Asana pour Agile et Scrum

Née dans le contexte du développement logiciel, Agile est une méthodologie de travail désormais utilisée par de nombreuses équipes, voire des organisations entières. Les équipes Agile disposent des outils pour travailler rapidement dans des conditions changeantes, aident les organisations à mettre leurs produits sur le marché plus rapidement, avec une meilleure qualité. Cela ne peut se produire que lorsque les équipes sont au clair sur le travail prioritaire et les moyens de le mettre en œuvre. Asana est une solution suffisamment souple et robuste pour vous aider à exécuter rapidement et à livrer souvent. Voici comment intégrer votre travail Agile sur Asana.

Si vous venez de démarrer sur Asana, nous vous recommandons de lire le guide de démarrage rapide pour vous familiariser avec les concepts Asana et les associer plus facilement aux cadres de travail Agile.

Comment Asana peut-il aider les équipes Agile ?

Les outils spécifiques Agile ne sont pas toujours utiles pour des organisations entières et entre différentes équipes. Ils peuvent apporter une complexité inutile pour les équipes non-Agiles. Les équipes produit et marketing peuvent exécuter des processus Agile, mais leur façon de procéder peut varier considérablement. Au lieu de cela, les équipes peuvent compter sur Asana et le personnaliser en fonction de la saveur Agile de leur équipe, et le garder flexible pour le travail qui pourrait ne pas suivre les processus Agile.

Traduire les concepts Agile Scrum en termes Asana

Scrum est l'un des cadres les plus populaires de la méthode Agile. Voici une traduction illustrée des concepts Scrum en termes Asana.

Comment créer des épopées ?

Une épopée est un effort général vers un objectif spécifique, qui peut être divisé en éléments plus petits. Sur Asana, cela se traduit par des projets et des tâches pour les fonctionnalités et les stories, respectivement. Les gros événements comme des lancements importants peuvent constituer des épopées, tout comme une série d'événements ou de campagnes au service d'un objectif global (comme l'augmentation des prospects ou des revenus).

Pour créer une épopée sur Asana, vous devez créer un portefeuille. Les portefeuilles permettent de regrouper des projets liés et de les suivre ensemble. Vous pouvez voir la santé de l'épopée en un coup d'œil et voir facilement les mises à jour de statut de toutes les fonctionnalités qui vous aident à y parvenir.

Pour créer un (portefeuille) epic :

1. Ouvrez la barre latérale et cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche.
2. Cliquez sur Nouveau portefeuille.

En cliquant sur un portefeuille, vous obtenez une vue d'ensemble de tous les projets qu'il contient.

Vous êtes maintenant prêt à créer des fonctionnalités pour votre épopée.

Comment créer des fonctionnalités et des backlogs ?

Les fonctionnalités documentent les principales activités qui vous aideront à réaliser vos épopées, tandis que les backlogs vous aident à suivre le travail pour lequel vous n'avez pas encore établi de priorité. Sur Asana, les fonctionnalités et les backlogs peuvent être créés sous forme de projets, mais vous pouvez aussi inclure un backlog sous forme de section au sein d'un projet.

Pour une épopée autour de votre plus grand lancement de produit de l'année, vous pourriez par exemple créer des projets pour la recherche et le feedback, le développement et le lancement marketing ou les plans commerciaux.

Pour créer des fonctionnalités et des backlogs (projets Asana) :

1. Tout d'abord, assurez-vous d'avoir créé une équipe sur Asana afin de disposer d'un endroit pour héberger vos fonctionnalités qui seront créées en tant que projets.
2. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre supérieure pour créer un projet pour chaque fonctionnalité. Pour démarrer rapidement, cliquez sur l'onglet Modèles et vérifiez si l'un des modèles proposés par Asana correspond au travail de votre fonctionnalité.
3. Ensuite, ajoutez des champs personnalisés à votre projet pour suivre des éléments tels que la taille de la fonctionnalité, le coût, le temps nécessaire pour terminer, l'objectif commercial ou l'épopée à laquelle elle est liée. Ajoutez des champs personnalisés à n'importe quel projet en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
4. Une fois vos fonctionnalités créées, vous pouvez décider de conserver votre carnet de commandes dans une section du projet de fonctionnalité ou dans un projet séparé pour les éléments de carnet de commandes en général. Suivez alors le même processus de création de projet.

Ensuite, vous apprendrez à diviser vos fonctionnalités en histoires.

Comment créer des stories et les ajouter à votre sprint

Une story est un élément de travail concret qui aide à diviser une fonctionnalité en plus petites actions. Sur Asana, cela se traduit par l'ajout de tâches à un projet. Pour une épopée sur une reconception, vous pourriez par exemple avoir une fonctionnalité de lancement de site Web avec des histoires telles que « rédiger le contenu du site » ou « optimiser pour la version mobile ».

Pour créer des stories (tâches Asana) :

1. Ajoutez des histoires à votre fonctionnalité en créant des tâches dans votre projet. Il vous suffit de saisir une action concrète comme titre de la tâche, puis d'appuyer sur Entrée.
2. Dans la description de la tâche, vous pouvez ajouter vos critères d'acceptation et tout autre détail pertinent.
3. Remplissez tous les champs personnalisés que vous avez ajoutés à votre projet pour clarifier des éléments tels que la taille et le temps nécessaire.
4. Attribuez la tâche à la personne responsable de son exécution, en lui indiquant une date de début et de fin afin qu'elle puisse s'organiser.
5. Une fois vos stories créées sous forme de tâches, vous pouvez les diviser en tâches, ce qui correspond à des sous-tâches sur Asana. Les sous-tâches permettent de diviser le travail en éléments encore plus petits et d'attribuer des responsables.

Si vous créez des histoires, envisagez de créer un projet de planification de sprint pour saisir les éléments de travail concrets dont vous vous occuperez au cours d'un sprint. Consultez notre blog sur la planification de sprint pour apprendre à créer et gérer une planification de sprint.

Et voilà, vous avez créé un cadre Scrum basique avec Asana.

Nous savons qu'il n'y a pas qu'une seule façon d'exécuter des processus Agile. Si vous êtes curieux de savoir comment les autres équipes s'y prennent ou si vous souhaitez personnaliser le processus décrit ici, demandez à la communauté Asana de lancer la discussion, d'obtenir des réponses et de nouer des liens avec les autres équipes.

Gérer le travail Agile avec Asana

Maintenant que votre structure Scrum de base est créée et que vous avez ajouté du travail à votre projet de sprint, nous allons vous proposer des conseils sur la façon de gérer le travail sur Asana.

Comment gérer votre carnet decommandes

En conservant des sections ou des projets de backlog sur Asana, vous obtenez une liste ouverte et à jour de tous les éléments du backlog. À l'aide des champs personnalisés, vous pouvez filtrer les tâches du backlog pour identifier le travail prioritaire. Vous pouvez aussi très facilement déplacer des tâches vers et depuis le backlog.

Comment ajouter de nouveaux éléments au backlog :

1. Pour faciliter l'ajout d'éléments au backlog, vous pouvez créer un modèle de tâche de backlog. De cette façon, chaque élément de backlog possède le même niveau d'information avant d'être ajouté. Et si vous décidez de vous atteler à cet élément, vous disposerez de tout le contexte nécessaire.
2. Utilisez la description de tâche pour préciser les informations devant être fournies avant d'ajouter une tâche au backlog.

• Le modèle de tâche peut être dupliqué en cliquant sur le bouton... dans le coin supérieur droit de la tâche et en sélectionnant Dupliquer la tâche...

3. Lorsqu'une tâche est prête à être exécutée pendant le sprint, cliquez sur le bouton... et ajoutez-la à votre projet de sprint actuel. En suivant ce processus, vous aurez tous les détails nécessaires pour démarrer sans efforts inutiles.

Comment identifier les éléments prioritaires du backlog :

1. L'ajout de champs personnalisés comme la priorité, la taille, le temps nécessaire à l'exécution et plus encore à votre projet en attente peut vous aider à trier ultérieurement le projet dans le but d'identifier le travail prioritaire.
2. Cliquez sur l'icône de filtre dans le coin supérieur droit du projet et triez selon le champ personnalisé souhaité.

• Par exemple, si vous savez que vous avez du temps d'ingénierie disponible dans votre sprint à venir, vous pouvez chercher les tâches prioritaires qui peuvent être exécutées dans la catégorie « temps nécessaire pour l'exécution » pertinente.

Comment gérer votre sprint Agile

Une fois votre projet de planification de sprint créé, vous pouvez commencer à y ajouter le travail lié au sprint et à le gérer sur Asana. Voici quelques conseils pour faire avancer votre travail tout en tenant les parties prenantes informées.

Comment gérer le calendrier de votre sprint :

Si vous gérez le calendrier de votre sprint avec la Chronologie, vous n'aurez pas besoin de feuilles de calcul ou d'autres outils pour planifier et gérer votre sprint.

1. Assurez-vous que chaque fonctionnalité, histoire et/ou tâche ajoutée à votre plan de sprint dispose de dates de début et de fin pour voir comment votre calendrier s'intègre dans la chronologie. L'onglet Chronologie se situe dans la barre supérieure de tout projet Asana. (Il en va de même pour les projets de fonctionnalités.)
2. Avec la Chronologie, vous pouvez afficher toutes les tâches du sprint dans une vue de type diagramme de Gantt, configurer les dépendances en toute simplicité et glisser-déposer votre travail selon vos besoins.

Rester au courant des mises à jour du sprint :

Plutôt que d'essayer de conserver une feuille de calcul séparée ou de contacter des collègues pour savoir où en est le travail, il vous suffit de cliquer sur le projet de planification de sprint.

1. Assurez-vous que vos collègues marquent les tâches comme terminées à mesure qu'ils avancent dans le sprint, et  qu'ils joignent tout le travail pertinent à la tâche terminée afin qu'il soit clair que le travail est terminé et que les autres collègues puissent accéder aux résultats.
2. Affichez la progression de toutes les tâches liées aux stories en les faisant glisser dans la colonne appropriée de votre projet de sprint. De cette façon, il suffira à toute personne ayant besoin de savoir où en est le travail de cliquer dans le projet pour obtenir l'information.
3. Ajoutez tous les contributeurs ou responsables concernés comme membres de votre projet de planification. Pour cela, cliquez sur la section du titre du projet qui contient des images de profil et ajoutez toutes les personnes impliquées. Vous pouvez leur accorder un accès réservé aux commentaires afin qu'ils ne puissent rien modifier.
4. Utilisez la vue Progression pour communiquer les mises à jour régulières au cours du sprint. Utilisez les @mentions pour signaler des tâches ou des projets avec des travaux pertinents. @mentionnez des collègues pour les féliciter ou pour faire savoir aux autres qui dirige un projet et à qui ils peuvent adresser d'autres questions.
5. Pour les réunions debout quotidiennes, chacun peut utiliser Mes tâches pour afficher le travail du jour et les tâches terminées, ainsi que pour identifier les éventuels points de blocage.
6. Si quelqu'un est bloqué, il peut ajouter un commentaire à la tâche pour demander des informations ou de l'aide à un collègue. Ils peuvent également ajouter des abonnés à la tâche pour plus de visibilité.

Mener une rétrospective efficace sur Asana

Les rétrospectives constituent une part importante des méthodes Agile, Elles aident les équipes à digérer le travail accompli et à identifier ce qui peut être amélioré ou réitéré à l'avenir. Voici comment vous pouvez utiliser Asana pour optimiser vos rétrospectives et concrétiser les observations.

1. À la fin d'un sprint, utilisez le plan de planification de sprint pour afficher ce qui a été accompli et ce qu'il reste à faire.

• Comptez le nombre de fonctionnalités terminées pour planifier le prochain sprint. Vous pouvez utiliser le champ personnalisé « temps nécessaire à l'exécution » afin d'accélérer le décompte.
• Déplacez toutes les fonctionnalités et histoires non terminées vers le backlog, ou ajoutez-les au prochain sprint le cas échéant.

2. Utilisez la vue Progression pour publier une dernière mise à jour avec les résultats du sprint et partager le travail accompli.
3. Créez une tâche pour chaque élément de feedback susceptible d'être concrétisé, et attribuez-la à la personne qui sera chargée de sa mise en œuvre ou de passer l'information à d'autres équipes.
4. Archivez votre projet de sprint pour que seul le projet de sprint actuel soit référencé. Vous pourrez toujours y accéder sur Asana.
5. Créez un nouveau projet de sprint et répétez le processus !

Bien que de nombreuses facettes et éléments du travail Agile contribuent à la réussite d'une équipe, la possibilité de suivre, gérer et planifier facilement ce travail en un seul endroit favorise sans aucun doute des résultats positifs.