Les bénévoles sont une force essentielle capable d'aider de nombreuses organisations à but non lucratif à accomplir leurs missions. Asana vous permet de leur fournir les informations et l'accompagnement dont ils ont besoin pour réussir, tout en donnant à votre équipe interne un aperçu des projets gérés par ces bénévoles et de leur progression.
Cet article vous explique comment créer et gérer deux types de projets de bénévolat : un premier projet dédié au traitement des candidatures des bénévoles et un second pour leur intégration. Vous trouverez ensuite quelques conseils pratiques pour gérer efficacement les bénévoles et leur travail.
Évaluation et approbation des candidatures des bénévoles sur Asana
Avant que quelqu'un ne commence à faire du bénévolat, il doit généralement postuler et être approuvé. Avec un projet d'admission de bénévoles, vous pouvez créer un formulaire de demande de bénévolat, approuver les demandes et vérifier votre pipeline de bénévoles, le tout en un seul endroit.
Commencez par créer un projet vierge ou importez la feuille de calcul où vous suivez actuellement les demandes. En vue Tableau, créez les sections suivantes : « Nouvelles candidatures », « En cours d'évaluation », « Approuvées » et « Refusées ».Vous pouvez ainsi classer plus facilement les candidatures et suivre leur progression.
Ajoutez une colonne pour « Sensibilisation » afin que n'importe qui au sein de votre organisation puisse ajouter un bénévole à votre liste qui pourrait vous convenir. Vous pouvez également déplacer les candidats refusés ici s'ils pourraient être en forme à l'avenir, mais ne le sont pas maintenant.
1. Facilitez le suivi de toutes les informations et utilisez des champs personnalisés pour les organiser
Les besoins en bénévolat peuvent varier, donc en ajoutant des champs personnalisés à votre projet, vous pouvez suivre les compétences, les intérêts et la disponibilité spécifiques des candidats pour vous assurer qu'ils correspondent aux besoins de votre organisation.
Par exemple, vous pouvez créer un champ autour des « compétences » avec des options en fonction des besoins, comme la conception graphique, les médias sociaux, la collecte de fonds, etc. Vous pourriez créer un autre champ pour le total de leurs heures de bénévolat à offrir par semaine pour vous aider à déterminer leur emploi du temps à l'avance.
Ce sont ces mêmes champs que vous utiliserez sur votre formulaire de candidature lors de la prochaine étape !
2. Créez un formulaire pour l'envoi des candidatures des bénévoles
Pour commencer à effectuer le suivi des candidats volontaires, créez un formulaire qu'ils devront remplir. Ainsi, vous disposerez dès le départ de toutes les informations nécessaires à l'évaluation de leur candidature.
- Accédez à l'onglet Formulaires en haut de votre projet.
- Personnalisez votre formulaire pour y inclure tous les champs créés à l'étape précédente et créez-en d'autres pour vous aider à déterminer si le candidat répond à vos besoins. Par exemple, un champ « pièce jointe » pourrait être utile pour recueillir le CV ou la lettre de motivation des postulants. Il est aussi possible d'inclure un champ de plage de dates dans lequel les candidats indiqueront leurs disponibilités.
- Lorsque votre formulaire est prêt, activez-le et partagez son lien avec tout candidat éventuel ou sur votre site Web. Tout le monde peut remplir et envoyer un formulaire Asana, même si la personne concernée n'a pas de compte.
- Le formulaire envoyé, il se transforme en tâche, laquelle sera associée à votre projet de réception des demandes de bénévolat.
- Il appartient maintenant à votre équipe d'étudier et d'approuver ou non la candidature. Attribuez la tâche au responsable désigné et fixez une échéance. Veillez à ce que la tâche soit glissée dans la section appropriée afin de visualiser clairement l'étape à laquelle se trouve la candidature.
Définissez des règles pour automatiser certaines parties du processus de candidature. Par exemple, attribuez automatiquement à un collègue la tâche d'évaluation des nouvelles candidatures. Si un candidat indique être particulièrement compétent en matière de réseaux sociaux, vous pouvez placer automatiquement la tâche liée à sa candidature dans le projet correspondant pour que l'équipe ne manque pas d'y jeter un œil.
Une fois qu'un volontaire est approuvé, vous êtes prêt à l'aider à l'intégrer ! Continuez à suivre.
Accueil des bénévoles
1. Utilisez un modèle d'accueil des bénévoles
Les bénévoles ont besoin de beaucoup d'informations pour réussir. En configurant un modèle d'intégration, vous pourrez simplifier et faire évoluer ce processus. Invitez des bénévoles dans votre domaine en tant que voyageurs afin qu'ils commencent avec tout ce dont ils ont besoin et se sentent soutenus dès le premier jour.
Démarrez votre projet du bon pied avec notre modèle d'accueil puis personnalisez-le selon vos besoins et enregistrez-le comme votre propre modèle personnalisé.
2. Oubliez les e-mails et communiquez grâce aux discussions
Les courriels en vrac qui sont envoyés à tous les bénévoles peuvent se salir rapidement et les informations de base peuvent facilement se perdre, sans parler du temps que votre équipe perd à dupliquer les communications et à répondre aux courriels. Utilisez plutôt Conversations et Statut sur Asana.
- Les discussions d'équipe sont très utiles pour diffuser des annonces, fêter ensemble vos plus belles réussites ou encore discuter de plusieurs projets en même temps.
- Les mises à jour de statut permettent à tout le monde de savoir comment les choses se passent, en soulignant le travail déjà accompli, les tâches ou les jalons à venir, ainsi que les éventuels obstacles. Vous pouvez également les utiliser pour féliciter vos coéquipiers ! @mentionnez-les.
Ces mises à jour s'afficheront dans la boîte de réception, où chacun peut répondre. Vous pouvez également épingler tout commentaire d'une importance particulière en haut d'une discussion afin que les informations les plus pertinentes soient faciles à trouver.
3. Formez vos bénévoles aux fondamentaux d'Asana
De nombreuses organisations ont leurs propres conventions Asana et processus d'intégration, mais si ce n'est pas le cas, il pourrait être utile que vos nouveaux bénévoles s'inscrivent à un webinaire de formation en direct afin qu'ils soient rapidement opérationnels.
Ils peuvent également regarder de brefs tutoriels vidéo ou lire le guide d'Asana (celui que vous parcourez actuellement) pour apprendre à leur rythme.
Gestion des activités et des disponibilités des bénévoles
Maintenant que vous avez vos bénévoles sur Asana, vous pouvez suivre les projets de bénévolat en un seul et même endroit.
Les portefeuilles offrent un espace central pour organiser et suivre les activités de plusieurs projets. Au sein des portefeuilles, utilisez la Gestion des ressources pour visualiser clairement les disponibilités de votre équipe. Créez tout d'abord un portefeuille, puis ajoutez les projets que vous souhaitez regrouper.
C'est pourquoi il est important de prendre l'habitude des mises à jour de statut régulières. Vos mises à jour de statut apparaîtront ici dans une seule vue, ce qui vous permettra de garder un œil sur tout et de voir si quelque chose est désactivé.