Standardisez la réception des nouvelles demandes de travail afin qu'elles soient terminées, triées rapidement et acheminées aux bons responsables. Ce guide remanié explique pas à pas comment mettre en place un projet de réception des demandes de travail, avec des conseils pratiques.
Créez votre projet de réception des demandes
Commencez un nouveau projet et choisissez la vue Tableau pour visualiser les demandes au fil des étapes. Les tableaux rendent les transmissions évidentes et réduisent le nombre de messages pour demander des mises à jour de statut. Créez des sections telles que Nouveau, Tri, En cours d'évaluation, Accepté, Planifié, Clos/Refusé (renommez-les en fonction de votre processus). Les sections représentent les étapes du processus et peuvent déclencher des règles lorsque les tâches passent de l'une à l'autre.
Ajoutez des champs personnalisés que votre équipe utilisera pour trier et hiérarchiser les demandes, par exemple : type de demande, priorité, impact, effort/complexité, équipe demandeuse. Cette approche structurée facilite la hiérarchisation et garantit que les projets à haute valeur ajoutée avancent rapidement.
Pour recueillir les demandes de projet, utilisez des Formulaires qui collectent les informations du demandeur dans une tâche. Le formulaire rassemble tous les détails nécessaires dès le départ, ce qui vous permet de hiérarchiser et d'attribuer les tâches qui en résultent.
Associez les champs et configurez les paramètres
- Associez directement les réponses aux champs personnalisés afin que les demandes arrivent pré-étiquetées (par exemple, associez « Type de demande » à votre champ à choix unique).
- Choisissez la réponse qui renseigne le titre de la tâche (pour des noms de cartes clairs et cohérents).
- Définissez la section par défaut (généralement Nouvelle) et, si cela est utile, un responsable ou des collaborateurs par défaut.
- Autorisez les pièces jointes afin que les demandeurs puissent inclure des spécifications ou des ressources.
- Utilisez la logique de branche pour afficher uniquement les questions pertinentes, par exemple, affichez « Public cible » uniquement lorsque le type de demande est « Campagne ». Cela raccourcit le formulaire et améliore la qualité des données.
Renforcer la visibilité interfonctionnelle grâce à l'hébergement multiple
En hébergeant la tâche de manière multiple dans d'autres projets pertinents, la visibilité est maintenue à travers les différentes phases et les différentes équipes. L'hébergement multiple place la même tâche dans plusieurs projets simultanément, ce qui signifie que les modifications apportées à la tâche, où qu'elles soient, sont automatiquement synchronisées dans les autres projets dans lesquels elle se trouve.
Les équipes interfonctionnelles peuvent organiser leurs projets et processus selon leurs besoins, tout en utilisant une tâche unique, partagée entre plusieurs projets, comme source de référence.
Automatisez votre processus avec les règles et les intégrations
Utilisez des règles pour automatiser davantage votre processus, en attribuant automatiquement les tâches pour la vérification initiale et en informant les équipes lorsque leur demande de projet a été approuvée, sans aucune intervention manuelle.
Règles d'acheminement de base :
- Lorsque Type de demande = Accès informatique → Déplacer vers Révision en cours + Attribuer au propriétaire de la file d'attente informatique.
- Lorsque Priorité = Urgent → Définir l'échéance à aujourd'hui
- Quand l'élément a été déplacé vers Accepté → Créer une sous-tâche d'approbation pour le responsable et publier un commentaire avec les prochaines étapes.
Tirez parti de la planification des capacités pour une gestion efficace des ressources
Pour gérer efficacement la charge de travail de l’équipe PMO, vous pouvez tirer parti de la fonctionnalité de planification des capacités. La planification des capacités fournit une vue complète des disponibilités de l'équipe au niveau du projet, ce qui permet une attribution stratégique des projets en fonction des disponibilités et de l'expertise.
Ressources supplémentaires
Agentic Work Management
Asana Service Management
Command by Asana
StackAI by Asana
