Une gestion efficace des tâches et une hiérarchisation des priorités sont essentielles pour atteindre la productivité et respecter les délais dans tout projet. Sur sur Asana, vous pouvez rationaliser ces processus pour rester organisé et concentré sur vos principales priorités. Dans cet article, nous allons explorer des méthodes efficaces pour hiérarchiser les tâches.
Ajouter des tâches à des projets
Les tâches représentent les étapes concrètes nécessaires à l'achèvement du projet, tandis que les projets constituent le cadre général qui abrite ces tâches.
Pour ajouter une tâche existante à un projet, accédez au volet des détails de tâche. Dans le champ Projet, cliquez sur Ajouter au projet et saisissez le nom du projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
Ajouter des tâches à plusieurs projets
Les tâches peuvent être ajoutées à plusieurs projets sur Asana, ce qui permet une collaboration et une visibilité interfonctionnelles ; c'est ce qu'on appelle le multi-homing. La multi-hébergement garantit la progression et les mises à jour d'une tâche unique dans tous les projets associés.
Par exemple, vous pouvez discuter d'une tâche lors de votre prochaine réunion d'équipe. Ajoutez-le au projet de réunion d'équipe tout en le conservant dans son projet d'origine. Pour gérer plusieurs projets, accédez à l'onglet Projets de votre tâche et saisissez les projets auxquels vous souhaitez l'associer.
Classer vos tâches par ordre de priorité
Plusieurs tâches peuvent vous être attribuées dans Mes tâches et projets. Mais comment les hiérarchiser ?
Trier par échéance
Une façon de hiérarchiser rapidement les tâches consiste à les trier par échéance. Vous pouvez le faire dans Mes tâches ou dans n'importe quel projet. Le tri par date d'échéance organisera les tâches par ordre croissant, en plaçant celles qui ont les dates d'échéance les plus proches en haut.
Il existe plusieurs façons de trier les tâches par échéance :
- Cliquez sur la colonne Date d'échéance pour trier par ordre croissant ou décroissant.
- Cliquez sur Trier en haut et sélectionnez Date d' échéance
Vous pouvez également choisir parmi de nombreuses autres options lorsque vous triez des tâches à l'aide du bouton Trier.
Hiérarchiser les tâches à l'aide de champs personnalisés
Une autre façon d'organiser les tâches consiste à utiliser un champ personnalisé. En utilisant des champs personnalisés, vous pouvez personnaliser la vue de votre projet pour l'aligner sur des critères spécifiques, par exemple, ordonner les tâches de votre projet par un champ personnalisé de « priorité ». Comme pour le tri par échéance, vous pouvez cliquer sur l'en-tête du champ personnalisé ou utiliser le bouton Trier.
Vous pouvez également filtrer vos tâches pour les afficher avec des champs personnalisés spécifiques. Par exemple, affichez les tâches avec seulement une priorité « Élevée ».
Utilisez le filtre « Uniquement mes tâches » dans les projets
Les projets peuvent contenir beaucoup de tâches, mais pas toutes pertinentes pour vous. Utilisez le filtre Juste mes tâches pour isoler rapidement les tâches dont vous êtes responsable dans le projet.
Le tri et les filtres que vous appliquez aux projets ne seront pas visibles par les autres membres de l'équipe, sauf si vous cliquez sur l'option Enregistrer pour tout le monde dans le coin supérieur droit. Vous pouvez créer un nouvel onglet avec vos filtres. Pour en savoir plus sur la façon de procéder, cliquez ici.
Ajuster les priorités
Mettre à jour les échéances si nécessaire
Au fur et à mesure que les priorités évoluent, il est essentiel d'ajuster les détails des tâches en conséquence. Les responsables de la tâche peuvent facilement mettre à jour les échéances en cliquant sur le champ Échéance et en sélectionnant une nouvelle date. Si une échéance doit être modifiée, il est recommandé de commenter la tâche et de @mentionner la personne l'ayant attribuée à la base afin de l'en avertir et de lui faire part de la situation.
Réaffecter les tâches
Les tâches passent souvent par plusieurs étapes et peuvent devoir être réaffectées à différents membres de l'équipe. Par exemple, il peut être nécessaire de réaffecter des tâches en cas de modification des rôles, des responsabilités ou de la disponibilité des membres de l'équipe. Si cela se produit, il est recommandé de renommer la tâche pour l'aligner sur l'élément d'action du nouveau responsable et de communiquer les modifications apportées aux commentaires de la tâche afin d'assurer une transition en douceur des responsabilités.
Communiquer dans les tâches
Partager les mises à jour dans les commentaires
Utilisez les commentaires de tâche pour poser des questions, ajouter des informations supplémentaires, fournir des informations et fournir des mises à jour sur la progression d'une tâche. Les collaborateurs de la tâche recevront la notification de commentaire dans leur boîte de réception.
Faire la boucle entre collègues en tant que collaborateurs
L'ajout de collaborateurs à votre tâche vous permet d'impliquer plusieurs personnes dans la progression de la tâche. Les collaborateurs peuvent contribuer activement à une tâche, fournir un contexte supplémentaire, prendre la tâche en charge si nécessaire ou tout simplement suivre la tâche pour rester informés.
Pour ajouter un collaborateur à une tâche :
- Cliquez sur le bouton + à côté de Collaborateurs pour ajouter ou retirer des collaborateurs.
- Les collaborateurs recevront des notifications dans leur boîte de réception et pourront recevoir des notifications par e-mail, en fonction de leurs paramètres.
- Si vous recevez des notifications pour une tâche qui ne vous concerne plus, vous pouvez vous retirer de ses collaborateurs.
Célébration de l'achèvement des tâches
Utilisez les remerciements pour reconnaître et célébrer les réalisations d'un membre de l'équipe. Vous pouvez nous faire part de vos remerciements pour les tâches terminées, les jalons et les mises à jour de statut.
Pour envoyer des remerciements :
- Ouvrez une tâche et faites-la défiler vers le bas jusqu'au champ des commentaires
- Cliquez sur l'étoile et choisissez un remerciement
Ressources supplémentaires
Découvrez comment optimiser votre productivité avec Mes tâches sur Asana.
Découvrez comment créer des projets performants sur Asana.
Visionnez notre courte vidéo sur l'ajout de projets sur Asana.