Assistance informatique

Comment créer un projet de demandes d'assistance informatique sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer votre projet. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Servez-vous du modèle d'assistance informatique et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes.

En ce qui concerne les problèmes informatiques sensibles, vous pouvez créer un projet privé uniquement accessible par le service informatique.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer entièrement votre propre projet de service d'assistance ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Conseils pour suivre les demandes informatiques

1. Recueillir les demandes de manière uniforme dans des formulaires pour agir rapidement

Les va-et-vient pour obtenir les détails de base relatifs aux demandes d'assistance ralentissent indéniablement le travail. Pour éviter cela, créez des formulaires qui recueillent les bonnes informations à chaque demande informatique. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler en ayant toutes les informations dont elle a besoin, tout en simplifiant la procédure pour les utilisateurs.

Les formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana, en leur envoyant le lien vers le formulaire. Une fois soumise, la réponse au formulaire devient une nouvelle tâche dans votre projet. Elle peut donc être hiérarchisée et attribuée à un collègue avec toutes les informations dont il a besoin.

Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici. Et ajoutez des règles de projet pour attribuer automatiquement des tâches d'envoi de formulaire à un collègue du service informatique afin de vous assurer que les demandes sont hiérarchisées après leur envoi.

2. Transformez en actions les demandes émanant de discussions ou d'emails

Si vous recevez de nombreuses demandes par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez toujours envoyer le lien vers votre formulaire au demandeur, mais vous avez également la possibilité d'utiliser des intégrations pour accélérer la conversation.

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

Pour les e-mails, utilisez Asana pour Gmail, Outlook ou d'autres modules complémentaires de client de messagerie. Pour discuter, essayez l'intégration Asana pour Slack.

3. Filtrez et organisez les demandes avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul, cela s'apparente à trier et filtrer les colonnes d'un tableau. Les champs personnalisés constituent un remplacement idéal, car ils permettent de suivre ces informations en contexte avec le travail (sans limiter leur accès au seul chef de projet ou d'équipe).

Si vous ajoutez un champ « type de demande » dans votre formulaire, vous pouvez le lier au même champ personnalisé dans votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera si la personne a besoin de résoudre un problème technique ou souhaite renouveler son matériel.

4. Éviter les doublons en suivant les tâches de demande dans plusieurs projets

Il arrive souvent qu'une demande informatique soit reliée à d'autres activités et initiatives informatiques. Au lieu de créer deux tâches distinctes, vous pouvez stocker une tâche dans plusieurs projets afin de suivre le travail au sein des deux projets. Le travail ne sera pas dupliqué et vous aurez accès aux informations nécessaires dans le contexte adéquat.

1. Dans la tâche, appuyez sur tab + P et saisissez le nom des autres projets dans lesquels vous souhaitez ajouter la tâche.

Par exemple, votre service informatique peut avoir un projet privé de suivi des ordinateurs de prêt. Ainsi, lorsque vous recevez une nouvelle demande de prêt d'ordinateur, vous pouvez la stocker dans les demandes informatiques et le projet de prêt d'ordinateur, tout en gardant le reste du projet de prêt confidentiel.

5. Ne jamais perdre de vue les échéances

Pour les demandes urgentes, vous pouvez définir des heures limites, afin de vous assurer que tous les problèmes sont résolus avant une présentation, une démonstration ou un voyage d'affaires. Choisissez une heure en cliquant sur l'échéance d'une tâche et en sélectionnant Ajouter une heure limite.

Si vous devez effectuer la même tâche régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente pour vous assurer de ne plus jamais l'oublier, qu'il s'agisse d'un renouvellement de compte ou d'un cycle de commande mensuel.

Conseils pour rendre compte et gérer la gestion de la dotation en personnel

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel informatique avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les chefs d'équipe informatique rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets comprenant tous les projets informatiques clés et votre service d'assistance informatique afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets informatiques en bonne voie.

Par défaut, la

Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C'est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d'effort pour les projets d'un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d'heures nécessaires ou d'un système de points.

Ressources pour les demandes informatiques

Besoin de plus de conseils ? Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos autres clients gèrent les demandes informatiques ? Ces ressources peuvent vous être utiles :