Tersedia di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Premium, Business, dan Enterprise lama.
Kunjungi halaman harga kami untuk informasi selengkapnya.
Aturan memungkinkan Anda menyederhanakan tugas rutin dan membuat alur kerja dengan mudah. Agar aturan berfungsi, Anda membutuhkan pemicu yang mengaktifkan aturan dan tindakan yang dilakukan otomatis. Contoh, aturan dapat dibuat untuk secara otomatis memberikan tugas (tindakan) saat tenggat ditetapkan (pemicu).
Perkuat proses Anda dengan Aturan Asana. Bergabunglah dengan alur kerja dasar kami di pelatihan virtual Asana untuk mempelajarinya. Daftar sekarang.
Penggunaan aturan
Kunjungi artikel khusus kami untuk mendapatkan ikhtisar terperinci tentang penggunaan aturan.
Membuat aturan
Ada dua cara membuat aturan untuk proyek Anda. Pilih otomatisasi dari galeri aturan di proyek atau buat aturan kustom Anda sendiri. Pembuat aturan kustom tersedia di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business, dan Enterprise lama.
Untuk membuat aturan dari galeri:
- Buka Sesuaikan di sudut kanan atas proyek Anda
- Klik + Tambahkan aturan
- Pilih aturan dari galeri
- Dari menu drop - down, pilih Jalankan pada tugas atau Jalankan pada tugas dan subtugas
- Klik ikon tiga titik untuk menambahkan pengaturan tambahan
- Isi parameter yang ditentukan
- Klik Buat aturan
Untuk membuat aturan kustom:
- Buka Sesuaikan di sudut kanan atas proyek Anda
- Klik + Tambahkan aturan
- Pilih Buat aturan kustom
- Dari menu drop - down, pilih Jalankan pada tugas atau Jalankan pada tugas dan subtugas
- Klik ikon tiga titik untuk menambahkan pengaturan tambahan
- Pilih nama untuk aturan Anda
- Pilih pemicu dan tindakan
- Setelah memilih opsi yang diinginkan, klik Buat aturan .'
Aturan akan berjalan hanya pada level pertama subtugas (yaitu aturan tidak akan berjalan pada sub - sub - tugas, sub - sub - sub tugas, dll.)
Mengedit aturan
Edit aturan kapan saja dengan membuka kembali proyek dan memilih aturan yang ingin diperbarui.
Anda dapat mengedit aturan dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi.
Pengeditan
apa pun yang Anda lakukan terhadap aturan Anda hanya akan berlaku untuk tugas dan konten proyek secara terus - menerus. Pengeditan tidak akan berlaku surut.
Menjeda aturan
Anda dapat menjeda aturan kapan saja dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi.
Klik ikon alihkan untuk menjeda aturan.
Menghapus aturan
Anda dapat menjeda aturan kapan saja dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi lalu mengklik tombol Hapus.
Aturan berdasarkan bagian
Pada paket berbayar, ikon petir aturan akan muncul di bagian (pada tampilan daftar dan papan) yang memiliki aturan. Setelah aturan dipicu, ikon akan bergerak. Mengklik ikon akan membuka menu aturan untuk bagian tersebut, memungkinkan pengguna untuk menambahkan aturan baru atau mengedit aturan yang ada.
Anda dapat mengedit aturan dengan mengklik ikon pensil yang muncul saat kursor diarahkan ke aturan tersebut.
Kombinasi
pemicu dan beberapa tindakan
Aturan kustom dengan syarat, pemicu Perubahan status persetujuan, dan tindakan Tambahkan komentar tersedia di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business, dan Enterprise lama.
Anda juga dapat menggunakan kombinasi pemicu dan/atau logika bersyarat serta beberapa tindakan untuk mengotomatiskan tugas rutin sehingga tim tidak perlu memikirkannya.
Anda dapat menggunakan acton yang dilakukan oleh satu aturan untuk memicu yang lain.
Anda
kini dapat menambahkan hingga 20 kombinasi pemicu berbeda dan memilih hingga 5 tindakan berbeda saat membuat aturan kustom. Sekalipun dapat memilih pemicu yang sama lebih dari sekali saat membuat aturan kustom, Anda hanya dapat menggunakan satu tindakan satu kali.
Setelah tugas ditambahkan ke proyek dari tampilan daftar atau papan, melalui formulir, email, atau area lain dari produk, aturan kustom akan langsung diterapkan.
Pemicu dan tindakan tambahan
Menggunakan pemicu dan tindakan lain:
- Saat status persetujuan berubah, Anda dapat menentukan tindakan yang terjadi sebagai akibatnya
- Buat komentar yang akan memposting sebagai Asana kapan saja saat pemicu tertentu diterapkan
Pemicu: Tenggat mendekati
Pelanggan di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business, dan Enterprise lama dapat membuat aturan kustom dalam dialog aturan dan menemukan Tenggat sudah mendekati dalam daftar pemicu. Anda juga dapat memilih dari serangkaian opsi prasetel atau mengklik Kustom untuk opsi lainnya.
Opsi Kustom memungkinkan Anda menentukan jumlah menit, jam, hari, atau minggu sebelum tenggat yang akan dipicu aturan.
Pemicu: Tugas terlambat
Pelanggan di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business dan Enterprise lama dapat menemukan pemicu Tugas Terlambat saat membuat aturan kustom. Anda juga dapat memilih dari beberapa opsi prasetel atau mengklik Kustom untuk opsi lainnya.
Dengan opsi Kustom, Anda dapat menentukan jumlah menit, jam, hari, atau minggu setelah tugas terlambat yang akan dipicu aturan.
Jika memilih hari atau minggu saat menyiapkan pemicu, pemicu akan mengabaikan jam tenggat dan dijalankan berdasarkan tenggat saja. Tetapi, jika memilih menit atau jam, pemicu akan mengikuti jam tenggat.
Catatan tambahan tentang tenggat yang mendekati dan pemicu tugas terlambat
- Pemicu ini dijalankan berdasarkan saat tugas jatuh tempo atau terlambat, bukan hanya karena tugas jatuh tempo atau terlambat.
- Kedua pemicu ini tidak akan dijalankan secara retroaktif setelah aturan dibuat untuk semua tugas yang ada dalam proyek yang cocok dengan kriteria pemicu. Pemicu hanya akan dijalankan untuk peristiwa yang segera berakhir yang terjadi setelah aturan dibuat.
- Pemicu ini hanya dijalankan untuk tugas yang belum selesai.
- Aturan dengan presisi hari atau minggu tidak akan dijalankan tepat saat tengah malam. Sebaliknya, aturan ini akan dijalankan pada periode antara pukul 00.00 dan 01.00.
Tindakan: Buat tugas
Dengan langganan Asana Starter, Advanced, Enterprise, atau Enterprise+, atau langganan pada tingkatan lama Business atau Enterprise lama, Anda dapat menggunakan aturan untuk membuat tugas, milestone, dan persetujuan secara otomatis di proyek. Pilih pemicu atau kombinasi pemicu, lalu Asana akan membuat tugas saat aturan berjalan. Anda sebelumnya dapat memilih nama tugas, penerima tugas, tenggat terkait, dan lainnya.
Cara membuat tugas dengan aturan:
- Buka Sesuaikan di sudut kanan atas proyek Anda
- Klik + Tambahkan aturan, lalu Buat aturan kustom
- Pilih pemicu atau kombinasi pemicu
- Setelah pemicu dipilih, klik tab Tindakan
- Di bawah Buat baru, pilih Tugas
Anda dapat menyesuaikan tugas dengan sebelumnya memilih detail berikut:
- Nama tugas
- Penerima tugas
- Tenggat (terkait tanggal pembuatan tugas)
- Klik Lihat semua bidang untuk membuka panel detail tugas dan melakukan penyesuaian lebih lanjut
- Pilih proyek yang berkaitan, deskripsi tugas, kolaborator, dan subtugas
Tindakan: Buat subtugas
Pelanggan di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business dan Enterprise lama dapat membuat aturan kustom dalam dialog aturan dan menemukan Subtugas dalam daftar tindakan.
Subtugas memungkinkan Anda untuk menambahkan daftar subtugas yang telah ditentukan sebelumnya ke tugas secara otomatis.
Untuk menambahkan subtugas:
- Klik Subtugas.
- Tulis nama subtugas.
Setelah satu subtugas ditambahkan, aturan dapat dibuat.
Anda dapat membuat hingga 20 subtugas.
Untuk mengedit aturan, klik ikon pensil di samping aturan pada bilah sisi. Perubahan yang dibuat akan tersimpan secara otomatis.
Tindakan: Hapus tugas dari proyek
- Buka Sesuaikan di sudut kanan atas proyek Anda
- Klik + Tambahkan aturan, lalu Buat aturan kustom
- Pilih pemicu atau kombinasi pemicu
- Setelah pemicu dipilih, klik tab Tindakan
- Pilih Hapus tugas dari proyek, di bawah bagian Pindahkan tugas
Tindakan: Tetapkan judul dan deskripsi tugas
Anda sekarang dapat menggunakan aturan untuk menetapkan judul dan deskripsi tugas. Tindakan aturan ini dapat ditemukan di tab Tindakan pembuat aturan di bagian Ubah bidang tugas menjadi....
Tindakan: Atur judul tugas menjadi
Untuk mengatur judul tugas:
- Navigasikan ke tab Tindakan pembuat aturan
- Pilih Atur judul tugas menjadi
- Masukkan judul tugas di kotak yang disediakan di bawah Nama Tugas
- Klik Buat aturan
Contoh dalam tangkapan layar di atas menggunakan pemicu Tugas ditambahkan ke proyek ini. Dalam hal ini, tugas apa pun yang ditambahkan ke proyek akan secara otomatis diberikan judul yang Anda berikan di bawah Nama Tugas saat membuat aturan.
Tindakan: Atur deskripsi tugas menjadi
Untuk menetapkan deskripsi tugas:
- Navigasikan ke tab Tindakan pembuat aturan
- Pilih Atur deskripsi tugas menjadi
- Masukkan deskripsi tugas di kotak yang disediakan di bawah Deskripsi
- Klik Buat aturan
Contoh dalam tangkapan layar di atas menggunakan pemicu Tugas ditambahkan ke proyek ini. Dalam hal ini, tugas apa pun yang ditambahkan ke proyek akan secara otomatis diberikan deskripsi yang Anda berikan di bawah Deskripsi saat membuat aturan.
Catatan: Deskripsi yang diberikan saat membuat aturan ini akan menggantikan deskripsi tugas yang ada saat aturan berjalan.
Menambahkan variabel saat mengatur judul atau deskripsi tugas
Fitur Atur judul dan deskripsi tugas juga mendukung nilai dinamis yang berarti Anda dapat meminta judul atau deskripsi tugas merujuk ke variabel tertentu seperti tugas, orang, tanggal, atau bidang kustom. Misalnya: "Pekerjaan baru diperlukan dari [Penerima tugas ]".
Menyertakan variabel dalam judul tugas
- Choose Atur judul tugas menjadi sebagai tindakan aturan Anda.
- Klik ikon + di sebelah kanan bidang teks.
- Pilih dari variabel Tugas, Orang, Tanggal, atau Bidang kustom.
Menyertakan variabel dalam deskripsi tugas Anda
- Choose Atur deskripsi tugas menjadi sebagai tindakan aturan Anda.
- Klik ke bidang teks dan kemudian klik ikon + di sudut kiri bawah.
- Pilih Variabel dan pilih dari variabel Tugas, Orang, Tanggal, atau Bidang kustom.
Memperbarui teks dan bidang kustom numerik
Anda juga dapat menggunakan aturan untuk memperbarui konten bidang kustom teks atau bidang kustom numerik. Ini berarti Anda dapat memilih nilai untuk bidang kustom teks atau bidang kustom numerik berdasarkan pemicu sebelumnya.
Bidang kustom teks:
Saat pemicu tugas dipindahkan ke bagian yang diatur ke Untuk Dijadwalkan, Anda dapat menambahkan tindakan pengaturan bidang kustom Saluran konten ke “Blog ”.
Bidang kustom numerik:
Saat pemicu Tahap konten (QGEC) diatur ke Ditahan, Anda dapat mengatur tindakan untuk memilih perkiraan waktu.
Jenis aturan
Jumlah maksimal aturan per proyek ditetapkan sebesar 50, terlepas dari ukuran atau tingkatan rencana.
Aturan
kustom
Pemicu
- Anda dapat menambahkan hingga 20 pemicu per aturan kustom
- Anda dapat memilih pemicu lebih dari sekali
- Anda tidak dapat memilih Tenggat sudah mendekati atau Pemicu Tugas terlambat untuk subtugas. Untuk menggunakan salah satu pemicu ini, Anda harus mengubah aturan menjadi Jalankan pada tugas.
Beberapa tindakan
- Saat satu atau beberapa pemicu dijalankan, Anda dapat memilih hingga 5 tindakan yang akan dilakukan sebagai akibatnya.
- Anda tidak dapat menambahkan tindakan yang sama lebih dari sekali.
Pemicu berbasis
kolom atau bagian
Pemicu berbasis Kolom atau bagian ditujukan untuk Papan Lihat proyek atau proyek yang telah diperbarui untuk menggunakan bagian yang dapat diciutkan yang baru.
Aturan bidang
kustom
Aturan bidang kustom tersedia di semua proyek dengan bidang kustom. Bidang kustom orang juga didukung.
Untuk membuka aturan ini, Anda harus menambahkan bidang kustom ke proyek terlebih dulu.
Memicu aturan
Anda dapat memicu aturan dari mana saja (web, seluler, integrasi eksternal). Jika Anda memperbarui sesuatu pada tugas, kami akan melihat apakah tugas tersebut berada di proyek dengan aturan dan apakah tindakan merupakan pemicu pada aturan tersebut.
Proyek yang aksesnya tidak Anda miliki
Anda dapat memicu aturan pada proyek yang aksesnya tidak Anda miliki, tetapi ikon bohlam kuning terang yang menunjukkan bahwa aturan sedang dijalankan tidak akan ditampilkan.
Siapa saja dapat memicu aturan, termasuk Tamu.
Izin: beberapa pertimbangan
Aturan, seperti bidang kustom, kini dapat diedit oleh anggota lain dalam proyek secara default. Aturan yang melakukan multi - home tugas ke dalam proyek lain juga kini dapat dilihat dari menu sesuaikan. Aturan ini dapat langsung dijeda dari proyeknya.
- Anda kini memiliki opsi untuk mengizinkan orang lain yang memiliki akses edit untuk dapat mengedit aturan. Aturan yang dibuat sekarang akan secara default dapat diedit.
- Hanya pemilik aturan yang dapat menghapus aturan.
- Saat memperbarui aturan pada proyek dan templat, editor harus memiliki izin yang benar untuk menyimpan semua aturan. Contoh, jika aturan menambahkan tugas ke proyek lain, editor juga harus memiliki izin mengedit dalam proyek lain tersebut.
- Saat duplikat aturan dibuat melalui duplikasi proyek, pengguna yang membuat duplikat menjadi pemilik dengan hak istimewa terbatas. Dalam hal ini, aturan dinonaktifkan, tetapi pemilik tetap memiliki akses mengedit.
- Aturan dirancang untuk tetap berjalan bahkan saat izin kontrol akses pemilik berubah. Contoh, jika aturan dikonfigurasi untuk menambahkan tugas ke proyek dan Anda kemudian kehilangan akses ke proyek tersebut, aturan akan terus dijalankan.
- Saat aturan disalin atau diduplikat melalui templat proyek (versi baru dan terdahulu), pengguna templat akan menjadi pemilik aturan. Di sini, aturan hanya akan dinonaktifkan jika penduplikat templat memiliki izin kontrol akses terbatas untuk aturan tersebut. Contohnya, Anda tidak dapat mengedit proyek tempat aturan ingin menambahkan tugas.
- Jika pengguna keluar dari proyek, aturan tidak akan berhenti. Tetapi, jika tidak ada pengguna lain yang berinteraksi dengan proyek, aturan akan dinonaktifkan.
Siapa yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan aturan?
Pengguna dengan akses edit ke proyek tempat aturan dijalankan akan dapat mengaktifkan atau menonaktifkan aturan yang dibuat orang lain.
Hanya pengguna dengan akses edit yang dapat melihat riwayat perubahan.
Pengguna dengan akses edit dapat menjeda atau mengaktifkan aturan, tetapi hanya pemilik yang dapat mengedit pemicu dan tindakan aturan.
Hanya pemilik aturan yang dapat mengedit atau menghapus aturan.
Pembatalan
Saat Anda membatalkan seseorang yang memiliki aturan, aturan orang tersebut akan dijeda dan kepemilikan aturan pada proyek akan diserahkan ke pemilik proyek.
Jika tidak ada pemilik proyek, kepemilikan akan diserahkan ke admin yang membatalkan pengguna. Hanya pemilik aturan yang baru yang dapat mengaktifkan ulang aturan sehingga aturan terus dijalankan.
Saat pemilik aturan dinonaktifkan dan pemilik baru memiliki izin yang memadai, ini berarti aturan akan terus berjalan dan pemilik baru nantinya dapat mengeditnya.
Pembaruan aturan yang salah konfigurasi
Jika aturan salah konfigurasi (contoh: "Ditandai selesai > Pindah ke kolom "Selesai "dan seseorang menghapus kolom" Selesai "), kami akan mengirim email kepada pemilik aturan untuk memberi tahu cara memperbaikinya.
-
Kami akan mengirimi Anda email ketika aturan dipicu tetapi tidak dapat dijalankan karena salah konfigurasi. Kami tidak akan mengirimi Anda email lagi hingga aturan diperbaiki dan berhasil dijalankan setidaknya satu kali sebelum salah konfigurasi lagi.
-
Semua pengguna dengan akses baca pada aturan yang dimaksud dapat melihat status aturan yang benar.
-
Setelah memperbarui aturan ke konfigurasi yang benar dan menyimpan pembaruan, peringatan tersebut akan hilang.
Integrasi aturan
Aturan adalah bagian penting dalam banyak alur kerja, begitu juga dengan integrasi dengan layanan pihak ketiga (misalnya, Slack). Sekarang, Anda dapat menggunakan aturan untuk mengintegrasikan alat favorit tim ke dalam pekerjaan Anda di Asana, dan membiarkan aturan menangani pekerjaan berat secara otomatis. Anda dapat menentukan pemicu tertentu dalam proyek Asana serta mengandalkan aturan untuk mengotomatiskan alur kerja saat kriteria pilihan Anda terpenuhi.
Contoh, integrasi aturan Slack + Asana membuat Anda dapat mengirim pesan kepada rekan tim di Slack, dipicu oleh penyelesaian tugas atau proyek.
Anda dapat membuat aturan yang mengirim ping ke kanal tertentu di Microsoft Tim berdasarkan kriteria seperti perubahan pada nilai bidang kustom.
Atau, buat isu baru di Jira Cloud dan Jira Server saat tugas ditambahkan ke bagian proyek tertentu.
Integrasi aturan yang baru diluncurkan juga mendukung tindakan di Gmail, PagerDuty, dan Twilio. Pelajari selengkapnya tentang mengonfigurasi integrasi aturan masing - masing di sini.
Aturan yang menggunakan integrasi memerlukan pengaturan manajemen aplikasi yang tepat dan autentikasi pengguna dengan layanan pihak ketiga.
Memicu tindakan dalam aplikasi
Ada tiga jenis pemicu aturan, dan tindakan juga dapat dipicu dengan integrasi aturan.
Pemicu jenis tugas ditambahkan
- Tugas ditambahkan ke bagian
- Tugas ditambahkan ke proyek ini
Pemicu jenis tugas diperbarui
- Berdasarkan status persetujuan
- Berdasarkan status penyelesaian
- Berdasarkan penerima tugas
- Berdasarkan tenggat
- Berdasarkan lampiran yang ditambahkan
- Berdasarkan komentar yang ditambahkan
Pemicu jenis pemilihan waktu
- Tugas tidak diblokir lagi
- Tenggat sudah mendekati
- Tugas terlambat
Formulir
Saat tugas dibuat dari formulir, tugas dapat menjalankan salah satu pemicu berikut:
Tugas ditambahkan ke proyek
Pemicu ini akan diterapkan ke semua tugas yang ditambahkan ke proyek, bukan hanya tugas dari formulir.
Bidang
kustom diatur
Setiap bidang kustom drop - down dalam proyek akan memiliki pemicu dan tindakan. Jadi, jika proyek memiliki bidang kustom "Prioritas" dan "Tahap "," Prioritas ditetapkan "dan" Tahap ditetapkan "akan menjadi pemicunya. Pilihlah nilai bidang kustom yang diinginkan untuk memicu aturan.
Contoh: Jika memiliki bidang kustom drop - down berisi "Blog" dan "Situs Web" untuk Jenis Permintaan pada formulir, Anda dapat mengonfigurasi aturan pada proyek untuk "Ketika ‘Jenis Permintaan’ diatur ke ‘Blog ', aturan akan menambahkan tugas tersebut ke proyek’ Permintaan blog ".
Ini hanya berfungsi untuk bidang kustom drop - down pada proyek. Beberapa drop - down formulir bukan bidang kustom.
Pemicu pengiriman
formulir
Dengan pemicu pengiriman formulir, Anda secara otomatis dapat memindahkan formulir ke proses baru tanpa harus memilahnya secara manual. Pemicu pengiriman formulir dapat membantu menstandardisasikan proses penerimaan dan mengotomatiskan formulir dalam alur kerja Anda.
Untuk mengatur pemicu pengiriman formulir:
- Dari tab Pemicu, klik Ke proyek
- Pilih pengiriman Formulir sebagai sumber
- Pilih formulir
- Pilih tindakan
Setelah mengonfigurasi pemicu, Anda akan dapat melihat aturan di menu sesuaikan.
Setiap formulir dikirim, Anda akan menerima pemberitahuan. Anda juga dapat terus melacak riwayat pengiriman formulir melalui panel detail tugas.
Izin Tamu
Tamu tidak dapat membuat atau memiliki aturan, tetapi dapat memicu aturan.
Harga
Aturan, termasuk pembuat aturan kustom, tersedia di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business dan Enterprise lama.
Subset aturan tersedia untuk pelanggan di tingkat Premium lama:
- Pindahkan ke kolom/bagian > Tandai selesai
- Tandai selesai > Pindahkan ke kolom/bagian
- Bidang kustom diubah > Pindahkan ke kolom/bagian
- Pindahkan ke kolom/bagian > Tetapkan bidang kustom
- Bidang kustom berubah > Tandai selesai
- Tandai selesai > Atur bidang kustom
Tindakan berlawanan untuk aturan
Tindakan terbalik tersedia di tingkatan Asana Starter, Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta dan tingkat lama Business dan Enterprise lama
Tindakan berlawan adalah pelengkap aturan yang ada yang kini memberi opsi untuk mengatur ulang atau menghapus data. Dengan memberi opsi tindakan berlawanan untuk aturan, kami telah menciptakan mesin aturan yang lebih solid yang memetakan struktur, kualitas, serta efisiensi alur kerja pelanggan dengan lebih baik.
Tindakan terbalik yang tersedia:
- Batal memberi tugas
- Pindahkan tugas ke proyek lain
- Kosongkan tenggat
- Tandai tugas belum selesai
- Hapus kolaborator
Kemampuan tindakan berlawanan mendukung penugasan ulang, konfigurasi ulang, atau pemindahan tugas dari satu proyek ke proyek lainnya.
Variabel dalam aturan
Variabel memungkinkan Anda untuk membuat aturan dinamis dan fleksibel agar sesuai dengan alur kerja Anda. Lihat artikel khusus kami tentang variabel dalam aturan untuk lebih lanjut.