Préparation des données pour l'importation CSV

Lancez-vous rapidement sur Asana en utilisant vos propres données, en toute simplicité. L'importateur CSV vous aide à déplacer votre flux de travail de tableurs tels qu'Excel ou Smartsheet à Asana, pour vous permettre de commencer à travailler immédiatement sur tous vos projets. Vous pouvez également importer des données depuis d'autres outils de gestion du travail.

Lorsque vous préparez vos données pour l'importation CSV sur Asana, il est essentiel de vous assurer que votre fichier CSV est correctement formaté. Vous trouverez ci-dessous des étapes détaillées et des conseils importants pour vous aider à importer avec succès vos données.

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Organisez les données de votre feuille de calcul

CSV file for import.png

L'ordre des colonnes de votre fichier CSV doit être précis. Le nom de la tâche doit être la première colonne, suivie de la description, des sections et du Responsable. Suivez l'ordre ci-dessous pour les autres champs.

  1. Nom : utilisez cette colonne pour les noms des tâches de votre projet.
  2. Description : utilisez cette colonne pour ajouter les détails et le contexte de la tâche.
  3. Section : une fois que vous avez déplacé manuellement les tâches dans la section ou la colonne souhaitée, une nouvelle section est créée.
  4. Responsable : attribuez un responsable unique à chaque tâche en y ajoutant l'adresse e-mail d'un utilisateur Asana de votre espace de travail ou organisation. Vous ne pouvez attribuer qu'un seul utilisateur par tâche créée sur Asana.
  5. Collaborateurs : pour chaque tâche, vous pouvez ajouter plusieurs collègues en tant que collaborateurs en renseignant les adresses e-mail valides d'utilisateurs Asana de votre espace de travail ou organisation dans une autre colonne. Veillez à les séparer avec une virgule et à ne pas ajouter d'espaces entre les adresses.
  6. Date de début : ajoutez une colonne distincte pour les dates de début (fonctionnalité disponible avec les formules payantes). Si vous ne disposez pas d'une formule payante, les informations de la colonne Date de début apparaîtront dans la description de votre tâche.
  7. Échéance : utilisez le format de date américain standard (mois/jour/année) pour suivre l'échéance de chaque tâche.
  8. Type : choisissez « Jalon » pour différencier les jalons des tâches de votre projet.
  9. Dépendants : permet de spécifier les dépendances entre les tâches. Pour spécifier des dépendances via l'importateur CSV, consultez cet article du Centre d ´ aide.
  10. Autres informations : les informations des colonnes supplémentaires sont listées de haut en bas dans le champ de description de la tâche, suivant l'ordre des colonnes.
  11. Tâche parente : lors de l'importation de sous-tâches, il est essentiel de les lier correctement à leur tâche parente. Ceci est particulièrement important lors de la migration à partir d'outils comme Smartsheet, qui peut avoir plusieurs niveaux de sous-tâches. Assurez-vous que le nom est exact pour que les sous-tâches soient liées à la tâche parente correcte. Pour obtenir des conseils sur la configuration, veuillez consulter cet article du Centre d ´ aide. Les tâches parentes doivent être répertoriées avant la sous-tâche dans les lignes. 

* * Autres informations : * * les informations des colonnes complémentaires sont listées de haut en bas dans le champ de description de la tâche, suivant l'ordre des colonnes. Un nouveau champ texte sera créé à la place.

Veillez à inclure systématiquement un en-tête comprenant les noms des colonnes, afin que l'importateur CSV puisse reconnaître le type de données importées. Les en-têtes doivent utiliser la casse de titre.

Éviter les petites erreurs

Même les plus petites erreurs peuvent affecter le processus d'importation. Par exemple, un espace ou une période après un numéro peut causer des problèmes. Si vous avez 1 000 lignes et qu'une ligne contient un espace ou un caractère supplémentaire, elle ne sera pas importée correctement en tant que champ personnalisé numérique.

Champs personnalisés

Lors de la création d'un nouveau projet via l'importateur CSV, les champs personnalisés sont locaux et non globaux. Pour utiliser ces champs pour les rapports ou les importations futures, convertissez-les en champs personnalisés globaux.

Comme solution de contournement, vous pouvez effectuer une importation, convertir vos champs locaux en champs personnalisés globaux, puis dupliquer le projet sans tâches ni sections pour ne conserver que les champs globaux, puis importer le fichier CSV suivant dans ce projet. Assurez-vous que les options de champ personnalisé correspondent exactement pour éviter de créer des champs personnalisés locaux en double.

Valeurs à choix multiple

Pour être détectées en tant qu'options multiples, les valeurs à sélection multiple doivent comporter une virgule (",") entre elles. Si cela n'est pas le cas, toutes les options sont importées sous la forme d'un seul bloc de texte. Cette mise en forme doit être effectuée manuellement avant l'importation.

Importer une feuille de calcul dans Asana

Il y a trois manières d'importer des données dans Asana depuis un fichier CSV :

  1. Créer un projet depuis une équipe
  2. Utiliser le bouton d'ajout rapide
  3. Passer par le menu déroulant d'un projet existant

L'importation de données au format CSV ne mettra pas à jour les tâches existantes au sein du projet. L'importateur CSV peut uniquement ajouter des tâches à un projet.

Créer un projet pour une équipe

Import from teams.gif

  1. Accédez à la barre latérale.
  2. Cliquez sur la flèche à côté du nom de l'équipe
  3. Cliquez sur Créer un projet.
  4. Sélectionner Importer une feuille de calcul
  5. Sélectionnez un fichier CSV à importer
  6. Cliquez sur Apporter des modifications
  7. Cliquez sur Continuer vers le projet

Utilisation du bouton d'ajout rapide

Import using quick add button.gif
  1. Cliquez sur le bouton Ajout rapide.
  2. Sélectionner un projet
  3. Ajouter les détails de votre projet
  4. Cliquer sur Sélectionner le fichier à importer
  5. Sélectionnez un fichier CSV
  6. Cliquez sur Apporter des modifications
  7. Cliquez sur Continuer vers le projet

Passer par le menu déroulant d'un projet existant

Upload a CSV using the drop-down menu.png

  1. Cliquez sur le menu déroulant situé à côté du nom du projet
  2. Passez le curseur de votre souris sur Importer
  3. Cliquez sur CSV
  4. Sélectionnez un fichier CSV à importer
  5. Cliquez sur Apporter des modifications
  6. Cliquez sur Continuer vers le projet

Consulter un aperçu de votre projet

Après avoir sélectionné votre fichier à importer, vous pouvez prévisualiser votre projet et y apporter des modifications si nécessaire.

Cliquez toujours sur Apporter des modifications avant de terminer l'importation. Cette étape vous permet d'examiner les données et de corriger les erreurs ou de modifier les types de champs personnalisés. Si le type de champ personnalisé souhaité n'est pas disponible, il indique un problème de mise en forme dans le fichier CSV qui doit être corrigé.

Previewing your csv import.png

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