Les actions groupées sont disponibles pour tous les clients Asana Enterprise.
Les actions groupées correspondent à des combinaisons de règles, champs, de sections et modèles de tâche pouvant être appliquées à plusieurs projets à la fois. Chaque fois que vous modifiez ou mettez à jour une action groupée, ces modifications sont appliquées à tous les projets dans lesquels elle est configurée. Avec les actions groupées, vous pouvez standardiser vos processus à l'échelle de l'entreprise, ce qui vous permet de gagner du temps et de maintenir une certaine cohérence.
Créer une action groupée
Créer une action groupée :
- Accédez à votre projet et cliquez sur le menu Personnaliser
- Cliquez sur Actions groupées
- Cliquez ensuite sur + Ajouter une action groupée pour créer votre action groupée ou en utiliser une action de la galerie des actions groupées, ou bien sur Créer une action groupée à partir d'un projet pour créer une action groupée à l'aide du processus existant du projet.
Créer votre propre action groupée
Pour créer votre action groupée :
- Cliquez sur Créer une action groupée
- Ajoutez un nom et une description détaillée à l'action groupée
- Ajoutez des sections pour organiser les tâches en étapes, catégories, etc.
- Ajoutez des champs personnalisés pour suivre les données essentielles
- Ajoutez des règles pour automatiser votre projet ou processus
- Ajoutez des modèles de tâche pour standardiser les tâches
- Cliquez sur Continuer
- Depuis l'onglet Tableau de bord, vous pouvez ajouter l'action groupée à n'importe quel projet
Toutes les actions groupées que vous créez sont automatiquement ajoutées à la galerie partagée des actions groupées de votre organisation.
Retrouvez facilement les actions groupées et gagnez en cohérence dans votre domaine en utilisant une convention de dénomination claire (par exemple, [Équipe A] _ Processus d'admission) pour les actions groupées de chaque équipe. Ajoutez une description concise de l'action groupée pour permettre aux autres membres de l'utiliser correctement.
Remarque : les champs personnalisés que vous créez peuvent être globaux ou locaux par rapport à l'action groupée, permettant ainsi au champ d'être utilisé dans tous les projets de l'action groupée sans être pour autant ajouté à la bibliothèque de champs.
Créer une action groupée en utilisant le processus de votre projet
Vous pouvez créer une action groupée en utilisant les processus de votre projet. Il copiera ainsi toutes les sections, champs, règles et modèles de tâche existants du projet. Cependant, cette option sera désactivée si les éléments de votre menu de personnalisation sont cassés ou ne s'affichent pas si un lot est déjà attaché au projet.
Remarque : l'ajout du projet à partir duquel une action groupée a été créée peut créer des sections, règles ou modèles de tâche en double dans ce projet. Veillez à supprimer les éléments d'origine si vous souhaitez que l'action groupée gère le processus du projet en cours.
Appliquer une action groupée existante
Pour appliquer une action groupée :
- Accédez au menu Personnaliser
- Cliquez sur +Ajouter une action groupée
- Explorez la galerie des actions groupées Utilisez l'option de filtrage en haut de la page pour afficher toutes les actions groupées qui existent dans le domaine, ou pour trier celles que vous avez créées.
- Sélectionnez l'action groupée appropriée et cliquez sur Ajouter au projet.
L'ensemble des actions groupées appliquées apparaîtront dans le menu Personnaliser.
Notez qu'il est actuellement impossible de dupliquer des actions groupées.
Appliquer une action groupée à plusieurs projets à la fois
Vous pouvez appliquer une action groupée à plusieurs projets en utilisant le bouton + Ajouter aux projets.
Pour appliquer des actions groupées à plusieurs projets :
- Sélectionnez l'action groupée que vous souhaitez appliquer
- Accédez à l'onglet Tableau de bord
- Cliquez sur le bouton + Ajouter une action groupée aux projets et commencez à ajouter les projets
- Pour supprimer l'action groupée d'un projet, cliquez sur les trois points à côté du nom du projet, puis sur Supprimer l'action groupée.
Mettre à jour une action groupée existante
Depuis la galerie des actions groupées, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle action groupée existante pour en voir un aperçu.
Pour modifier une action groupée :
- Sélectionnez l'action groupée que vous souhaitez mettre à jour ou modifier
- Cliquez sur Modifier pour apporter des modifications à l'une ou à l'ensemble des fonctionnalités du processus (règles, champs, sections, modèles de tâche, etc.) au sein de l'action groupée, si nécessaire.
- Cliquez sur Continuer
- Cliquez sur Appliquer les modifications pour mettre à jour l'ensemble des projets à l'aide de l'action groupée
Tous les projets utilisant l'action groupée reflètent automatiquement les modifications, ce qui vous permet de mettre à jour plusieurs projets à la fois.
Remarque : pour modifier une action groupée, vous devez disposer des autorisations appropriées.
Si l'un des éléments de l'action groupée ne fonctionne pas correctement, à cause par exemple d'une règle brisée, l'action groupée ne pourra pas être mise à jour. Cela sera visible sous la section Statut de l'onglet Tableau de bord.
Mode brouillon
L'administrateur ou l'éditeur d'une action groupée peut apporter des modifications dans une action groupée sans avoir à les publier immédiatement. Une fois que l'administrateur ou l'éditeur de l'action groupée décide de publier ces mises à jour, celles-ci s'appliquent à tous les projets utilisant cette action groupée.
Pour apporter des modifications :
- Accédez au menu Personnaliser et cliquez sur l'action groupée à modifier.
- Cliquez sur Modifier pour commencer à apporter des modifications à l'action groupée.
- Après avoir apporté des modifications, quittez l'action groupée en cliquant sur Retour dans le coin supérieur gauche, ou en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit. Votre brouillon sera enregistré, mais l'action groupée ne sera pas mise à jour tant que vous n'aurez pas cliqué sur Appliquer les modifications.
- Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications, cliquez sur Continuer et Appliquer les modifications.
- Une fois que vous avez cliqué sur Appliquer les modifications, le nombre de projets utilisant cette action groupée qui seront mis à jour s'affichera.
Remarque : les projets ajoutés à partir du tableau de bord avant de cliquer sur Appliquer les modifications recevront la version pré-actualisée de l'action groupée.
Autorisations d'une action groupée
Vous pouvez ajouter plusieurs membres à une action groupée. Il existe deux types d'autorisations pour les membres : administrateur et éditeur. Les administrateurs peuvent ajouter et supprimer les éditeurs d'une action groupée, ainsi que revenir sur leurs modifications. Ils peuvent également supprimer une action groupée dans son intégralité. Les éditeurs peuvent modifier, supprimer et ajouter du contenu, mais aussi personnaliser l'action groupée.
Remarque : les actions groupées peuvent être mises à jour par le créateur de l'action groupée à tout moment.
Pour ajouter des membres à une action groupée :
- Sélectionnez une action groupée
- Cliquez sur l'avatar en dessous de Géré par
- Ajoutez des membres par nom ou par e-mail
- Désignez-les en tant qu'administrateurs ou éditeurs
- Leur avatar s'affichera sous la section Géré par
- Pour supprimer un membre, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Retirer de l'action groupée
Partage d'une action groupée
Vous pouvez facilement partager des offres groupées en utilisant leur lien partageable. Le partage de ce lien permet aux autres d'ajouter rapidement des offres groupées à leurs projets depuis le tableau de bord de l'offre groupée.
Depuis l'onglet Aperçu, cliquez sur le bouton Partager, puis sur Copier le lien.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les offres groupées, contactez notre service commercial.
Nous contacter
FAQ
Comment accéder aux actions groupées ?
Vous pouvez accéder aux actions groupées depuis le menu Personnaliser.
Cette fonctionnalité est disponible pour l'ensemble des clients Enterprise. Pour mettre à niveau votre formule, veuillez contacter notre service commercial.
Actions groupées et générateur de processus : quelles différences ?
Les actions groupées sont conçues pour être utilisées avec le générateur de processus. Les actions groupées vous permettent de standardiser le travail sur Asana en regroupant des sections, règles, champs et modèles de tâche et en les appliquant à plusieurs projets. Le générateur de processus peut vous aider à visualiser ces processus et à voir comment les fonctionnalités individuelles correspondent aux différentes étapes du projet.
Actions groupées et modèles de projet : quelles différences ?
Les actions groupées améliorent les modèles de projet, car elles s'appliquent facilement à plusieurs besoins à la fois. Plus flexibles que les modèles de projet, elles vous aident à standardiser le travail sur Asana. Les actions groupées vous permettent en effet de mettre à jour les projets et processus futurs ainsi que les projets et processus en cours en quelques clics seulement. Considérez les actions groupées comme un moyen de gagner en agilité au sein de votre équipe.
Quelles fonctionnalités puis-je ajouter à une action groupée ?
Vous pouvez actuellement ajouter des sections, règles, modèles de tâche et champs à des actions groupées.
Qui peut modifier une action groupée ?
Lorsque vous créez une action groupée, vous pouvez déterminer les autorisations d'édition pour cette dernière, c'est-à-dire qui pourra ou non apporter des modifications aux composants de l'action groupée.
Comment utiliser la galerie d'actions groupées ?
Lorsque vous souhaitez créer une action groupée, libre à vous de la créer de toutes pièces ou bien d'en sélectionner une existante dans la galerie. La galerie d'actions groupées peut être filtrée pour les actions groupées que vous possédez spécifiquement ou que vous avez créées dans le passé.
Combien d'actions groupées est-il possible d'ajouter à un projet ?
Vous pouvez actuellement ajouter jusqu'à 5 actions groupées par projet.
Est-il possible de dupliquer une action groupée ?
Non, il est actuellement impossible de dupliquer une action groupée.
Est-il possible de déplacer des règles, champs personnalisés, sections, etc. d'un projet existant dans une action groupée ?
Oui, il est possible d'enregistrer une copie de toutes les fonctionnalités du menu Personnaliser (règles, champs, modèles de tâche, etc.) au sein d'un projet dans une action groupée, laquelle pouvant ensuite être appliquée à d'autres projets.
Est-il possible de modifier l'ordre des sections dans une action groupée ?
Lors de la création de votre action groupée, vous pouvez choisir l'ordre de vos sections et champs. Lorsque vous modifiez une action groupée existante, les nouvelles sections sont ajoutées en haut du projet et les nouveaux champs à l'extrême droite. Il est cependant possible de glisser-déposer ces sections et champs afin de les réorganiser.