Collaborer sur Asana

Cet article vous aidera à découvrir les éléments clés d'une collaboration réussie sur Asana. De la rédaction de descriptions de tâches détaillées à l'utilisation efficace des commentaires, des mentions J'aime et des appréciations.

Attribution des tâches

Une tâche représente le plus petit élément de travail concret qui sert votre objectif ultime. En tant que composantes fondamentales d'Asana, les tâches sont le lieu où la majeure partie de votre collaboration aura lieu. L'une des meilleures façons de collaborer est d'attribuer une tâche à quelqu'un.

L'attribution de tâches n'est pas réservée aux gestionnaires, aux chefs d'équipe ou à ceux qui gèrent de grands projets.

Si vous avez besoin de quelque chose de la part d'un collègue, attribuez-lui une tâche. Si vous devez répartir le travail au sein de votre équipe, attribuez-lui des tâches.

Par où commencer avec l'attribution des tâches ? Une tâche bien conçue répondra à trois questions : qui fait quoi et pour quand ? Consultez l'article Créer des tâches efficaces sur Asana pour en savoir plus sur la façon de rédiger d'excellentes tâches.

Descriptions des tâches

Obtenir le bon titre d'une tâche est un excellent point de départ, mais la description de la tâche est l'endroit où se situe le contexte du travail à faire. Rédigez des instructions détaillées, des bullet points rapides, insérez des tableaux et des images, ou créez simplement un lien vers des ressources importantes, des feuilles de calcul et même d'autres tâches Asana.

Ajouter ou supprimer des collaborateurs

Ajoutez des collaborateurs à vos tâches en cliquant sur le bouton + au bas du volet Office, sous la section des commentaires.

Une autre façon d'ajouter un nouveau collaborateur à une tâche est de @ @mention dans un commentaire ou dans la description de la tâche ; saisissez @ et commencez immédiatement à saisir son nom ou son adresse e-mail. Le profil du collaborateur que vous avez choisi apparaîtra dans l'entête - cliquez dessus ou appuyez sur Entrée, et votre collègue sera ajouté à la tâche en tant que collaborateur. Ils recevront des notifications dans leur boîte de réception concernant les mises à jour de cette tâche à l'avenir. Vous trouverez plus d'informations sur @mention ci-dessous.

Commenter et @mentionner

Commenter une tâche est un excellent moyen de faire avancer le travail. Utilisez les commentaires pour poser des questions et partager des mises à jour ou des ressources. Lorsque vous commentez une tâche, tous ses collaborateurs reçoivent une notification dans leur boîte de réception pour les tenir informés.

Assurez-vous que votre message est visible en @mentionnant un collègue dans votre commentaire. De cette façon, vous allez forcer une notification dans la boîte de réception de son côté. En règle générale, si vous @mention nez quelqu'un, il le verra probablement. C'est comme le mettre en copie d'un e-mail.

Si une tâche n'est plus pertinente ou est trop bruyante en raison de mises à jour fréquentes, un collaborateur peut cliquer sur l'icône en forme de cloche en bas à droite du volet Office et sélectionner Quitter la tâche. Ils ne recevront plus de notifications de la tâche dans leur boîte de réception.

Vous pouvez également @mention d'autres tâches, projets, portefeuilles et objectifs dans vos commentaires et descriptions de tâches. Asana remplacera l'URL par un lien virtuel afin que le nom de l'élément de travail apparaisse partout où vous le @mention nez, au lieu d'une URL impossible à reconnaître.

Mentions j'aime et appréciations

À quoi servent les mentions J'aime ? Les likes n'ont pas de signification concrète, mais sont souvent utilisés pour signaler votre approbation ou informer rapidement quelqu'un que vous avez lu sa mise à jour. Vous pouvez aimer les tâches, les commentaires et même le fait que quelqu'un ait terminé une tâche. 

Les likes sont un excellent moyen de dire « J'ai vu ça », « J'aime ça », « Bon travail » ou « Je suis d'accord » sans avoir à taper quoi que ce soit. Vous pouvez même mener un sondage simple en demandant à vos collègues de voter sur différentes tâches de votre projet - plus il y a de likes, plus il y a de votes.

Les remerciements sont une autre façon de célébrer une victoire ou de faire toute une histoire à propos d'une mise à jour importante. Obtenir un gros morceau de travail sur la ligne pourrait nécessiter un yéti de surf, ou vous pourriez choisir de célébrer la réussite de quelqu'un avec un narval sautant à travers un cerceau. Choisissez parmi douze animations différentes en cliquant sur le bouton remerciements dans la barre d'outils des commentaires.

À quoi ressemble la collaboration sur Asana ?

Si vous collaborez à une tâche, vous recevrez des mises à jour sur cette tâche dans votre boîte de réception Asana

Certaines tâches ne nécessitent qu'une collaboration passive, comme garder un œil sur la progression du travail en recevant des mises à jour lorsque les valeurs des champs personnalisés changent, ou lire les commentaires des parties prenantes lorsqu'elles discutent de leur prochaine étape.

Certaines tâches nécessiteront une collaboration plus active, où vous devrez rédiger des commentaires, @mention ner des collègues et d'autres tâches, mettre à jour la description de la tâche, modifier l'échéance de la tâche et peut-être même le responsable. Pendant que vous agissez dans la tâche, vos collaborateurs reçoivent des mises à jour sur vos actions dans leur boîte de réception, tout comme vous les recevez lorsque quelqu'un d'autre fait avancer le travail.

Terminer des tâches

N'hésitez pas à cliquer sur Marquer comme terminé. Si vous pensez que le travail est terminé, terminez la tâche ; la tâche peut être rouverte si plus de travail est nécessaire. Terminer une tâche ne la supprime pas et ne la supprime pas de votre projet. 

Selon la façon dont les filtres de projet sont définis, une tâche terminée peut ne plus apparaître pour vous, mais il est facile de la retrouver si nécessaire. Définissez votre filtre sur Tâches terminées ou supprimez-le complètement pour afficher à nouveau les tâches terminées.

Les collaborateurs d'une tâche recevront une notification dans leur boîte de réception lorsque vous terminez une tâche. Ils pourraient aimer la notification, vous envoyer un remerciement ou un commentaire, ou s'ils pensent qu'il y a plus à couvrir, ils peuvent rouvrir la tâche en cliquant sur ✓ Terminé dans le volet terminé.

Intégrer Asana à vos autres outils

Asana s'intègre à votre pile d'outils existante. Vous pouvez extraire les informations les plus importantes des e-mails, des documents et d'autres applications dans vos tâches et projets Asana où vous pouvez collaborer le plus efficacement possible sur le travail à effectuer.

Asana vous propose de multiples façons d'utiliser Asana et vos e-mails, qu'il s'agisse de transformer des e-mails en tâches, d'envoyer des messages par e-mail aux équipes Asana ou de les intégrer directement à vos outils de communication préférés.

Les e-mails contiennent beaucoup d'informations, et parfois des éléments d'action importants peuvent être enfouis dans de longs fils de discussion. Utilisez les intégrations Gmail ou Outlook pour créer des tâches claires et exploitables sur Asana sans quitter votre boîte de réception.

La communication ne se limite pas à l'e-mail, bien sûr. De nombreuses équipes utilisent différents outils comme MS Teams et Power BI de Microsoft ou Google Drive et Looker de Google tout au long de la journée. Quelle que soit la combinaison, Asana s'intègre à des centaines d'applications de ce type.

 

Ressources complémentaires

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