Suivi des subventions

Comment créer un projet de demande de subvention sur Asana ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer votre pipeline de demandes de subvention. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Pour commencer, utilisez notre modèle de pipeline de demandes de subvention et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les subventions.

Accéder à tous les modèles Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Si vous préférez créer votre propre projet de pipeline de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Vous gérez plusieurs demandes de subvention à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

  1. Dupliquez l '[EXEMPLE DE TÂCHE] dans le modèle, renommez-le et convertissez-le en projet.
  2. Ajoutez ensuite ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Conseils pour gérer votre projet de demande de subvention

Maintenant que vous avez créé votre projet, suivez les conseils ci-dessous pour le gérer à mesure que vous enregistrez de nouvelles demandes.

1. Organisez votre projet en ajoutant une section pour chaque étape de la demande

SCREENSHOT showing how to add sections in an Asana project

Créez des sections pour indiquer clairement à quelle étape se trouvent les demandes. Les sections vous aident à identifier les différentes phases du processus de demande (À l'étude, Demande en cours, En attente, etc.) et de classer les tâches en conséquence.

Au fil de la progression de votre demande, faites glisser les tâches d'une section à l'autre afin de mettre leur statut à jour.

2. Visualisez et ajustez le calendrier du processus de demande et les cycles de subvention à l'aide de la Chronologie

Lorsque vous ajoutez une subvention à votre pipeline, définissez une date d'échéance afin d'effectuer la demande ou le renouvellement dans les temps. Partez ensuite de cette date pour définir une date de début et une date d'échéance réalistes pour chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser la chronologie pour vous aider à visualiser votre calendrier, à l'ajuster de manière réaliste et à définir facilement des dépendances entre les tâches afin que le travail se déroule dans le bon ordre. Si vous devez décaler des tâches, la Chronologie vous permet de les glisser-déposer aux nouvelles dates.

3. Utilisez un formulaire pour enregistrer rapidement les nouvelles opportunités au fil de vos recherches

Les nouvelles opportunités de subvention peuvent survenir à tout moment et de n'importe où, et les formulaires vous permettent justement d'en prendre note et de les étudier rapidement. Créez un formulaire pour collecter toutes les informations nécessaires à leur évaluation et leur approbation. Une fois soumis, le formulaire se transformera en tâche au sein de votre projet de demandes en cours.

Partagez le lien du formulaire avec l'ensemble de votre organisation ou sur votre site Web pour faciliter l'identification de nouvelles opportunités. Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n'utilisant pas Asana).

4. Clarifiez les priorités, étapes de validation et informations clés à l'aide de champs personnalisés

GIF of how to create and add custom fields to Asana

Une fois vos diverses subventions en préparation, vous devez être en mesure d'identifier vos premières priorités, le montant de financement attendu et plus encore. Les champs personnalisés vous aident à consulter ces informations en un clin d'œil et peuvent également servir à filtrer et à trier votre projet (à l'image des colonnes d'une feuille de calcul). Vous pouvez créer des champs pour le montant du financement, la priorité, l'étape ou les approbations, tout ce dont vous avez besoin pour capturer les informations clés.

Suivez les approbations grâce aux notifications de champs personnalisés

SCREENSHOT of using approval custom fields in Asana to see what's approved or not

Les propositions de

subvention passent généralement par quelques rondes de commentaires, et le flux de travail des champs personnalisés pour les approbations permet de voir facilement si quelque chose est approuvé ou non. Ajoutez simplement un champ personnalisé d'approbation à votre projet et activez les notifications. Ensuite, tous les abonnés à la tâche seront informés si le champ est modifié, de sorte que tout le monde reste informé au fur et à mesure que les demandes sont approuvées ou qu'ils ont des commentaires à intégrer.

Conseils pour rendre compte de la progression des demandes de subvention

Publiez des mises à jour de statut régulières au même endroit à l'aide de la vue Progression.

SCREENSHOT of a status updated posted in Progress View of Asana

Un aperçu des progrès et de la croissance du pipeline est essentiel pour s'assurer que vous recherchez suffisamment d'opportunités et que vous les maintenez en mouvement. Au lieu de vous fier à de longs fils de discussion ou à des pings aléatoires demandant des mises à jour, essayez de publier des mises à jour régulières avec Progress View. Vous pouvez @mentionner des tâches, projets et membres de l'équipe pour faciliter le référencement du travail et tenir tout le monde informé des progrès ou des obstacles.

Vous suivez plusieurs projets de demande de subvention à la fois ? Ajoutez-les à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Ressources pour suivre les subventions

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez découvrir comment nos clients utilisent Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Associer
Modèle de suivi des subventions Utiliser ce modèle
Étude de cas Découvrir comment EarthEnable, Venture for America et Hope for Haiti gèrent leurs subventions sur Asana
Cours sur demande S'inscrire à l'Asana Academy
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