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Création d'un processus avec le générateur de processus
Le générateur de processus vous propose plusieurs options pour ajouter des tâches à votre projet. Vous pouvez sélectionner des sources de réception ou n'en choisir aucune.
Notez que toute personne ayant accès au projet pourra également y ajouter des tâches manuellement.
- Envoi de formulaire : créez un formulaire dont les réponses seront converties en tâches.
- Modèle de tâche : créez un modèle pour standardiser les tâches en quelques clics.
- À partir d'autres applications : autorisez une autre application à ajouter des tâches à ce projet.
Pour sélectionner une source de réception, cliquez sur le menu déroulant de la fenêtre de réception.
Pour en savoir plus sur la configuration des formulaires en tant que source de réception, consultez l'article du guide relatif à la création des formulaires. Pour en savoir plus sur la configuration des modèles de tâches, consultez l'article du guide relatif à la création des modèles de tâches
Sections
Utilisez des sections comme étapes, comme Prêt, en cours et Terminé, pour suivre un processus spécifique. Ces fiches de section sur le générateur de flux de travail correspondent directement aux sections dans les affichages des tâches (c'est-à-dire sur vos affichages Liste et tableau). Nous vous recommandons de configurer des sections qui correspondent à des étapes séquentielles du travail au sein de votre projet, par exemple : Triage, En en cours, Nécessaire à l'approbation, terminé. Cela permet à chaque membre du projet de voir facilement à quel stade se trouve une tâche.
Créer une nouvelle section
Cliquez sur le bouton + pour ajouter une section supplémentaire. Vous pouvez ensuite ajouter des règles pour cette section et attribuer des déclencheurs à ces règles. Vous devrez créer des règles pour deux instances automatiques dans une section :
Déclencheurs : quand ou pourquoi une tâche est déplacée automatiquement vers cette section. Vous pouvez choisir cette règle de transition à partir d'une liste d'options dans le volet de droite. Par exemple : « À l'approche d'une échéance, → passer à à venir » ou « À la fin d'une tâche, → passer à terminé »
Actions : vous devrez ensuite décider ce qui se passe automatiquement lorsque des tâches sont déplacées dans cette section. Par exemple : si des collaborateurs doivent être ajoutés, si la tâche doit avoir un certain responsable, si un commentaire doit être ajouté, etc. Comme ci-dessus, vous pouvez choisir parmi la liste de règles recommandées ou créer une règle personnalisée à l'aide du bouton Plus d'actions.
Pour en savoir plus sur la définition des règles sur Asana, consultez notre article consacré aux règles
Gérer les sections existantes
Pour modifier le nom d'une section, y ajouter des règles ou la supprimer, cliquez sur les trois points à droite du titre de la section concernée.Rapports de processus
En vue tableau de bord, vous avez également accès aux métadonnées des sections de votre projet (ex. : nombre de tâches non terminées dans cette section), dont vous pouvez suivre l'évolution dans le temps.
Faire un glisser-déposer
Vous pouvez faire glisser des sections pour réorganiser votre travail ou le faire passer d'une étape à l'autre. Les membres du projet peuvent modifier la disposition des sections si nécessaire.
Volet Personnaliser
Ajoutez des éléments de flux de travail globaux via le panneau Personnaliser sur la droite de l'écran, notamment :
- Champs personnalisés
- Règles globales qui s'appliquent au-delà d'une section particulière du flux de travail
- Applications (par exemple, Slack ou Microsoft Teams)
- Formulaires
- Modèles de tâche
Intégration d'application dans le générateur de processus
Ajoutez-y des applications externes pour créer des tâches sur Asana.
Pour ajouter une application à votre processus en tant que source de réception :
- Cliquez sur Depuis d'autres applications
Dans la liste, cliquez sur l'application à configurer.
Les applications déjà enregistrées comme sources de réception pour vos projets ou celles dont l'utilisation n'est pas autorisée par l'administrateur ne s'affichent pas dans le menu.
Vous pouvez être redirigé vers le site Web de l'application pour en terminer l'installation.
Pour terminer l'installation, vous devez suivre les étapes suivantes sur l'application externe :
- Configurez l'application Asana sur [nom de l'application]
- Utilisez l'application pour ajouter des tâches à [project]
Une fois ces étapes franchies, l'application devrait s'afficher dans le générateur de processus.
En attendant que vous ayez franchi toutes ces étapes, Asana affichera un message vous demandant de terminer la configuration de l'application.
Vous pouvez également ajouter des applications au générateur depuis le menu Personnaliser, en cliquant sur le bouton d'application.
Toute application externe ajoutant de nouvelles tâches sur Asana apparaît à cet endroit, même si sa configuration a été réalisée en dehors du module Source de l'application.
Indicateurs de flux de travail du temps passé dans l'étape
Grâce aux indicateurs « Temps passé dans l'étape », vous pouvez désormais suivre facilement le temps nécessaire à votre équipe pour passer d'une étape à l'autre d'un processus de travail. Ces indicateurs de processus permettent d'identifier les points de blocage et de déterminer le temps requis pour faire progresser travail. Si les tâches stagnent à une étape spécifique, vous le verrez et pourrez adapter vos processus en conséquence.
Il existe deux façons d'utiliser les rapports et les tableaux de bord pour visualiser les données sur les indicateurs de processus : le temps dans la section et le temps dans le champ personnalisé.
Temps passé dans la section
Si votre processus nécessite de déplacer des tâches dans différentes sections au sein de votre projet Asana, générer des rapports sur le Temps passé dans la section vous aidera à déterminer le rythme auquel les tâches passent d'une section à l'autre avant leur achèvement.
Ce graphique montre la durée pendant laquelle les tâches restent dans chaque section du projet. Dans cet exemple, les tâches ont passé 6 jours et 3 heures dans la section Planification. Vous pouvez également filtrer les données par responsable ou par échéance, entre autres.
Temps passé dans le champ personnalisé
Certains processus utilisent des champs personnalisés pour indiquer que le travail peut passer à l'étape suivante. La création de rapports sur le « Temps passé dans le champ personnalisé » quantifie le temps qu'une tâche a passé dans une étape particulière, en fonction des valeurs du champ personnalisé sélectionné.
À titre d'exemple, le graphique ci-dessus porte sur un projet qui contient un champ personnalisé nommé Étape d'achèvement
Le champ personnalisé Étape d'achèvement a été défini avec 4 valeurs possibles : Pas encore commencé, En cours, Bloqué et Terminé. Le graphique indique le temps total pendant lequel les tâches ont conservé la valeur de champ personnalisé Bloqué.
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