Disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
L'intégration ServiceNow Spoke d'Asana permet aux entreprises d'intégrer facilement Asana à leurs processus interoutils déjà en place et de réduire la charge de travail manuel nécessaire pour collaborer efficacement.
Les équipes des opérations et services informatiques qui se servent de ServiceNow pour automatiser leurs processus peuvent créer un flux afin de déclencher une tâche, un projet ou une approbation sur Asana. Parmi ces déclencheurs, on trouve par exemple le transfert de demandes de clients à l'équipe d'assistance concernée, la création de suivis pour les demandes informatiques ou RH internes, l'approbation d'un budget ou la résolution d'un problème de gestion de la paie par le service financier ou les RH.
Conditions préalables à l'installation de l'intégration ServiceNow
L'intégration de ServiceNow nécessite un compte Asana Advanced ou un ancien niveau Business qui donne accès à tous les projets qui doivent être utilisés dans les actions Asana. Toutes les demandes adressées à Asana seront effectuées dans le cadre de ce compte.
Étapes pour installer l'intégration ServiceNow
- Dans ServiceNow, recherchez et installez le Spoke Asana à partir de la boutique ServiceNow.
- Sur sur Asana, créez une nouvelle application OAuth en suivant les étapes ci-dessous. Des étapes plus détaillées sont disponibles ici.
- Créez une nouvelle application OAuth en cliquant sur votre photo de profil, puis en accédant à Mes paramètres > Applications > Gérer les applications de développeurs > b
- Fournissez un nom d'application (par exemple, ServiceNow) et acceptez les conditions d'utilisation de l'API.
- Cliquez sur Créer une application et notez l'ID client, le secret client et l'entrée des URL de redirection.
- Ajoutez votre lien de redirection d'instance ServiceNow au champ URL de redirection au format suivant : https ://{instance-name-here}/oauth_redirect.do et cliquez sur Ajouter
- Dans ServiceNow, accédez à System OAuth (Système OAuth) > Registre d'application
- Recherchez l'enregistrement du fournisseur Asana OAuth et ouvrez-le.
- Remplacez {instance-name-here} dans le champ URL d'autorisation par votre nom d'instance ServiceNow.
- Dans le champ ID client, remplacez {asana-application-client-id-here} par l'ID client de votre application Asana créé à l'étape 2.
- Dans le champ Secret client, remplacez {asana-application-client-secret-here} par le secret client de votre application Asana, également créé précédemment à l'étape 2.
- Dans ServiceNow, accédez à System Web Services (Services Web système) > Outbound (Sortant) > Rest Message (
- Trouvez l'enregistrement Asana et ouvrez-le.
- Cliquez sur le lien Obtenir un jeton OAuth pour recevoir les jetons avec succès
Connexion des systèmes externes
Composants d'intégration requis : services Web
Étapes de création d'un utilisateur d'intégration dédié (administrateur de l'intégration)
Attribuez le rôle x_asana_asana.asana_integration_admin à l'utilisateur. Assurez-vous que l'utilisateur a également les trois rôles système suivants :
- flow_designer : l'utilisateur doit être en mesure de créer et de modifier des flux pour utiliser les actions Asana
- web_service_admin : l'utilisateur doit pouvoir ouvrir le message REST Asana des intégrations sortantes pour recevoir des jetons
- oauth_admin : l'utilisateur doit être en mesure d'ajouter des informations d'identification et des liens vers le fournisseur Asana OAuth et cliquer sur le bouton Obtenir le jeton OAuth dans les intégrations sortantes Asana REST
Étapes pour les utilisateurs réguliers :
L'administrateur d'intégration Asana doit définir Exécuter comme : utilisateur système dans les propriétés du flux/sous-flux s'il doit s'exécuter pour les utilisateurs réguliers sans accès à la table d'identifiants OAuth.
Si le flux/sous-flux doit s'exécuter dans le contexte de l'utilisateur régulier actuel :
- Un administrateur ServiceNow doit accéder à Tables/OAuth Credential/Controls et activer les règles de Sécurité (ACL).
- Créer un rôle qui fournit un accès en lecture au tableau des identifiants OAuth.
- L'administrateur de l'intégration Asana doit ensuite définir Exécuter avec rôle(s) : votre rôle créé avec un accès en lecture au tableau des identifiants OAuth dans les propriétés du processus.
Tester la configuration
- Pour vérifier la connexion et assurer une configuration réussie, l'utilisateur d'intégration Asana peut créer un sous-flux dans le Concepteur de processus.
- Ajoutez l'action Obtenir les données de tâche depuis l'application Asana et entrez un ID de tâche Asana valide.
- Cliquez sur Terminer et tester.
- Dans la fenêtre modale, cliquez sur Exécuter le test.
- Après l'exécution du test, cliquez sur Votre test est terminé. Voir les détails d'exécution du sous-flux.
Les détails d'exécution du sous-flux doivent contenir l'étape Obtenir les données de la tâche. Les données de sortie de l'étape Obtenir les données de la tâche doivent renvoyer le nom et la description corrects de la tâche. Le statut doit être égal à 200 et le message d'erreur doit être vide.
Actions possibles
Une fois l'installation terminée, vous trouverez les actions possibles en recherchant Asana dans le générateur de processus. Ensuite, faites votre choix dans la liste d'actions par défaut.
Les actions Asana suivantes pourront être utilisées dans Flow Builder :
Les tâches :
- Créer une tâche
- Mettre à jour la tâche
- Obtenir les données liées à une tâche
- Dupliquer la tâche
Projets :
- Dupliquer un projet (à partir de son identifiant)
- Obtenir les données liées à un projet
Vous ne pouvez pas utiliser un identifiant de modèle de projet (project_template_id) pour dupliquer un projet.
Approbations :
- Créer une approbation
- Supprimer l'approbation
- Mettre à jour une approbation
Pièces jointes :
- Ajouter une pièce jointe à une tâche ou à une approbation
- Télécharger la pièce jointe d'une tâche ou d'une approbation
Cas d'utilisation
En raison de la flexibilité de la plate-forme ServiceNow, il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais reflète certains cas d'utilisation courants :
Attribuer automatiquement du travail lorsqu'un problème survient
Les équipes de gestion du service informatique qui utilisent ServiceNow pour automatiser la gestion des incidents peuvent créer un flux afin de déclencher une tâche sur Asana pour les équipes en contact avec les clients lorsque des incidents d'un niveau de sévérité donné surviennent. Si le service informatique enregistre un grave problème de performance dans ServiceNow, une tâche Asana est automatiquement déclenchée pour que l'équipe marketing puisse surveiller l'opinion des clients et préparer rapidement des communiqués.
Faire remonter les demandes pour lesquelles des tâches doivent être accomplies en dehors de ServiceNow
Les équipes du service client interne qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés reçoivent souvent des demandes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou d'intervention sur le lieu de travail, par exemple).
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