Grâce à Asana, vous pouvez organiser vos cours et gérer votre association, votre club ou d'autres activités extrascolaires. Vous pouvez enregistrer des informations importantes, des notes et des tâches à réaliser afin de faciliter la collaboration avant, pendant et après vos réunions et activités. Asana vous permet de centraliser aisément les personnes et les actions, y compris lorsque de nouveaux membres vous rejoignent ou lorsque les diplômés vous quittent.
Créer un espace de travail
- Créez un espace de travail pour votre organisation ou votre club. C'est là que vous enregistrerez l'ensemble des tâches et des informations pertinentes pour votre groupe afin que vous puissiez tous collaborer sur Asana.
- Invitez les responsables de l'organisation dans l'espace de travail. Vous pouvez ensuite décider de la façon dont vous voulez créer des projets sur Asana pour les différents aspects de votre organisation.
- Créez un projet. Vous pouvez créer des projets pour votre comptabilité, les programmes et notes de réunion, une collecte de fonds, des événements à venir, l'organisation d'événements, etc. Les possibilités sont presque infinies.
Inviter d'autres membres
- Une fois que vous avez créé quelques projets, invitez le reste des membres de votre organisation. Vous pouvez les inviter en cliquant sur le bouton + dans la barre supérieure. Dès qu'ils sont inscrits, vous pouvez organiser une réunion de lancement afin de leur présenter Asana et de vous assurer que tout le monde est à la page.
- Demandez aux membres d'ajouter des éléments aux tâches et projets existants, puis incitez-les à créer les leurs. Dès que tout le monde aura apporté sa contribution, vous pourrez commencer à collaborer sur Asana.
- Encouragez les membres à continuer à effectuer et à ajouter des tâches, ainsi qu'à ajouter des commentaires et à entamer des conversations pour poser des questions, obtenir des mises à jour de statut ou fournir des informations afin que tout le monde reste au courant. Une fois que tout le monde commencera à mettre à jour ses tâches, vous n'aurez plus besoin de consacrer autant de temps à des mises à jour simples pendant les réunions hebdomadaires et par e-mail : vouspourrez les consulter en temps réel dans Asana.
Répondez aux questions des membres sur l'utilisation d'Asana, notamment dans le cadre de votre groupe. Lisez l'article de notre Centre d'aide sur la création et le maintien de l'élan pour plus de conseils.
Organiser vos réunions avec Asana
- Créer un projet pour l'ordre du jour de votre réunion. Organisez-le en sections et créez des tâches pour chaque point à l'ordre du jour. Pour ne rien oublier, vous pouvez ajouter à chaque tâche une échéance correspondant à la date de la réunion.
- Ajoutez tous les participants à la réunion en tant que membres du projet afin qu'ils puissent ajouter des sujets de discussion en tant que tâches avant la réunion.
- Avant la réunion, demandez au responsable de l'organisation de passer en revue les sujets de l'ordre du jour (les tâches du projet) et de les organiser par ordre de priorité. Il vous suffit de faire glisser les tâches et de les déposer dans l'ordre de votre choix.
- Ouvrez Asana pendant la réunion et consultez votre projet d'ordre du jour pour que chacun prenne connaissance des thèmes abordés. Vous pouvez utiliser le mode Focus (
Tab + X) pour afficher chaque tâche sur un grand écran afin que tout le monde puisse la voir. - Attribuez les étapes suivantes pendant la réunion. Cochez les tâches qui ont été abordées. Attribuez les tâches au membre du club pertinent en cas de travail supplémentaire. Vous pouvez également créer des tâches pendant la réunion pour que tout le monde prenne connaissance du travail à venir.
Gérer votre organisation et vos réunions sur Asana permet d'identifier les activités de chacun ainsi que leur échéance, et donc d'optimiser les temps de réunion. Moins de temps perdu à passer en revue les mises à jour de statut et à décider des sujets à aborder, c'est plus de temps consacré aux activités qui font la différence sur le campus.