Le processus de suivi des objectifs avec les objectifs Asana

Vous êtes le propriétaire et le moteur du processus de gestion des objectifs dans votre organisation ou pour votre équipe à l'aide des objectifs Asana. Mais à quoi cela ressemble-t-il en réalité ? Lisez la suite si vous voulez des exemples spécifiques d'activités de processus d'objectifs tout au long de l'année.

Diriger le processus de définition des objectifs de votre organisation

Le processus de gestion des objectifs comporte quatre phases distinctes : la rédaction, la finalisation, l'exécution et la notation. Au cours du dernier trimestre de l'année, la planification des objectifs annuels a lieu, et tous les objectifs pour l'année suivante sont rédigés et approuvés.

Outre le processus de planification annuelle décrit ici, un processus de planification plus rapide peut être effectué tous les trimestres ou tous les six mois pour créer des objectifs à court terme basés sur ceux établis au cours du processus annuel.

Chez Asana, nous planifions les objectifs chaque année et tous les six mois, car nous estimons qu'il s'agit du bon équilibre entre la stratégie et l'exécution.

Jetons un œil détaillé à chaque phase et à son calendrier.

timeline

Rédaction

L'objectif de cette phase est que les objectifs de l'entreprise et de l'équipe soient prêts à être examinés en vue de leur finalisation.

Cette phase commence au dernier trimestre de l'année et comprend deux étapes. Tout d'abord, l'équipe de direction rédige un projet d'objectifs d'entreprise à haut niveau de confiance en fonction de la mission de l'organisation. Ensuite, les équipes élaborent des ébauches d'objectifs en fonction des objectifs de l'entreprise.

Jalon : rédaction des objectifs au niveau de l'entreprise

Quand

Les ébauches d'objectifs d'entreprise de grande confiance doivent être terminées avec suffisamment de temps pour que les objectifs d'équipe soient rédigés et approuvés avant la fin de l'année. La rédaction des objectifs d'entreprise les plus stratégiques peut prendre jusqu'à 2 mois, tandis que les objectifs plus tactiques prennent moins de temps.

Si le processus de planification concerne une seule équipe, cette phase peut être ignorée et l'équipe peut baser ses objectifs sur les priorités de l'entreprise ou sur sa mission.

À quoi ça ressemble

Une fois que les objectifs de l'entreprise à haut niveau de confiance sont rédigés, ils sont partagés avec l'organisation afin que les équipes puissent développer des objectifs qui les soutiendront.

Jalon : rédaction des objectifs au niveau de l'équipe

Quand

Les ébauches d'objectifs d'équipe doivent être terminées avec suffisamment de temps pour que tous les objectifs soient approuvés avant la fin de l'année. Selon la taille de l'organisation, la rédaction des objectifs de l'entreprise peut prendre deux semaines pour les petites entreprises et un mois ou plus pour les plus grandes.

Cette phase peut prendre une semaine si le processus de planification est pour une seule équipe.

À quoi ça ressemble

  1. L'équipe de direction partage la stratégie pour l'année avec l'entreprise à travers les objectifs d'entreprise. Ils doivent communiquer le quoi et le pourquoi de ces objectifs afin que les équipes puissent réfléchir à des moyens de contribuer.
  2. Ces objectifs se transforment ensuite en objectifs d'équipe, rédigés par des chefs d'équipe à l'appui des objectifs de l'entreprise. Le contenu de ces objectifs doit suivre les bonnes pratiques pour la rédaction d'objectifs.
  3. Les individus et les équipes peuvent partager leurs idées et créer leurs propres objectifs conformément à la stratégie de l'entreprise. Combinée à une approche en cascade, la co-création ascendante d'objectifs stimule l'innovation et l'engagement de l'équipe.

Une approche descendante où tous les objectifs au niveau de l'équipe doivent descendre de l'un des objectifs de l'entreprise crée un alignement. Dans le même temps, les équipes encouragent l'innovation ascendante lorsqu'elles suggèrent de nouveaux objectifs, même si ceux-ci ne contribuent pas aux objectifs de haut en bas précédemment établis au niveau de l'entreprise.

Les entreprises devraient combiner des approches descendantes et ascendantes pour la création d'objectifs en fonction de leurs priorités.

Finalisation

L'objectif de cette phase est que les objectifs de l'entreprise et de l'équipe soient approuvés par les parties prenantes concernées.

Quand

Tous les objectifs doivent être finalisés et approuvés d'ici la fin de l'année. La finalisation peut prendre 1 à 2 semaines pour les petites organisations et 3 à 4 semaines pour les plus grandes.

À quoi ça ressemble

Les propriétaires d'objectifs au niveau de l'entreprise examinent et finalisent leurs objectifs avec l'équipe de direction. Les propriétaires d'objectifs d'équipe examinent et approuvent leurs objectifs avec leurs gestionnaires et d'autres parties prenantes pertinentes. Les approbations Asana sont l'outil idéal pour mener à bien cette phase.

Dans cette phase, l'équipe de direction peut revoir ses objectifs d'entreprise en fonction des objectifs d'équipe créés pour prendre en compte les idées ascendantes provenant des équipes.

Exécution

Dans cette phase, les équipes travaillent à la réalisation de leurs objectifs. Les propriétaires d'objectifs communiquent le statut des objectifs à leurs parties prenantes. Ces mises à jour de statut sont essentielles pour signaler rapidement les risques et soit recalibrer l'objectif, soit demander plus de ressources pour l'atteindre.

Quand

Il est recommandé de définir des jalons formels au cours de l'année pour communiquer et examiner le statut d'un objectif. Si nécessaire, ces jalons peuvent être utilisés pour discuter avec les parties prenantes si un objectif doit être mis à jour pour refléter des conditions imprévues ou si de nouvelles ressources doivent être utilisées pour maintenir l'objectif sur la bonne voie.

Selon la nature de vos objectifs, cela peut se produire tous les mois, tous les trimestres ou une fois en milieu d'année. Les objectifs peuvent être affinés ou mis à jour au cours de ces examens, compte tenu des nouvelles informations qui surviennent au cours de l'exécution.

En règle générale, vous devez utiliser la cadence suivante lors de la rédaction des mises à jour de statut :

  • Objectifs annuels : au moins des mises à jour trimestrielles.
  • Objectifs semestriels : mises à jour trimestrielles ou mensuelles.
  • Objectifs trimestriels : au moins des mises à jour mensuelles.

Les mises à jour de statut doivent contenir les informations suivantes :

  • Quel est le statut de l'objectif (dans les délais, à risque, en retard) et pourquoi ?
  • Réalisations clés en vue de la réalisation de l'objectif.
  • Prochaines étapes de l'objectif.

La progression de l'objectif sur Asana peut être partagée avec les parties prenantes à l'aide des mises à jour de statut. Les propriétaires d'objectifs peuvent définir des rappels récurrents pour créer des mises à jour de statut avec la cadence souhaitée (hebdomadaire, bihebdomadaire, etc.). En savoir plus sur les mises à jour de statut.

Notation

L'objectif de cette phase est d'évaluer les critères de réussite de l'objectif définis lors de la phase d'approbation. L'objectif est ensuite clôturé et noté comme atteint, partiellement atteint, manqué ou abandonné. En savoir plus sur la rédaction des critères de notation des objectifs.

Quand

La notation peut être effectuée à tout moment lorsqu'un objectif est atteint. Par exemple, si vous avez pour objectif de lancer une campagne d'ici la fin du mois de février, cet objectif doit être noté au moment de l'achèvement. Cela dit, il est recommandé d'établir des jalons dans le processus d'établissement de vos objectifs au cours de l'année pour classer officiellement les objectifs. Cela se produit généralement au moins deux fois : une fois en milieu d'année et une fois en fin d'année. Les entreprises qui utilisent des objectifs trimestriels fixent des jalons de notation trimestriels.

À quoi ça ressemble

Sur Asana, la notation s'effectue à l'aide d'une mise à jour de statut. Pour ce faire, mettez à jour le statut de l'objectif pour qu'il soit atteint, partiel, manqué ou abandonné en fonction des critères de notation définis pour l'objectif dans la phase d'approbation. Incluez des informations sur l'impact de l'objectif et tout écart par rapport au plan ou les raisons pour lesquelles il n'a pas été atteint.

La notation s'accompagne d'une réflexion sur les apprentissages liés aux objectifs et à leur exécution, qui doivent être socialisés et utilisés pour l'année suivante.

Des questions ? Contactez-nous via votre responsable de la réussite client ou notre forum de la communauté Asana !

Ressources supplémentaires sur les objectifs Asana

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