Comment créer un projet de campagne numérique de collecte de fonds sur Asana
Il existe plusieurs façons de créer votre campagne. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :
- Démarrez à l'aide de notre modèle de campagne de collecte de fonds numérique et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
- Importez la feuille de calcul sur laquelle vous gérez actuellement vos campagnes.
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Si vous préférez créer entièrement votre propre projet de campagne ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.
Vous travaillez avec des agences ?
Pour mener à bien vos campagnes de collecte de fonds, conviez toutes les agences avec lesquelles vous collaborez en tant qu'invitées au sein de votre projet. De cette manière, vos partenaires peuvent visualiser les détails de votre plan, et vous pouvez clarifier facilement les échéances et suivre l'évolution des livrables.
Conseils pour gérer votre projet de campagne numérique de collecte de fonds
Une fois votre projet créé, les conseils suivants vous aideront à gérer le lancement de vos campagnes.
1. Élaborez votre plan de campagne de collecte de fonds avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)
Les campagnes de collecte de fonds comprennent de nombreuses échéances à respecter. Utilisez la vue Chronologie pour planifier le calendrier de votre campagne et déterminer aisément l'ordre des tâches à effectuer. Voici comment procéder :
- Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez les tâches par glisser-déposer afin de les reprogrammer.
- Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
- Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l'une d'entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.
2. Clarifiez les étapes de validation et le statut des tâches à l'aide de champs personnalisés
Les directeurs de campagne peuvent perdre du temps à savoir quels documents sont approuvés ou à identifier les points de blocage. En ajoutant des champs personnalisés d'approbation et de progression des tâches, vous identifiez rapidement où en est chaque tâche et repérez le travail en attente de validation ou tout autre élément présentant le risque d'être hors délai.
Triez votre projet par champs personnalisés pour identifier rapidement les freins et consulter le statut des tâches. Leur utilisation s'apparente au tri des colonnes d'une feuille de calcul.
Gérer les approbations
Pour rester à jour de l'évolution du processus, vous pouvez activer les notifications des champs personnalisés et ajouter le champ personnalisé « Étape d'approbation » à votre projet. La personne responsable recevra ainsi une notification dans sa boîte de réception lorsqu'un document sera marqué comme * * Prêt à être passé en revue * *.
3. Recueillez les témoignages des donateurs à l'aide de formulaires
La collecte des témoignages des donateurs donne vie au travail de votre organisation à but non lucratif et peut inciter d'autres personnes à apporter leur contribution à votre cause. Les contacter a posteriori prend du temps et peut entraîner de nombreux va-et-vient par e-mail. Pour éviter cela, vous pouvez facilement recueillir leurs histoires au format de votre choix à l'aide d'un formulaire à remplir.
Une fois soumis, les formulaires se transforment en une tâche que vous pouvez catégoriser à l'aide de champs personnalisés. Vous disposez ainsi toujours du bon devis ou de la bonne histoire à partager, que ce soit par e-mail ou sur vos réseaux sociaux. C'est un moyen simple de mettre en valeur les supporters et de créer plus d'élan.
Conseils pour rendre compte de la progression de votre campagne numérique de collecte de fonds
1. Publiez des mises à jour de statut claires à destination de votre équipe
Au lieu de vous faire piquer par quelqu'un qui vous demande une mise à jour de statut, de la bricoler et d'envoyer un e-mail qui mène à plus de questions, de réunions et de fils de discussion déroutants, il vous suffit de publier et de partager votre progression avec les mises à jour de statut. Assurez-vous que les principales parties prenantes de votre campagne sont membres de votre projet afin que chaque fois que vous publiez une mise à jour, tous les membres du projet soient informés dans la boîte de réception. Vous pouvez également inclure les membres d'équipes interfonctionnelles dans la conversation en les @mentionnant dans un commentaire.
En publiant régulièrement des mises à jour de statut, vous passez moins de temps à faire le point en réunion et n'avez plus besoin d'envoyer d'e-mails à cet effet.
2. Gérez plusieurs campagnes à la fois avec les Portefeuilles
Si vous gérez plus d'une campagne à la fois, vous allez adorer suivre la progression et les mises à jour au sein des portefeuilles. Les portefeuilles vous offrent une vue d'ensemble de l'avancement des projets et facilitent la demande de mise à jour afin que vous puissiez concentrer votre attention sur le plus urgent.
3. Surveillez les points de blocage et la progression des tâches sur vos différentes campagnes avec les rapports de recherche avancée
Si vous utilisez les champs personnalisés de progression des tâches et d'approbation dans vos projets de campagne de collecte de fonds, créez des rapports de recherche avancée pour suivre le travail susceptible d'être en retard et les tâches en attente d'approbation sur l'ensemble de ces projets.
Ainsi, si vous voulez obtenir une liste de tous les travaux approuvés sur l'ensemble des campagnes ou afficher toutes les tâches qui n'ont pas encore commencé alors que l'échéance est dans moins de trois jours, vous pouvez créer et enregistrer ces vues sous forme de rapports de recherche avancée.
Si vous prévoyez d'utiliser régulièrement le même rapport, il vous est possible de l'enregistrer. Vous pouvez par exemple lancer votre rapport chaque vendredi afin de planifier vos priorités pour votre arrivée au bureau le lundi et maintenir votre campagne sur de bons rails.
Ressources pour planifier et gérer des campagnes
Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs campagnes ? Ces ressources peuvent vous être utiles :
| Ressources | Associer |
|---|---|
| Modèle de campagne numérique de collecte de fonds | Utiliser ce modèle |
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| Webinaire avec étude de cas | Voir comment la Fondation San Francisco AIDS et la Fondation Leukaemia planifient et gèrent leurs campagnes avec Asana |
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