L'organisation d'événements universitaires implique généralement beaucoup de stress, une quantité excessive de choses à faire, de nombreux e-mails et plus d'échéances que vous pouvez en gérer. Que votre prochain événement compte 10 ou 10 000 participants, Asana est l'outil d'organisation d'événements idéal pour collaborer avec vos camarades et veiller à ce que votre événement se déroule sans accroc.
Configurer votre projet d'événement
- Créer un nouveau projet pour votre événement. Donnez au projet un nom descriptif comme « Hackaton automnal » ou « Concert caritatif ».Ajoutez une description de projet offrant un aperçu détaillé.
- Invitez d'autres camarades de classe et des organisateurs d'événements à devenir membres du projet afin que chacun puisse attribuer et terminer des tâches et rester au courant des nouveautés importantes.
- Organisez votre calendrier d'événements en sections en fonction de votre calendrier de livraison. Utilisez des intitulés comme « 1 mois avant », « dans la semaine », « la veille », etc.
- Ajoutez des tâches à chaque section et assurez-vous que chaque tâche a une date d'échéance, un responsable, tous les fichiers pertinents joints et une description claire pour que tout le monde sache qui fait quoi et à quelle date.
- Le jour de votre événement, vous pouvez utiliser Asana pour visualiser votre emploi du temps en ajoutant des tâches avec les heures limites pour chaque étape, y compris la configuration, les arrivées de fournisseurs, les arrivées de voyageurs, le dîner, etc. À mesure que l'événement progresse, votre équipe peut effectuer des tâches depuis un appareil mobile pour s'assurer que tout est dans les temps.
Téléchargez l'application Asana pour iOS ou Android pour assurer une coordination fluide le jour de l'événement entre l'équipe d'organisation de votre événement et vous.
Aller plus loin avec l'organisation d'événements
Suivre les sponsors
Vous pouvez facilement suivre les sponsors dans le projet de votre événement. Avec une tâche pour chaque sponsor, vous pouvez utiliser des sous-tâches pour suivre chaque étape du processus, y compris les prises de contact, les argumentaires téléphoniques, les documents de présentation, les contrats et les ressources de sponsors, comme les logos et les accroches. Cela peut servir d'excellente source d'idées pour vos sponsors et vous permettre de suivre la progression de votre collecte de fonds pour votre événement. Consultez notre exemple de suivi de comptes pour vous faire une idée.
Copier un projet d'événement
Si vous organisez une série d'événements ou un même événement régulièrement, vous pouvez créer un modèle de projet à dupliquer. Ajoutez des éléments au modèle en fonction des enseignements tirés des événements précédents. Faites une copie du projet pour chaque nouvel événement de la série. L'utilisation de modèles vous permet également de passer le relais de l'organisation d'événements lorsque les étudiants obtiennent leur diplôme.
Garder une trace de la liste des invités
Gardez une trace de votre liste d'invités sur Asana. Utilisez un formulaire Google pour que les invités puissent répondre et intégrez-le à votre projet d'événement ou à un nouveau projet Asana. Lorsque les invités répondent, leur nom s'affiche sous forme de tâche sur Asana. Vous pouvez même utiliser ce projet comme liste de présence. À mesure que chaque invité arrive à votre événement, marquez la tâche comme terminée depuis votre appareil mobile.
Gérer les fournisseurs externes
Utilisez votre projet pour gérer les interactions avec les fournisseurs externes. Créez une tâche pour chaque fournisseur et des sous-tâches pour chaque étape du processus, notamment l'obtention d'un devis, la finalisation du contrat, la confirmation des délais et le paiement de la facture. Lorsque vous recevez une facture dans votre messagerie, utilisez le transfert d'e-mails pour créer une tâche sur Asana.
L'époque où un événement était géré à l'aide d'un presse-papiers ou simplement par e-mail est révolue. Grâce à Asana, votre équipe sera organisée et préparée pour votre prochain événement, ce qui garantira à vos participants la meilleure expérience possible.