Gestion de projets

Chaque équipe utilise Asana différemment pour gérer ses projets, mais si vous souhaitez apprendre les bases et entrevoir toutes les possibilités offertes une fois que vous aurez un peu plus d'expérience, ces quelques conseils vous aideront à démarrer du bon pied.

Créer des projets, des tâches ou des sous-tâches ?

Lorsque les utilisateurs commencent à gérer leurs activités sur Asana, ils se demandent souvent s'il est plus utile de créer des projets, des tâches ou des sous-tâches. Avant de vous lancer, jetez un œil à cette présentation visuelle de la structure d'Asana qui vous aidera à prendre la bonne décision en un instant :

• Créez un projet pour coordonner vos initiatives de grande ampleur avec de nombreuses étapes et intervenants et si vous avez besoin de visualiser ces différents éléments en utilisant plusieurs vues (comme une campagne, un lancement ou un événement, ou un calendrier éditorial ou un pipeline).
• Créez une tâche si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière (rédaction d'un article de blog ou correction d'un bug…) que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail, et visualiser cette activité en utilisant différentes vues.
• Créez une sous-tâche pour diviser une tâche en plus petits éléments ou divisez le travail (comme une sous-tâche pour vérifier les mots-clés SEO du blog ou enquêter sur la fréquence des bogues) et n'en avez besoin que dans l'affichage des tâches. (Mais méfiez-vous si vous avez plus de 5 sous-tâches ou plusieurs couches de sous-tâches !)

Lisez plus de conseils ici si vous souhaitez une explication plus approfondie de ce cadre.

1. Créez un projet

Si vous ne deviez retenir qu'un seul enseignement de votre utilisation d'Asana, vous devriez absolument savoir comment créer et utiliser des projets : une avancée majeure pour votre équipe, qui pourra ainsi échapper aux feuilles de calcul obsolètes, aux chaînes d'emails déroutantes et aux réunions interminables, tout cela dans le seul but de trouver les mêmes informations.

• Créez un projet. Les projets servent à organiser des tâches connexes au sein d'une équipe sur Asana. Vous pouvez y avoir recours dans biens des cas, que ce soit pour suivre des initiatives à échéance (par exemple un lancement), des processus continus (comme la gestion d'un calendrier éditorial) ou certaines informations utiles (réception des demandes de designs). Vous pouvez basculer entre les vues Liste, Tableau, Chronologie et Calendrier à tout moment.
• Gagner du temps avec un modèle. Nos modèles s'appuient sur les processus les plus efficaces sur Asana. Ils proposent des recommandations sur la façon de configurer un projet et de déplacer les tâches au fil du processus. Vous pouvez même créer les vôtres.

2. Organiser votre projet

Une fois votre projet créé, ajoutez-y la structure nécessaire pour bien l'organiser et le rendre aisément accessible.

• Regroupez les tâches associées en sections. Des exemples de sections à créer peuvent être par échéance, étape de travail, période, type de tâche, et plus encore.
• Clarifiez les responsabilités en attribuant des tâches et en leur donnant des échéances. Chacun sait ainsi de quoi il est responsable et connaît la date à laquelle le travail doit être terminé.
• Saisissez davantage de détails sur les tâches avec les champs personnalisés. Les champs personnalisés sont en quelque sorte l'équivalent des colonnes des feuilles de calcul. Elles sont là pour suivre les détails de chaque tâche, tout en vous permettant de les filtrer et les trier. Vous pouvez créer des champs de toutes sortes : statut, priorité, coût, etc.
• Triez, filtrez et enregistrez vos vues de projet. Vous souhaitez écarter les tâches terminées de votre liste de projet ? Vous aimeriez qu'un projet s'affiche en vue Calendrier par défaut à chaque fois que vous l'ouvrez ? Faites appel à la barre d'outils du projet pour filtrer, trier et enregistrer vos vues.

3. Créez un calendrier de projet

Maintenant que votre projet est construit, Asana peut vous aider à créer un calendrier de projet et un flux de travail afin que votre équipe puisse déplacer le travail du début à la fin de manière claire et fluide.

Voici comment procéder :

• Planifiez les plans de projet avec la chronologie pour une vue de type diagramme de Gantt vous permettant de planifier et de visualiser chaque étape de votre projet. Vous pouvez facilement voir la durée, l'échéance et les dépendances de chaque tâche, et déplacer rapidement des tâches pour éviter les chevauchements et les conflits.
• Assurez-vous que le travail commence au bon moment avec les dépendances des tâches. Si vous attendez que l'un de vos collègues termine sa part du travail, Asana peut vous aider à suivre sa progression afin que vous puissiez vous mettre au travail au bon moment. Ainsi, vous n'avez plus besoin de vérifier constamment le statut de la tâche ; vous serez averti dès que vous pourrez l'entamer. Définissez facilement des dépendances de tâches avec la Chronologie.
• Divisez le travail en sous-tâches (si nécessaire). Beaucoup de clients se demandent pourquoi les tâches ne peuvent avoir qu'un seul responsable. C'est pour s'assurer que les responsabilités sont claires. Mais si une tâche implique du travail préparatoire, des étapes supplémentaires ou si vous avez besoin d'une demande rapide d'un autre collègue pour la terminer, les sous-tâches vous aident à la décomposer en plusieurs éléments plus faciles à gérer et à en assumer la responsabilité.
• Créez une vue d'ensemble du projet afin de pouvoir partager le brief de projet avec votre équipe là où se trouvent les plans et les tâches, et clarifiez les rôles du projet pour une référence facile à tout moment.

4. Travaillez plus efficacement

Lorsque votre équipe commence à collaborer, la fonctionnalité de gestion de projets d'Asana devient de plus en plus efficace. Vous pouvez facilement partager des mises à jour de statut en rapport avec le travail de votre équipe. En outre, vous ne recevez des notifications que pour les éléments importants pour vous.

Voici comment procéder :

• À mesure que les tâches progressent (ou si elles se retrouvent bloquées), ajoutez des commentaires pour tenir informés les abonnés, répondre aux questions ou donner votre avis.
• Fournissez des mises à jour de statut à l'aide des données du projet pour les graphiques et la progression. Vous avez aussi la possibilité de @mentionner des collègues, tâches et projets directement dans la mise à jour, pour exprimer vos remerciements ou simplement faciliter l'accès à divers éléments. Tous les membres du projet en seront notifiés et pourront commenter la mise à jour.
• Créez des jalons pour marquer les principaux objectifs d'un projet et en montrer les phases importantes. De cette façon, votre équipe connaît les objectifs à atteindre, et les chefs de projet suivent plus facilement les progrès réalisés.
• Facilitez les révisions et approbations avec notre processus d'approbation. Si votre projet comprend des visuels, suivez le feedback en toute simplicité avec la fonction de révision.
• Ajoutez des règles pour automatiser les étapes manuelles telles que l'attribution de tâches, la mise à jour de champs personnalisés, le déplacement de tâches terminées, etc. Ainsi, vous gagnerez du temps et vous vous assurerez de suivre le processus adapté.
• Gérez les mises à jour de plusieurs projets avec les Portefeuilles. Cette fonctionnalité est parfaite pour ceux qui gèrent plusieurs projets ou qui veulent suivre dans une vue unique et en temps réel l'avancée d'initiatives spécifiques.

5. Préparer votre prochain projet

Bravo ! Vous avez correctement géré un projet sur Asana. Toutefois, prenez le temps de bien l'analyser avant d'entamer votre prochain projet.

Voici comment procéder :

• N'oubliez pas qu'à mesure qu'Asana lance de nouvelles fonctionnalités et améliore son application, votre équipe fera de nouvelles découvertes et réinventera son utilisation d'Asana : ceci est parfaitement normal, et même idéal !
• Tirez les enseignements de votre projet et incorporez-les dans un modèle. Ainsi, vous pouvez éviter de répéter les mêmes erreurs et adopter une meilleure approche à l'avenir.
• Archiver le projet. Maintenant que vous êtes venu à bout du projet, archivez-le afin de pouvoir vous pencher sur vos priorités. Archiver un projet le retire de votre liste de projets, mais ne supprime aucune information.
• Saluez les réussites de votre équipe. Sur Asana, vous pouvez exprimer votre gratitude par de nombreuses petites attentions, comme les remerciements et les mentions J'aime.

Ressources pour la gestion de projet

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent leurs projets ? Ces ressources peuvent vous être utiles :