Gestion de campagnes

Étapes de création d'un projet de campagne marketing sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet de campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Servez-vous du modèle de campagne et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement le travail de la campagne.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Inviter toutes les agences partenaires

Pour assurer un lancement et une exécution fluides de vos campagnes, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu'invitées au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de vos plans de campagne, et vous pouvez clarifier facilement les attentes liées aux échéances et aux livrables, pour des campagnes impeccables qui respectent les délais.

Regardez ce bref tutoriel pour savoir comment inviter des partenaires sur Asana.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à une campagne marketing

Maintenant que vous avez créé votre projet de campagne marketing, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Commencer votre campagne par la rédaction d'un brief clair et l'attribution de rôles

Toute personne travaillant sur une campagne fait généralement référence au brief en permanence pour s'assurer qu'elle reste fidèle à l'objectif général et au message. En plaçant le brief dans l'onglet Aperçu  du projet, vous le rendez facilement accessible à tout moment, ce qui évite aux responsables de campagne de recevoir constamment un ping si quelqu'un ne trouve pas le document.

Définissez des rôles sous l'onglet Aperçu afin que tout le monde sache à qui s'adresser pour demander une approbation ou poser des questions.

2. Élaborer votre plan de projet avec la Chronologie (et l'ajuster au besoin)

Chaque campagne marketing est assortie de nombreuses échéances et dépendances clés menant à son lancement. La Chronologie vous aide à définir ces éléments dans votre plan avant de commencer à vous assurer que toutes les pièces s'emboîtent pour atteindre votre objectif.

Voici les étapes de création d'un plan de campagne marketing avec la Chronologie :

1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre campagne en utilisant la vue Liste.
2. Cliquez sur l'onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez les tâches par glisser-déposer afin de les reprogrammer.
4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l'une d'entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter les problèmes avant qu'ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la création des pages d'accueil de votre campagne prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion, de réunion supplémentaire ni provoquer de panique à cause d'un retard.

3. Capturez les informations clés des briefs créatifs et passez à l'action plus vite avec les formulaires

Les briefs créatifs aident les équipes Marketing à saisir les détails les plus importants sur les objectifs, le public et les exigences d'un travail donné, mais ils peuvent aussi ralentir le processus créatif s'ils ne sont pas réalisés correctement ou s'ils sont perdus au sein de documents. Pour éviter cela, créez un formulaire de brief créatif directement relié à votre projet de campagne pour vous assurer que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu'elle comprend).

Les formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana, en leur envoyant le lien vers le formulaire. Une fois soumis, le formulaire est transformé en tâche et s'affiche dans votre projet de campagne, où il peut ensuite être hiérarchisé.

Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici.

4. Éviter les doublons en suivant les tâches concernées dans plusieurs projets

Le travail associé à une campagne est souvent relié à d'autres activités marketing, comme le lancement d'un produit ou des mesures de recrutement. Sans Asana, les équipes peuvent manquer de visibilité sur le travail des autres projets et initiatives, ce qui peut entraîner des doublons ou des efforts supplémentaires de coordination.

1. Appuyez sur tab + P et saisissez le nom des autres projets dans lesquels vous souhaitez ajouter la tâche.

Ajoutez des tâches à plusieurs projets pour gagner du temps sans dupliquer le travail ni devoir le gérer à différents endroits. La tâche reste la même dans tous les projets où vous l'avez ajoutée, tous les fichiers et commentaires sont ainsi identiques, tandis que les personnes concernées la voient dans un contexte qui leur correspond.

5. Respecter vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Pouvoir fournir et incorporer plus facilement des commentaires sur une campagne peut faire toute la différence entre une campagne sans écho et une campagne virale. Suivez plutôt ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu'elles soient terminées ou transférées vers d'autres sections de projet au fil de leur avancement.
2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les parties prenantes au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l'étape « Feedback nécessaire » à l'étape « Approuvé ».
3. Utilisez les Approbations pour indiquer clairement quand les ressources sont prêtes à être approuvées. Si une ressource requiert l'approbation de plusieurs parties prenantes, ajoutez des sous-tâches d'approbation à la tâche parente liée à la ressource et suivez ainsi toutes les approbations au même endroit.
4. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

Notre intégration avec Adobe Creative Cloud permet aux créatifs d'exploiter le feedback directement dans l'application Adobe sur laquelle ils travaillent pour les guider et gagner du temps en évitant de chercher le contexte et de basculer d'un outil à l'autre.

Il est plus simple de donner et recevoir du feedback, car les réviseurs peuvent partager clairement leurs idées et les créateurs peuvent décider d'intégrer ou non ces commentaires (tous regroupés au même endroit).

6. Gagnez du temps sur chaque campagne et ne manquez aucune étape clé grâce aux modèles

Bien que chaque campagne soit unique, il existe généralement un groupe de tâches essentielles qui doivent être réalisées à chaque fois, ou pour chaque type de campagne. Plutôt que de perdre du temps à recréer un plan pour chaque campagne (ou plutôt que de conserver le modèle dans un document déconnecté des fichiers et des instructions), vous pouvez créer et enregistrer des modèles de campagne sur Asana.

1. Élaborez le travail essentiel de la campagne sous forme de tâches dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n'attribuez pas ces tâches et n'indiquez pas d'échéances.
2. Cliquez sur... dans l'en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
3. Si vous souhaitez limiter les droits de modification du modèle, sélectionnez l'option Commentaires uniquement.
4. Pour chaque campagne, copiez votre modèle en cliquant sur le bouton orange +, Projet, puis en accédant à l'onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
5. Vous pouvez parfaire votre modèle au fil des campagnes pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant commencer vos campagnes en quelques clics.

Conseils pour rendre compte du travail et des progrès liés à une campagne

1. Publier des mises à jour de statut et consulter l'activité du projet en vue Aperçu

À mesure que votre campagne progresse, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Aperçu pour publier des mises à jour et consulter une liste récapitulative des activités du projet. Vous pouvez glisser-déposer des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d'enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

2. Tenir des réunions plus efficaces en utilisant votre projet comme d'un ordre du jour

Se réunir régulièrement permet de suivre la progression et la cohérence d'un projet. Si vous utilisez un projet de campagne comme ordre du jour de réunion lors des appels avec vos agences ou d'autres partenaires interfonctionnels, chacun voit plus facilement l'état d'avancement du travail et les sujets à aborder en priorité. Vous pouvez alors vous concentrer sur des débats stratégiques et des idées, plutôt que de vous contenter de simples tours de table de mise au point.

Au cours de la réunion, créez des tâches pour les mesures à prendre afin de ne pas les oublier.

3. Gérer les priorités et organiser le travail de la campagne avec les champs personnalisés

Si vous avez l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul, vous pouvez trier et filtrer les colonnes pour afficher facilement les détails clés. Les champs personnalisés sont une alternative idéale car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l'accès au seul chef de projet).

Par exemple, si vous ajoutez un champ personnalisé de priorité à votre projet de campagne, chaque tâche peut être assortie d'un niveau de priorité pour que chaque collègue soit au fait de ce qui requiert le plus son attention. Le projet peut ensuite être trié selon sa priorité pour afficher les tâches les plus importantes en premier et contrôler leur progression.

Vous pouvez également afficher les tâches sur la Chronologie par champ personnalisé pour mieux visualiser les plans et identifier les obstacles en fonction de la couleur.

4. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différentes campagnes avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour obtenir des mises à jour de statut et évaluer la disponibilité des équipes de contenus, les chefs d'équipe rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets avec votre calendrier de publication et vos autres projets de contenus afin de voir au même endroit le statut des projets, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets de création de contenus en bonne voie.

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