Pour vous tenir informé de l'activité sur Asana, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail ou d'utiliser votre boîte de réception.
Il existe quatre paramètres de notification par e-mail :
- Point sur l'activité
- Mentions uniquement
- Résumés quotidiens
- Rapports hebdomadaires
Paramètres des notifications par e-mail
Pour accéder à vos paramètres de notification par e-mail :
- Dans la barre supérieure, cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Mes paramètres…
- Accédez à l'onglet Notifications.
- Cochez/décochez les cases servant à activer/désactiver les notifications qui vous sont envoyées par e-mail.
Vous pouvez également accéder à vos paramètres de notification par e-mail depuis votre boîte de réception :
- Cliquez sur Boîte de réception dans la barre latérale
- Cliquez sur les trois points à droite pour développer le menu
- Sélectionnez Gérer les notifications.
Désactiver les notifications
Si vous souhaitez limiter les mises à jour à votre seule boîte de réception Asana et ne plus les recevoir par e-mail, vous pouvez les désactiver en suivant les instructions données dans la section ci-dessus.
Pour recevoir moins de notifications et éviter les messages superflus dans votre boîte de réception :
- Désactivez les notifications par e-mail
- Retirez-vous des collaborateurs de certains projets, tâches ou messages
- Personnalisez les notifications pour chaque projet dans Mes paramètres
Les notifications concernant les équipes et les projets supprimés ne peuvent pas être désactivées, car elles contiennent des liens vous permettant de les récupérer.
Pour filtrer les notifications :
Dans votre boîte de réception Asana, vous avez accès aux filtres de notification suivants :
- Qui m'est attribué
- @Mentionné
- Que j'ai attribué
- Non lu uniquement
Résumé quotidien
Chaque jour (du lundi au vendredi, week-ends exclus), vous recevez un récapitulatif clair des tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer. Cet e-mail comprend l'une ou plusieurs de ces trois sections :
Tâches à terminer bientôt : ce sont les tâches qui vous sont attribuées à réaliser au cours des 5 prochains jours.
Tâches récemment attribuées : les tâches qui vous ont été récemment attribuées, qu'elles aient une échéance ou non.
Tâches que vous avez attribuées à d'autres utilisateurs : les tâches que vous avez récemment attribuées à d'autres utilisateurs, qu'elles aient une échéance ou non.
Les tâches en retard ne figurent pas dans les e-mails de résumé quotidien.
Si vos tâches n'entrent dans aucune de ces catégories, cette section n'apparaît pas dans l'e-mail.
Point sur l'activité
Vous recevez une notification par e-mail dans les cas suivants :
- Une tâche vous a été attribuée
- Une tâche vous est retirée.
- L'échéance d'une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
- Vous avez été ajouté en tant que collaborateur d'une tâche.
- De nouveaux fichiers ont été ajoutés à une tâche à laquelle vous collaborez.
- De nouveaux commentaires ont été publiés sur une tâche à laquelle vous collaborez.
- Une tâche à laquelle vous collaborez a été marquée comme terminée.
- Un like est attribué à une tâche à laquelle vous collaborez.
- Votre commentaire a reçu une mention J'aime.
- Votre pièce jointe a reçu une mention J'aime.
- L'achèvement de votre tâche a reçu une mention J'aime.
- Un utilisateur a créé un message dans une équipe ou un projet dont vous faites partie.
- Un commentaire est publié dans un message que vous suivez.
- De nouvelles tâches ont été ajoutées à un projet dont vous êtes membre.
- Une mise à jour de statut a été publiée pour un projet dont vous faites partie.
- Le statut d'une tâche sur laquelle vous attendiez a été modifié
- Une tâche est déplacée d'une colonne vers une autre dans un projet en vue Tableau.
- Une tâche à approuver vous a été attribuée.
Les notifications relatives à l'activité sont uniquement envoyées pour les actions et modifications effectuées par d'autres personnes et non pour les actions que vous effectuez vous-même.
Pour commencer à recevoir des notifications ou les désactiver, collaborez à des tâches et à des messages ou retirez-vous de leurs collaborateurs.
Les notifications de la boîte de réception sont générées automatiquement lorsque vous terminez vos tâches ou agissez dessus.
Répondre aux notifications
Répondez à une notification par e-mail afin d'effectuer les actions suivantes :
- Marquer la tâche comme terminée : répondez à l'e-mail en commençant votre message par le mot « Complete » ou « Done ».
- Commenter la tâche : répondez simplement à l'e-mail.
- Attribuer la tâche à un collègue : répondez à l'e-mail en ajoutant l'adresse e-mail de votre collègue dans le champ « À : ».
- Ajouter un collègue en tant que collaborateur à une tâche : répondez à l'e-mail en ajoutant l'adresse e-mail de votre collègue dans le champ Cc :.
Vous retrouverez ces conseils au bas des notifications par e-mail.
N'enregistrez pas l'adresse d'envoyeur dans votre liste de contacts. Elle est sujette à modification.
Rapport hebdomadaire
Les e-mails de rapports hebdomadaires sont disponibles sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Chaque semaine, vous recevez un e-mail indiquant les mises à jour de statut des projets contenus dans vos portefeuilles.
Vous pouvez recevoir jusqu '20 e-mails de rapport hebdomadaire par semaine au maximum.
Notifications groupées
Si vous recevez plusieurs notifications à moins d'une heure d'intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail. En outre, les notifications critiques telles que l'attribution de tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l'achèvement de tâches sont regroupées.
Il s'écoule un délai de 30 secondes avant l'envoi des notifications Asana par e-mail (pour les notifications concernant les activités qui ne sont pas groupées).
Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s'applique uniquement aux notifications critiques. Par exemple, une tâche qui vous est attribuée est une notification critique. Pour les notifications moins importantes, le délai est de 60 minutes.
Aucun e-mail ne sera envoyé si vous archivez ces notifications avant la fin des 30 secondes.
Regroupement des notifications
Les différents types de notifications sont soumis à différents critères de regroupement.
Les notifications groupées sont réunies dans un seul e-mail pour éviter d'encombrer votre boîte de réception, tandis que les notifications non groupées sont envoyées séparément pour chaque mise à jour individuelle.
Notifications groupées :
- Les notifications d'attribution au responsable précédent (et non au responsable actuel, qui reçoit une notification critique)
- Les notifications d'achèvement de tâche (à l'exception des jalons)
Notifications non groupées :
- Les modifications de champs personnalisés (le cas échéant)
- Les commentaires
- Les notifications du type « X a terminé la dernière tâche dont dépend la vôtre »
- Les ajouts de fichiers
Notifications par e-mail relatives à des projets
Les utilisateurs Asana reçoivent des notifications par e-mail lorsque des commentaires sont ajoutés à une tâche à laquelle ils collaborent, ou lorsqu'ils sont @mentionnés.
Tous les membres d'un projet devraient recevoir des notifications par e-mail lorsque des @mentions ou des commentaires sont ajoutés.
Pour que tous les membres du projet reçoivent des notifications par e-mail, assurez-vous que toutes les cases de notification du membre sont cochées dans les paramètres du membre pour le projet sur lequel ils travaillent.
En cas de changement de propriétaire ou de demande d'adhésion à un projet, les membres de ce projet reçoivent des notifications liées aux champs personnalisés uniquement lorsqu'ils collaborent à une tâche ou qu'ils suivent une tâche dont la valeur de champ a été modifiée.
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