Apa itu tugas?
Tugas merepresentasikan langkah - langkah yang dapat ditindaklanjuti atau daftar tugas untuk menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk apa sebelum kapan - tetapi tugas juga dapat merepresentasikan ide dan item referensi. Jika terbiasa mengirim email saat membutuhkan sesuatu dari rekan tim, cobalah tugas sebagai gantinya.
Contoh, Anda mungkin memiliki tugas membuat animasi video untuk kampanye mendatang, dan rekan tim lain bertanggung jawab untuk staging - nya. Tugas - tugas ini dapat dilacak di proyek manajemen kampanye.
Tugas menyimpan semua file, komentar, dan instruksi terkait tugas itu sehingga informasi tetap berada di tempat yang tepat (dan di satu tempat). Tugas biasanya merupakan bagian dari proyek sehingga mudah ditemukan dan dapat dilihat oleh rekan tim. Lihat asana.com/apps untuk informasi lebih lanjut.
Cara membuat tugas
Ada tiga cara utama untuk membuat tugas:
- Dari tombol Tambah cepat oranye di bilah atas.
- Dari Tambahkan tombol tugas di proyek.
- Klik daftar tugas, tekan enter, dan mulai mengetik.
Anda juga dapat membuat tugas dari email, pesan Slack, dan aplikasi eksternal lainnya. Asana terintegrasi dengan alat - alat populer untuk menghemat waktu dan memudahkan Anda mengelola tugas.
Penerima
tugas
Setiap tugas hanya dapat memiliki satu penerima tugas, tetapi dapat memiliki banyak kolaborator.
Penerima tugas dan kolaborator tugas dapat melihat serta mengedit tugas berdasarkan pengaturan izin tugas tersebut.
Bidang penerima tugas menunjukkan orang yang melakukan pekerjaan.
Tugas yang diberikan ke pengguna akan muncul dalam tugas Saya milik pengguna tersebut.
Kolaborator tugas menerima pemberitahuan saat tugas diperbarui.
Kreator tugas dan penerima tugas otomatis ditambahkan ke kolaborator tugas.
Untuk memberikan tugas:
- Klik bidang Penerima Tugas di panel detail tugas
- Mulai ketik nama atau alamat email orang tersebut
- Pilih orang tersebut dari hasil autocomplete
Tekan
Tab+Muntuk memberikan tugas kepada diri Anda.
Untuk batal memberi tugas:
Buka bidang Penerima Tugas dan klik ikon X yang muncul
Berikan tugas duplikat
Jika ingin membuat tugas yang sama untuk beberapa orang, Anda dapat dengan mudah memberi beberapa tugas ke sejumlah individu atau seluruh tim di organisasi Anda.
Untuk memberikan beberapa salinan tugas:
- Klik bidang Penerima Tugas di panel detail tugas
- Pilih Berikan tugas duplikat dari menu dropdown
- Pilih siapa yang akan diberi tugas duplikat dari daftar
- Klik Berikan duplikat
Di akhir layar, Anda akan menerima pemberitahuan yang menyatakan bahwa x berhasil diduplikat.
Memberi salinan tidak memberikan tugas asli ke beberapa orang; ini membuat beberapa salinan tugas dan memberikannya ke masing - masing orang.
Kolaborator tugas
Jadilah kolaborator pada tugas untuk mengikuti pembaruan pada perubahan berikut:
- Lampiran ditambahkan ke tugas
- Komentar baru dikirimkan pada tugas
- Seseorang menyukai tugas
- Saat tugas ditandai selesai
Untuk menambahkan kolaborator pada tugas:
Klik tombol + di samping Kolaborator untuk menambah atau menghapus kolaborator
Kolaborator akan menerima pemberitahuan di kotak masuk dan dapat menerima pemberitahuan melalui email bergantung pada pengaturannya.
Jika menerima pemberitahuan untuk tugas yang tidak Anda minati lagi, Anda dapat menghapus diri Anda dari kolaborator tugas.
Untuk keluar dari tugas:
Klik tombol Tinggalkan tugas
Cara menghapus kolaborator:
Dari sini, Anda dapat:
- Menghapus kolaborator dengan mengarahkan kursor ke namanya dan mengklik ikon X
- Menambahkan kolaborator dengan mengetik nama atau emailnya dan memilihnya di hasil autocomplete
Jika Anda @mention orang lain di deskripsi atau komentar tugas, dia akan otomatis ditambahkan sebagai kolaborator pada tugas tersebut.
Kiat
tugas dan praktik terbaik
Kiat ini menunjukkan cara membuat tugas yang sempurna dan cara menanggapi tugas yang ditetapkan untuk Anda.
Membuat tugas yang sempurna
- Tulis nama tugas yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Contoh, Anda sebaiknya menyatakan “Selesaikan draf postingan blog pertama” alih - alih “Postingan blog .”
- Tetapkan tugas untuk diri Anda atau rekan tim. Tugas hanya memiliki satu penerima tugas sehingga tidak ada keraguan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tersebut.
- Anda dapat membagi tugas menjadi subtugas jika beberapa orang harus berkontribusi untuk menyelesaikannya.
- Tambahkan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk menunjukkan durasi dan batas waktu final tugas. Rekan tim dapat memperhitungkan waktu untuk tugas tersebut dengan lebih efektif dan mengetahui kapan tugas diharapkan selesai.
- Gunakan deskripsi tugas untuk memberi detail selengkapnya, instruksi, atau konteks pada tugas sehingga penerima tugas memiliki semua informasi yang diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Anda dapat menyebutkan rekan tim atau proyek, memformat deskripsi tugas dengan rich text, dan menambahkan media sisipan dari tempat seperti YouTube dan Figma yang akan tampil sebagai pratinjau interaktif di dalam deskripsi tugas.
- Lampirkan file yang diperlukan. Asana terintegrasi dengan Google Drive, Dropbox, OneDrive, dan Box untuk memudahkan dalam melampirkan file dari alat yang telah Anda gunakan.
- Beberapa tugas mungkin dependen pada pada pekerjaan lain yang diselesaikan lebih dulu. Tetapkan dependensi tugas agar pekerjaan dilakukan dalam urutan yang benar pada waktu yang tepat.
- Terakhir, Anda dapat menambahkan kolaborator pada tugas tersebut (seperti menambahkan CC pada email.) Mereka akan menerima pemberitahuan tentang aktivitas pada tugas tersebut. Anda dapat menambah atau menghapus kolaborator kapan saja.
- Setelah menyelesaikan tugas, klik tanda centang di samping nama tugas. Posting komentar agar rekan tim mengetahui hal yang telah Anda capai.
Anda juga dapat membuat milestone untuk merepresentasikan gol utama proyek (misalnya, mencapai target pendapatan) atau bagian utama pekerjaan yang membuka fase berikutnya (misalnya, mengonfirmasi tempat acara).
Membuat proyek, tugas, atau subtugas?
Banyak pelanggan yang menanyakan ini, dan jawabannya biasanya ini bergantung pada hal yang ingin dicapai dan cara yang diinginkan untuk mengetahui informasi. Lihatlah kerangka kerja kami di bawah ini beserta beberapa petunjuk untuk membantu Anda memilih arah yang tepat:
| Buat proyek... | Buat tugas... | Buat subtugas... | Contoh | |
|---|---|---|---|---|
| Level upaya | Upaya besar dengan sekelompok pemangku kepentingan yang berusaha mencapai gol seiring waktu, atau Anda menginginkan tempat terpusat untuk melacak pekerjaan. | Anda mencoba mengumpulkan pekerjaan individu yang harus dilakukan untuk satu orang yang dapat dicapai dalam beberapa menit atau beberapa hari kerja. | Beberapa orang berkontribusi pada penyelesaian suatu tugas untuk membantu Anda membagi dan menyelesaikan pekerjaan. |
Proyek: Kalender editorial Tugas: Publikasikan blog Subtugas: Kumpulkan kutipan pelanggan untuk blog |
| Tampilan | Anda ingin melihat proyek beserta tugas - tugasnya dalam berbagai tampilan (daftar, papan, linimasa, kalender) dan melaporkan menggunakan portofolio dan bagan dasbor. | Anda ingin pekerjaan dapat dilihat dalam tampilan linimasa, dasbor, atau beban kerja (subtugas tidak muncul otomatis di sini). | Anda tidak perlu melihat subtugas dalam tampilan linimasa, dasbor, atau beban kerja. |
Proyek: Peluncuran produk Tugas: Lakukan riset pasar Subtugas: Tulis ringkasan riset untuk pemasaran |
| Kompleksitas | Hal yang Anda kerjakan terdiri dari banyak langkah, tahap, pemangku kepentingan, atau lapisan. | Anda ingin berkomunikasi dengan sebagian pemangku kepentingan tentang bagian tertentu dari pekerjaan (alih - alih proyek keseluruhan). | Anda mencoba menguraikan tugas menjadi sejumlah bagian yang lebih kecil. (Tetapi jika Anda memiliki lebih dari lima subtugas yang ditetapkan untuk berbagai pemangku kepentingan, pastikan ini bukan proyek yang menyerupai subtugas). |
Proyek: kampanye tahun baru Tugas: Finalisasi pesan kampanye Subtugas: Tinjau pesan kampanye |
Menanggapi dan berkolaborasi pada tugas
Tugas dimaksudkan untuk dapat dibuat dan diberikan oleh siapa saja, untuk siapa pun di ruang Asana Anda. Buatlah kolaborasi hebat dengan kiat ini:
- Jika seseorang menetapkan tugas kepada Anda, Anda dapat menerimanya dengan suka untuk menunjukkan bahwa Anda telah melihatnya dan dapat mengerjakannya.
- Jika Anda bukan orang yang tepat untuk mengerjakannya, Anda dapat menugaskan ulang tugas atau memulai percakapan di komentar tugas.
- Saat mengerjakan tugas, berikan informasi terkini menggunakan komentar tugas agar kolaborator tugas dapat menanggapi dan mengikuti kemajuan.
- Jika komentar berisi detail utama atau merupakan kesimpulan akhir, Anda dapat menyematkan ke atas agar komentar mudah ditemukan.
- Jika Anda perlu menarik perhatian seseorang ke tugas atau komentar, gunakan @mention. Mereka akan diberi tahu dan dapat dengan cepat membuka tugas spesifik itu. Orang yang mendapatkan @mention di tugas akan otomatis ditambahkan sebagai kolaborator dan menerima pemberitahuan di kotak masuk.
- Anda juga dapat menggunakan fitur @mention untuk nama proyek, tugas, pesan, dan tim guna menghubungkan pekerjaan dan memudahkan referensi.
Sumber daya lainnya untuk menguasai tugas
Lebih suka belajar secara visual atau ingin pelatihan komprehensif? Lihat sumber daya ini:
| Sumber Daya | Tautan |
|---|---|
| Pelajaran Asana | Pelajari pengetahuan dasar tugas dalam 5 menit |
| Tutorial video tugas | Tonton Cara Ber - Asana |
| Kursus manajemen tugas yang diminati | Daftar Asana Academy |
| Terhubung dengan Komunitas | Hadiri pelatihan mendatang atau mulai utas tentang tugas pada forum komunitas |