Les propositions de projet et demandes ponctuelles

Les demandes et les idées de projet peuvent venir de toutes les directions au sein d'une organisation, ce qui entraîne parfois des omissions ou des surcharges de travail. Plutôt que de tenter de tout faire ou d'entasser les demandes dans un backlog puis de les oublier, les équipes peuvent créer un projet de demande de travaux.

Étapes de création d'un projet de demande de travaux

Vous pouvez utiliser ce processus pour traiter les demandes ponctuelles (comme la correction d'une coquille ou une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre dans l'immédiat) et les soumissions de briefs de projet, le tout depuis un seul endroit. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Commencez par utiliser le modèle de demandes de travail.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes entrantes.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour gérer et traiter les demandes

Maintenant que vous avez créé votre projet, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Créez des modèles pour les demandes, et passez à l'action plus vite avec les formulaires

Les va-et-vient pour obtenir les détails essentiels relatifs aux requêtes ou l'absence d'un brief de projet clair ralentissent indéniablement le travail. Au lieu de cela, créez des formulaires pour capturer les bons détails à chaque fois pour tout brief de projet ou toute demande ponctuelle. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de demande pour que votre équipe commence à travailler avec toutes les informations dont elle a besoin (et dans des termes qu'elle comprend).

Les formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana, en leur envoyant le lien vers le formulaire. Une fois soumise, la réponse au formulaire devient une nouvelle tâche dans votre projet. Elle peut donc être hiérarchisée et attribuée à un collègue avec toutes les informations dont il a besoin.

Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici. Et ajoutez des règles de projet pour attribuer automatiquement des tâches d'envoi de formulaire à un producteur créatif ou à un chef d'équipe afin de vous assurer qu'elles sont hiérarchisées après leur envoi.

Si vous recevez une demande pour une initiative d'envergure, interfonctionnelle ou complexe, vous pouvez transformer la tâche en projet pour une gestion plus efficace.

2. Transformez en actions les demandes émanant de discussions ou d'emails

Si vous recevez de nombreuses demandes par messagerie instantanée ou e-mail, vous pouvez toujours envoyer le lien vers votre formulaire au demandeur, mais vous avez également la possibilité d'utiliser des intégrations pour accélérer la conversation.

Pour les e-mails, utilisez Asana pour Gmail, Outlook ou d'autres modules complémentaires de client de messagerie. Pour discuter, essayez l'intégration Asana pour Slack.

Si vous recevez des messages instantanés ou des e-mails avec des actions ou des questions, vous pouvez les ajouter sur Asana directement depuis votre boîte de réception ou votre message en les transformant en tâche ou en les ajoutant à votre projet de demandes.

3. Filtrez et organisez les demandes avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul, cela s'apparente à trier et filtrer les colonnes d'un tableau.

Par exemple, un chef de projet peut utiliser un champ personnalisé de « priorité » pour souligner l'urgence d'une demande auprès du responsable, tout en s'assurant que les demandes dans leur ensemble sont bien triées selon leur degré de priorité.

4. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d'intégrer plus facilement des commentaires à vos campagnes peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit d'atteindre ou non vos objectifs de projet. Suivez plutôt ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu'elles soient terminées ou transférées vers d'autres sections de projet au fil de leur avancement.
2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les parties prenantes au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l'étape « Feedback nécessaire » à l'étape « Approuvé ».

Conseils pour rendre compte et gérer la gestion de la dotation en personnel

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets comprenant tous les projets clés et un projet de demandes ponctuelles afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

Puis utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos projets en bonne voie.

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