Organisation d'événements de collecte de fonds

Comment créer un projet d'événement de collecte de fonds sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un projet d'événement. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Démarrez à l'aide de notre modèle d'événement de collecte de fonds et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous gérez actuellement vos événements.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous préférez créer votre propre plan d'événement de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces étapes.

Vous planifiez plusieurs événements de collecte de fonds à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

1. Dupliquez l '[EXEMPLE DE TÂCHE] dans le modèle, renommez-le et convertissez-le en projet.
2. Puis ajoutez ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer tous vos événements de collecte de fonds au même endroit.

Vous travaillez avec des agences, prestataires ou travailleurs indépendants ?

Le suivi des échéances, de l'évolution des livrables et des conversations auprès de plusieurs tiers par e-mail se révèle compliqué. Pour éviter cela, conviez tous vos partenaires en tant qu'invités au sein de votre projet. De cette manière, ils peuvent visualiser les détails de vos plans, et vous pouvez clarifier facilement les échéances et suivre l'évolution des livrables.

Vos autres tâches en lien avec l'événement doivent rester privées ? Vous pouvez toujours inviter des tiers sur Asana, mais définissez votre projet comme privé et ajoutez-les uniquement en tant qu'abonnés à la tâche. Ils verront uniquement cette tâche.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d'organisation d'événement de collecte de fonds, suivez les conseils suivants pour le gérer et pour suivre chaque détail à mesure que votre travail progresse.

1. Élaborez votre plan d'organisation d'événements avec la Chronologie (et ajustez-le au besoin)

La plupart des plans d'événements ont des échéances et des dépendances critiques menant au grand jour. La Chronologie vous aide à définir ces éléments dans votre plan avant de commencer pour vous assurer que toutes les pièces s'emboîtent pour un événement fluide.

Voici les étapes de création d'un plan avec la Chronologie :

1. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez les tâches par glisser-déposer afin de les reprogrammer.
2. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les délais.
3. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l'une d'entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à adapter votre plan. Par exemple, si la réservation de votre lieu prend plus de temps que prévu, vous pouvez modifier les échéances et voir comment cela affecte votre plan dans son ensemble avec la chronologie.

2. Effectuez le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception) à l'aide de nos intégrations

Vous pouvez toujours inviter des fournisseurs à votre projet d'événement, mais si vous communiquez par e-mail, essayez Asana pour Gmail, Outlook ou d'autres intégrations de clients de messagerie. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou des choses à faire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception pour les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d'organisation, et plus. De cette façon, les détails de planification et les choses à faire ne sont pas égarés parmi les e-mails (et vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à organiser votre boîte de réception).

3. Ajoutez un feedback exploitable directement sur les ressources de l'événement avec la fonction Révision

Pouvoir fournir et_incorporer_facilement du feedback sur un document en lien avec l'événement (tel qu'un e-mail d'invitation ou une affiche) peut faire toute la différence entre rester dans l'ombre ou faire le buzz. La révision sur Asana permet aux réviseurs de laisser des commentaires directement sur les actifs afin de proposer un feedback en contexte. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche que le créateur peut ensuite décider d'incorporer.

Quand vous réfléchissez à de nouvelles idées ou nouveaux documents à créer pour votre événement, créez une tâche par élément et utilisez le bouton J'aime pour recueillir les votes de votre équipe.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec les applications mobiles Asana

Quand votre équipe est sur place en pleins préparatifs, il peut être difficile d'accéder aux informations importantes et de voir ce qu'il reste à faire. Avec l'application mobile d'Asana, votre équipe reste connectée à votre plan (même si vous êtes hors ligne) avant, pendant et après l'événement.

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l'intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu'un événement a démarré. Au lieu de choisir l'un ou l'autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l'intégration Asana pour Slack.

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l'événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer de tout le contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression de l'événement

1. Communiquez avec l'ensemble de votre équipe (sans multiplier les réunions)

Au lieu de convoquer une réunion pour faire le point sur une tâche ou partager des informations avec votre équipe, Asana vous offre différents moyens de procéder :

• Commenter une tâche pour faire le point sur sa progression, donner son avis ou poser une question.
• Utiliser les mises à jour de statut du projet (onglet Progression de votre projet) pour communiquer les mises à jour les plus importantes sur la progression du projet, comme atteindre des jalons, des échéances ou quoi que ce soit qui présente des risques.
• @mentionnez vos collègues, tâches, projets ou discussions pertinents pour y faire directement référence dans une description ou un commentaire.
  
  

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d'événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets comprenant tous vos plans d'événements afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les dates et les priorités.

Puis utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :