Performances des fonctionnalités d'Asana pour la gestion du travail

Vous vous demandez pourquoi Asana devrait être l'outil de gestion du travail de votre équipe ? Ne cherchez plus, voici quelques informations pratiques sur certaines des fonctionnalités les plus performantes d'Asana, pour n'en citer que quelques-unes.

Relier les tâches de plusieurs projets avec le multihoming

Avec l'hébergement multiprojet (ou multihoming), une tâche peut appartenir à plusieurs projets et chaque modification apportée à cette tâche, que ce soit dans les commentaires, les pièces jointes, les échéances ou bien d'autres éléments, se répercutera sur tous les projets. Vous pouvez ainsi collaborer de manière transparente avec les parties prenantes de tous les services, en évitant le cloisonnement d'informations.

Prenons un exemple : le service marketing travaille sur une nouvelle campagne et doit créer trois nouvelles ressources. Il commence par créer une tâche intitulée Créer trois nouvelles ressources au sein de son projet de campagne, puis héberge en parallèle cette tâche dans le projet Demandes de création de l'équipe de conception. En fonction de ses activités, l'équipe de conception peut intégrer cette même tâche dans un autre projet.

multihoming

Cette fonctionnalité est à la fois simple et très performante, car elle permet aux équipes de suivre la progression du travail tout en évitant les doublons grâce à la centralisation des tâches. Dans l'exemple ci-dessus, l'équipe marketing peut rendre la tâche Créer trois nouvelles ressources dépendante de Créer des annonces sur les réseaux sociaux. Ainsi, une fois que la création des trois nouvelles ressources sera terminée, le responsable de la création des annonces recevra une notification lui indiquant qu'il peut commencer son travail.

Regardez notre vidéo sur l'hébergement mutliprojet pour découvrir de nombreux autres exemples d'utilisation du multihoming.

Adapter Asana à vos processus à l'aide de champs personnalisés, règles et formulaires

Utiliser des champs personnalisés

Les champs personnalisés vous permettent de personnaliser vos projets en ajoutant des données supplémentaires à vos tâches. Vous bénéficiez ainsi d'informations pertinentes liées à vos processus. Vous pouvez ensuite utiliser ces champs pour trier, suivre et classer les tâches au sein des projets.

Les équipes de conception peuvent utiliser des champs personnalisés dans un projet intitulé Demandes de production créative pour savoir quel service de l'entreprise soumet chaque demande, quel est le type de ressource et sur quel canal cette ressource sera hébergée.

sort custom fields

Les champs personnalisés vous aident à hiérarchiser et à visualiser les données. Vous pouvez par exemple trier vos tâches par service demandeur pour quantifier le nombre de demandes provenant de chaque service. Vous pouvez également utiliser un filtre pour afficher le nombre de vidéos que vous devez créer.

Utiliser les règles pour automatiser vos processus

Vous pouvez combiner champs personnalisés et règles pour automatiser les processus et augmenter la productivité de votre équipe. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui ajoute un collaborateur et un commentaire à la tâche lorsque le champ personnalisé prend une certaine valeur, afin que les parties prenantes soient tenues informées des étapes importantes uniquement. Ainsi, le travail manuel de votre équipe sera réduit et vous garderez toujours un œil sur l'ensemble des tâches.

cf and rules

Les règles sont disponibles avec toute formule Asana payante.

Des formulaires pour simplifier votre travail

Une autre façon d'utiliser les champs personnalisés et les règles pour simplifier vos processus est de les combiner avec des formulaires.

Créez un formulaire que les autres services peuvent utiliser pour soumettre des demandes, et incorporez des champs personnalisés dans ce formulaire. Ensuite, créez des règles avec ces champs personnalisés pour faire progresser vos processus automatiquement.

rules in forms

Par exemple, les équipes créatives peuvent attribuer une demande à une personne en particulier chaque fois que la valeur du champ personnalisé Type de ressource est Vidéo.

Les formulaires sont disponibles avec toute formule Asana payante.

Vous pouvez utiliser des actions groupées pour appliquer une combinaison de règles, champs, sections et modèles de tâche à plusieurs projets simultanément.

Planifier vos projets de manière efficace grâce à la vue Chronologie

En termes de planification de projet, l'utilisation de la vue Chronologie pour visualiser les calendriers, dépendances et échéances de votre projet vous permet de bénéficier d'une vue d'ensemble claire de la progression de votre projet et de gérer efficacement les ressources.

En examinant les dépendances depuis la vue Chronologie, vous pouvez voir quelle tâche en bloque une autre et identifier les points de blocage. Vous pouvez alors modifier les échéances manuellement ou choisir parmi les options d'ajustement des dates.

La vue Chronologie vous permet d'identifier rapidement les tâches non planifiées, c'est-à-dire sans échéance, et de leur fixer une date. Ceci est particulièrement utile pour planifier rapidement des tâches tout en veillant à ce qu'aucun élément essentiel ne soit négligé. Un autre excellent moyen d'identifier les tâches en vue Chronologie est d'utiliser des couleurs. Vous pouvez utiliser soit les couleurs par défaut d'Asana, soit celles de vos champs personnalisés pour garder une logique de couleurs dans votre projet.

timeline view

Pour optimiser votre processus de planification de projet, pensez à tirer parti du chemin critique dans la vue Chronologie. Grâce à celui-ci, vous visualiserez rapidement les tâches essentielles à l'achèvement de votre projet. Il identifie les obstacles pour vous aider à gérer la chronologie du projet.

La vue Chronologie est disponible avec toute formule Asana payante.

Le chemin critique est disponible avec les formules Asana AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi que les anciennes formules Business et Legacy Enterprise. 

Connecter les outils et coordonner le travail avec les intégrations natives d'Asana

Asana s'associe parfaitement avec de nombreux outils populaires, tels que Zoom, Slack, Microsoft Teams, Gmail, etc. Ces intégrations permettent aux équipes de relier Asana à leurs processus existants et de collaborer sans effort sur plusieurs plateformes.

Les intégrations vous aideront à optimiser votre productivité et à coordonner le travail avec les parties prenantes internes comme externes. Vous pouvez par exemple utiliser notre intégration Gmail pour créer des tâches directement à partir d'un e-mail. Ces tâches contiendront toutes les informations présentes dans l'e-mail, y compris les pièces jointes ; ce qui constitue un avantage précieux, surtout lors de collaborations avec des parties prenantes externes.

Slack est lui aussi un excellent outil. Grâce à notre intégration Slack, vous pouvez extraire les idées des discussions sur Slack et les transformer en tâches exploitables sur Asana, empêchant ainsi certains éléments de passer entre les mailles du filet.

Associer vos outils de tous les jours à Asana facilitera la coordination du travail et permettra à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, améliorant ainsi la collaboration et la clarté entre les équipes.

Vous pouvez même aller plus loin et combiner les intégrations avec les règles.

Transition transparente et expérience utilisateur intuitive

Que vous fassiez partie d'une petite équipe ou d'une grande organisation, le déploiement d'Asana est un processus simple et intuitif.

Configuration rapide

Lors de la configuration d'Asana, vous serez guidé tout au long du processus par des instructions et des invites claires. Au fil de ces premières étapes, vous pouvez personnaliser Asana selon vos envies, en créant par exemple des projets et des tâches qui correspondent à des besoins spécifiques. Les parties propres à chaque employé, de même que les projets individuels, sont fortement personnalisables, quel que soit le rôle de l'employé ou le cas d'utilisation.

Interface conviviale

L'interface Asana est conçue dans un souci de simplicité et de facilité d'utilisation. La mise en page claire et intuitive permet aux nouveaux utilisateurs de naviguer facilement sur Asana et d'en comprendre toutes les subtilités. L'interface favorise une expérience utilisateur simple et lisible, ce qui garantit un apprentissage progressif et tout en douceur aux équipes en transition vers Asana. Les équipes peuvent ensuite adapter elles-mêmes leurs processus et projets, pour un gain de temps et d'argent.

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