Cet article présente des mesures concrètes qui vous serviront en tant que chef d'équipe pour aider vos collègues à exploiter le plein potentiel d'Asana.
Vous avez été invité à rejoindre Asana, mais ne savez pas par où commencer ? Consultez cet article pour démarrer du bon pied !
Créer une équipe
Lorsque vous vous inscrivez ou que vous vous connectez à Asana pour la première fois, vous faites partie d'une équipe. Une équipe regroupe plusieurs personnes travaillant ensemble sur des projets. Le service informatique aura par exemple sa propre équipe, dont les membres participent à des projets liés à l'informatique et s'envoient des messages concernant leur travail.
Pour commencer à collaborer sur vos divers projets, c'est simple : créez une équipe et invitez-y vos collègues, ou ajoutez-les à une équipe existante. Si vous décidez de créer une équipe, vous pouvez choisir le nom de l'équipe, rédiger une brève description et sélectionner les autorisations appropriées.
Une fois l'équipe créée, vous pourrez commencer à concevoir vos projets et modèles au sein de celle-ci.
Chaque fois que vous créez un projet, il vous est demandé de sélectionner une équipe. Sachez que tous les projets appartenant à une équipe seront visibles sur la page de celle-ci.
La page d'équipe présente la description de votre équipe, ses membres, ses projets et ses modèles.
Ajouter le travail de votre équipe sur Asana
Transférer les projets de votre équipe sur Asana
La deuxième étape consiste à transférer les projets et initiatives de votre équipe sur Asana. Les projets regroupent l'ensemble de vos tâches et messages au même endroit, Vous permettant de déléguer du travail à d'autres membres de l'équipe et d'en suivre la progression.
Imaginons que votre équipe travaille sur une campagne marketing saisonnière. Commencez par créer le projet, puis créez des tâches et attribuez-les aux membres de votre équipe.
Lors de la création d'un projet, libre à vous d'utiliser l'un des nombreux modèles de la bibliothèque d'Asana ou bien de créer le vôtre en partant de zéro.
Différentes vues sont disponibles pour le projet. La vue Calendrier s'avérera par exemple utile pour un projet de contenu éditorial, tandis que la vue Tableau sera préférable pour un projet de demandes de création. À vous de choisir ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe !
Créer des projets individuels
Les projets individuels sont un excellent moyen de familiariser votre équipe à l'attribution des tâches. Si vous êtes chef d'équipe, vous participez probablement à des réunions hebdomadaires avec les membres de l'équipe pour vérifier la progression de leur travail et discuter de projets ou de tout autre élément pertinent.
Pour créer un projet individuel, suivez les mêmes étapes que lors de la création de tout autre projet. Vous et le membre de l'équipe concerné pouvez alors y ajouter des sujets que vous aimeriez aborder lors de votre prochaine réunion. Veillez à ce que le projet soit privé afin que seuls vous et votre collègue puissiez y accéder. En effet, il est possible que vous y échangiez des informations sensibles.
Voici un exemple de projet individuel :
- Ajoutez différentes sections pour organiser les tâches
- Définissez la confidentialité du projet sur privé
Créer un ordre du jour de réunion hebdomadaire
Vous et votre équipe organisez chaque semaine des réunions pour garder le cap sur vos objectifs ? Dans ce cas, la création d'un projet permettant d'en partager les ordre du jour sera alors un excellent moyen d'inciter vos collègues à utiliser Asana.
Utilisez l'ordre du jour de la réunion pour ajouter des sujets de discussion et gagner en efficacité. Chaque membre de votre équipe peut y ajouter une tâche et se l'attribuer afin de clarifier en amont les responsabilités de chacun lors de la réunion.
Vous pouvez créer des tâches récurrentes pour chaque membre de l'équipe, par exemple Penser à ajouter les sujets à aborder la prochaine réunion, afin de leur rappeler ce qu'ils ont à faire avant chaque réunion.
Créer des projets de référence
Les projets de référence vous permettent de regrouper toutes les ressources internes dont votre équipe a besoin au même endroit. Considérez ce projet comme votre source unique de référence en matière de politiques et de ressources. Vous pouvez par exemple créer un projet de référence pour les nouveaux employés afin de leur permettre d'accéder facilement à toutes les informations pertinentes dont ils pourraient avoir besoin.
Créer des portefeuilles pour regrouper les projets
Les portefeuilles vous permettent de regrouper plusieurs projets, D'en surveiller la progression et de vous assurer qu'ils restent sur la bonne voie. Pour en savoir plus sur la création de portefeuilles, cliquez ici.
Le portefeuille ci-dessus contient tous les projets liés aux lancements marketing. Ses membres peuvent y voir la liste des projets qu'il contient, la chronologie de chaque projet, un tableau de bord avec des diagrammes pertinents, des mises à jour de statut sur la progression du portefeuille, la charge de travail de chaque membre des différents projets et tout message envoyé au sein du portefeuille en question.
Déléguer le travail et suivre sa progression
Une fois vos projets créés et votre équipe définie, vous pouvez commencer à attribuer des tâches à vos collègues.
En tant que chef d'équipe, la gestion des ressources sera une fonctionnalité très utile, car elle vous aidera à contrôler la charge de travail de chaque membre de votre équipe. En effet, cette fonctionnalité vous permet de visualiser leur disponibilité et de réattribuer des tâches si nécessaire. Découvrez comment tirer parti efficacement de la gestion des ressources.
Lorsque vous attribuez des tâches à des collègues, ces derniers reçoivent des notifications dans leur boîte de réception. Faites savoir aux membres de votre équipe que la boîte de réception Asana sera leur outil de prédilection pour rester informés des mises à jour sur les tâches, les projets et les messages. Un conseil : ne vous laissez pas submerger par les notifications ! Consultez les paramètres de notification et modifiez-les au besoin.
Établir des conventions
Établir des conventions est essentiel si vous souhaitez maintenir l'ordre au sein des tâches et projets de votre équipe. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article Établir des conventions Asana.
Bonnes pratiques en matière de tâches
Attribuer des tâches n'est pas toujours facile, et la plupart des utilisateurs ont du mal à s'en sortir lorsqu'ils commencent à utiliser Asana. Nous vous recommandons de communiquer à votre équipe ces bonnes pratiques en matière de tâches pour l'aider à se sentir plus à l'aise avec l'attribution de tâches.
Participez à notre formation virtuelle Déployer Asana au sein d'une équipe afin de découvrir comment tirer le meilleur parti d'Asana. Inscrivez-vous dès maintenant.
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