Avant de vous lancer dans la conception de votre processus sur Asana, il est indispensable d'en définir les bases pour son bon fonctionnement. Cet article est le deuxième d'une série d'articles en trois volets. Si vous souhaitez consulter le premier volet de cette série, cliquez ici.
Éléments fondamentaux d'un processus
Organisation
Les organisations connectent tous les employés de votre entreprise qui utilisent Asana dans un espace unique, basé sur le domaine de messagerie partagé de votre entreprise.
Équipes
Au sein de l'organisation, vous et vos collègues vous séparez en différentes équipes afin de collaborer sur vos divers projets et tâches. Chaque utilisateur de votre organisation fait partie d'au moins une équipe, mais peut faire partie de plusieurs équipes.
Projets
Les projets vous permettent d'organiser toutes les tâches liées à une initiative, à un objectif ou à tout travail important. Dans les projets, vous utiliserez des sections pour organiser vos tâches.
Tâches
Les tâches représentent l'unité d'action de base sur Asana.
Sous-tâches
Utilisez les sous-tâches pour diviser la charge de travail d'une tâche en portions plus petites ou pour répartir le travail entre plusieurs personnes.
Commentaires
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Questions déterminantes dans la création de processus
Ensuite, pour vous assurer que votre flux de travail fonctionne correctement, vous devrez prendre un ensemble de décisions clés.
Décision 1 : projet ou tâche
La question la plus fréquemment posée par les équipes est de savoir si elles intègrent ou non leur flux de travail dans un projet ou une tâche.
Commencez par créer un projet, pour regrouper et gérer l'ensemble de vos processus.
Un projet vous donne une place centrale pour coordonner avec les parties prenantes. Ajoutez des tâches et des sous-tâches pour représenter le travail réalisable. Les tâches trop vagues, comme « Promotion », sont difficiles à exécuter. Répartissez le travail de manière à ce que les tâches soient exploitables.
Question 2 : comment utiliser les sections ?
Avant de créer des sections au sein de projets, vous devez comprendre les deux schémas de cheminement des activités dans un processus : en séquences et par étapes.
Séquences
Les séquences sont comme des listes de contrôle : les tâches sont réalisées dans un ordre précis, pour parvenir à un livrable définitif. Planifier un événement ou accueillir un nouvel employé sont deux processus séquentiels typiques. Dans ce cas, créez des sections et regroupez les tâches par catégorie ou période.
Étape
Les étapes sont comme des pipelines : un même livrable passe par plusieurs étapes avant achèvement. Les processus de demande ou de développement produit sont de bons exemples de processus par étapes. Dans cette situation, envisagez de basculer votre projet en vue Tableau et créez des sections pour chaque étape. Vos tâches représenteront chaque livrable, que vous pourrez déplacer d'une section à une autre au fil des étapes.
Question 3 : quels champs personnalisés ajouter ?
Les champs personnalisés supposent une réflexion préalable. La manière dont vous organisez, automatisez et suivez votre processus dépend des champs que vous avez ajoutés.
Organisation
Comment avez-vous besoin d'organiser vos tâches au sein de votre processus ? Créez des champs en fonction des différentes catégories.
Automatiser
Comment souhaitez-vous automatiser votre processus ? Vous pouvez créer des règles personnalisées liées aux champs que vous ajoutez.
Subordonné
Que devez-vous signaler dans votre flux de travail ? La sélection de graphiques à votre disposition dans le tableau de bord du projet dépendra de vos champs personnalisés.
Question 4 : quand utiliser les sous-tâches ?
Parfois, une tâche ou un livrable doit être décomposé en étapes séquentielles plus petites. C'est dans ce type de situation que les sous-tâches trouveront leur utilité.
Faites attention aux processus qui reposent uniquement sur des tâches et des sous-tâches. Cela pourrait se révéler problématique au moment de les automatiser, d'utiliser la vue Chronologie ou de rendre compte du travail effectué.
Cas d'utilisation courants des sous-tâches :
Si la tâche parente est une demande, ajoutez des sous-tâches pour détailler les étapes de suivi.
Ajoutez des demandes d'approbation en tant que sous-tâches lorsque vous avez besoin de l'approbation de plusieurs personnes sur une même tâche parente.
Certains processus comptent des actions qui se déclenchent uniquement lorsque certaines conditions sont réunies. Par exemple, une équipe qui gère des demandes peut avoir besoin d'informations supplémentaires dans certaines situations avant de pouvoir les traiter. Il serait donc judicieux d'utiliser une règle pour ajouter automatiquement les sous-tâches correspondantes lorsqu'une tâche atteint l'étape en question.
Saviez-vous que vous pouviez ajouter des sections à des sous-tâches ? Utiliser le raccourci clavier « tab + N »
Pour vous donner un ordre d'idée, si vous devez ajouter plus de 10 sous-tâches à une tâche, il peut être préférable de créer un nouveau projet.
Decision 5 : le nombre de projets
Parfois, la taille d'un processus est si importante qu'il peut concerner plusieurs projets.
Utilisez plusieurs projets quand :
Votre processus se recoupe avec celui d'une autre équipe qui a son propre projet. Par exemple, une équipe suit ses publications de témoignages clients dans un projet, tandis qu'une autre a besoin de discuter du même sujet lors d'une prochaine réunion. Les équipes ajoutent donc les tâches pertinentes aux deux projets.
Les phases de votre flux de travail impliquent un tel volume de tâches que vous risquez de vous disperser en les gardant toutes dans un seul projet. Par exemple, une équipe utilise un projet pour recevoir des demandes. Puisque le volume est important, elle crée un projet séparé pour traiter les demandes en cours. L'automatisation de ce processus est possible grâce aux règles personnalisées.
Question 6 : comment définir les autorisations de projet ?
Le fonctionnement de votre processus sera influencé par la manière dont vous définirez les autorisations. Vous pouvez accorder des autorisations de modification ou de commentaire uniquement aux membres du projet. Les autorisations pour commentaires seuls permettent aux membres de l'équipe de consulter ou de commenter les projets sans qu'ils puissent les modifier.
Les autorisations pour commentaires seuls sont disponibles pour les équipes et les organisations disposant d'Asana Premium.
En savoir plus
La plupart des flux de travail vous obligent à accorder aux membres du projet des autorisations de modification afin qu'ils puissent agir sur leurs propres tâches. Nous vous recommandons de ne commenter que les autorisations lorsque : Un projet doit être visible publiquement par de nombreuses parties prenantes qui ne sont responsables d'aucune des tâches. Les projets contiennent des informations sensibles et vous devez éviter les modifications accidentelles ou inutiles.
Consultez cet article pour en savoir plus sur les autorisations.
Maintenant que vous avez établi les bases de votre processus, il est temps d'ajouter du mouvement. Consultez le prochain article de cette série