Que vous démarriez tout juste avec Asana ou que vous utilisiez déjà la version gratuite depuis un certain temps, l'essai est la meilleure façon de découvrir tout ce qu'Asana Starter et Advanced ont à offrir. Les fonctionnalités disponibles à ces niveaux peuvent vous aider à gérer vos projets et à s'assurer que toutes les tâches, des plus petites ou plus importantes, sont effectuées à temps. Cet article vous aidera à comprendre la puissance des fonctionnalités Starter et Advanced mises à votre disposition pendant votre essai et à vous y familiariser.
Si vous n'avez pas encore commencé un essai, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit ici.
Consultez les 5 conseils de l'Asana Academy pour profiter au mieux de vos 30 jours d'essai.
Ce qu'il faut savoir avant de commencer l'essai
Asana est l'un des meilleurs outils de gestion collaborative du travail, conçu pour optimiser la productivité, la collaboration et la coordination de toutes les équipes et organisations. Plutôt que d'essayer de tout régler par e-mail, envoi de fichiers, réunions sans fin et messagerie instantanée, vous pouvez planifier, afficher et gérer tout votre travail en un seul endroit avec Asana. En plus, il s'intègre avec vos autres outils de collaboration afin que tout soit relié.
Pour tirer le meilleur parti de votre essai, familiarisez-vous avec les points essentiels sur Asana, notamment :
- Création de tâches et de projets.
- Attribuer des tâches avec des échéances.
- Terminer des tâches et leur ajouter un commentaire pour partager leur statut
- Ajouter des collègues à des tâches ou des projets.
- Utilisation de différentes vues de projet, telles que la vue Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie.
- Comment afficher des fichiers, filtrer et trier vos tâches.
Assurez-vous d'avoir invité votre équipe pour que tous les membres puissent commencer à utiliser et à évaluer Asana pendant l'essai.
Utilisez un modèle pour commencer
Utiliser Asana pour un projet ou un processus bien connu de votre équipe est le moyen le plus simple de commencer. Le processus spécifique que vous essayez dépend de votre équipe, mais nous avons des dizaines de modèles pour vous aider à démarrer. Certains de nos modèles les plus populaires sont les demandes de travail, les calendriers de contenu et les lancements de produits.
Vous planifiez actuellement votre travail et vos projets dans des feuilles de calcul ? Vous pouvez essayer notre importateur CSV pour le transférer sur Asana en quelques clics.
Si vous utilisez déjà la version de base d'Asana, vous pouvez commencer un essai gratuit pour tester les fonctionnalités Premium et/ou Business pour vos tâches et projets existants. Nous vous conseillons de tester des fonctionnalités spécifiques dans le cadre de certains projets et de réfléchir à la manière dont vous y parviendrez. Par exemple, vous pouvez commencer à utiliser des champs personnalisés de priorité sur un projet de demande de conception ou des dépendances dans un plan d'événement. Ensuite, assurez-vous d'ajouter ces projets à un portefeuille pour en effectuer le suivi.
Découvrez davantage d'idées de projet sur Asana, des cas d'utilisation, des bonnes pratiques et des conseils, ou jetez un coup d'œil à nos études de cas client pour voir des exemples en action.
Fonctionnalités les plus avancées
Les fonctionnalités décrites dans cette section sont disponibles sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Une fois votre premier projet sélectionné, vous voilà fin prêt pour tirer pleinement profit de votre essai. Les fonctionnalités ci-dessous ne représentent pas tout ce que Starter et Advanced ont à offrir, mais elles fonctionnent bien ensemble et sont faciles à utiliser d'emblée.
Portefeuilles
Les Portefeuilles sont le meilleur moyen de suivre tous les projets d'une initiative ou équipe au même endroit. Ils permettent de classer et de gérer facilement les projets que vous consultez le plus souvent.
Pour partager un portefeuille, copiez son URL, puis partagez celui-ci avec un utilisateur Asana de votre domaine.
Gestion des ressources
Les chefs de projet et les chefs de projet ont souvent du mal à gérer les charges de travail. Ils s'appuient sur un système complexe ou rassemblent manuellement des informations provenant de courriels, de documents et de réunions, ce qui leur fait perdre du temps. La charge de travail Portefeuille présente au sein d'une vue unique les disponibilités exactes de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana.
La charge de travail du Portefeuille facilite la prise de décisions de dotation éclairées, en assurant une charge de travail équilibrée et en aidant à maintenir les initiatives sur la bonne voie.
Découvrir la gestion des ressources à l'aide de notre guide pas à pas.
Révision
La révision permet aux parties prenantes de laisser des commentaires précis et exploitables sur des images. La révision sur Asana permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les actifs afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d'incorporer.
La révision simplifie le processus de feedback en permettant aux évaluateurs d'exprimer clairement leurs idées et aux créateurs de décider s'ils souhaitent les intégrer, tout en conservant un enregistrement centralisé.
Meilleures fonctionnalités Starter
Les fonctionnalités décrites dans cette section sont disponibles sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.
Champs personnalisés
Avec les champs personnalisés, vous pouvez suivre de manière uniforme des détails spécifiques sur chaque tâche ou sur un projet dans un portefeuille, ilssont comme les colonnes d'un tableau. Vous pouvez les utiliser pour filtrer et trier un projet ou un portefeuille et créer des rapports sur le travail à risque, les approbations, et plus encore.
Les noms et valeurs étant personnalisables, vous pouvez créer un champ pour une étape, un ordre de priorité, un coût ou tout autre élément important pour votre processus, votre équipe ou votre entreprise. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque des champs personnalisés sont modifiés pour faire avancer le travail et clarifier le processus d'approbation.
Les clients Asana Business peuvent également verrouiller les champs personnalisés pour s'assurer que chacun utilise les bons champs et en assurer la cohérence.
Modèles
Utilisez les modèles créés par Asana ou créez et enregistrez vos propres modèles personnalisés pour normaliser les processus courants de votre équipe. Vous gagnerez du temps sur la mise en place de projets ultérieurs et pourrez ainsi toujours suivre les mêmes étapes sans ne jamais rien oublier. Voir notre galerie de modèles
Vous pouvez aussi utiliser l'importateur CSV pour transformer rapidement une feuille de calcul en projet.
Dates
de début
Les dates de début indiquent à quel moment le travail doit être commencé pour respecter les échéances et éviter les paniques de dernière minute. Elles vous aident aussi à planifier vos projets avec une échéance de façon à éviter les couacs de calendrier.
Utilisez les dates de début pour les tâches qui s'étalent sur plusieurs jours, comme la rédaction d'un article de blog ou la création d'une vidéo.
Dépendances
de tâche
Marquez une tâche comme étant en attente d'une autre pour faire avancer les projets complexes et vous assurer que le travail nécessaire est accompli en temps et en heure. Les dépendances permettent d'établir des processus clairs et de réduire la confusion. Les dépendances vous font également gagner du temps en éliminant le besoin de faire des vérifications constantes auprès des personnes concernant leur progression ou l'état d'avancement d'une tâche.
Utilisez les dépendances pour les tâches qui doivent s'enchaîner de façon particulière, comme l'examen d'une première ébauche une fois celle-ci rédigée, ou la publication d'une page Web après le dernier test de qualité.
Formulaires
Votre équipe est peut-être habituée à soumettre des demandes et à définir les exigences d'un projet par le biais de documents et d'e-mails. Cependant, ces informations sont souvent désorganisées et incomplètes, entraînant confusion, ralentissements ou même tâches négligées. Vous pouvez créer des formulaires pour standardiser votre processus de demande. Les formulaires soumis sont directement connectés à des projets spécifiques, capturant les informations essentielles à l'avance et permettant un suivi facile en un seul endroit.
Les Formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana. Il vous suffit de leur envoyer le lien du formulaire. Une fois soumis, les détails du formulaire sont transformés en une tâche dans votre projet, il ne reste plus qu'à en définir la priorité. Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici.
La chronologie
Créez une vue attrayante et dynamique qui résume la façon dont tous les éléments d'un projet s'accordent, pour bien démarrer et respecter vos délais. Avec la chronologie, vous pouvez afficher, partager et ajuster vos plans de projet en quelques instants.
La chronologie est particulièrement utile lorsque les tâches possèdent des dépendances et des dates de début afin de visualiser les liens entre les différents éléments. Au fur et à mesure que le travail avance, vous pouvez facilement ajuster les tâches pour afficher les échéanciers et les potentiels conflits.
Obtenir une réponse à vos questions
De nouvelles questions surgissent alors que vous utilisez Premium ou Business ? Les ressources ci-dessous pourront vous être utiles :
- Pour en savoir plus sur les fonctionnalités et obtenir des instructions détaillées, consultez le Centre d ´ aide Asana.
- Obtenez une formation approfondie à la demande avec les cours de l'Asana Academy ou participez à une formation près de chez vous.
- Contactez la communauté Asana pour obtenir des réponses rapides sur le forum de la communauté.
- Contactez le service des ventes pour les questions d'adhésion et de facturation, ou contactez notre équipe de service client.