Ikhtisar
Pembuat Alur Kerja membantu mengoordinasikan pekerjaan secara mulus di seluruh tim dengan mengotomatiskan proses agar pekerjaan tetap mengalir. Pembuat Alur Kerja dirancang untuk menciptakan alur kerja yang lebih efisien menggunakan alat visual untuk menghubungkan tim, mengatur pekerjaan, dan menyederhanakan proyek di satu tempat. Dalam alur kerja, Anda dapat menghubungkan orang yang tepat ke informasi yang tepat pada waktu yang tepat, yang berarti tim dapat fokus menyelesaikan pekerjaan penting.
Suka dengan apa yang Anda lihat? Mulai dengan uji coba Asana 30 hari gratis sekarang. Coba gratis.
Menciptakan alur kerja dengan pembuat alur kerja
Di Pembuat Alur Kerja, Anda dapat memilih cara menambahkan tugas ke proyek. Anda dapat memilih beberapa sumber penerimaan atau tidak sama sekali.
Perhatikan bahwa siapa saja yang memiliki akses ke proyek tersebut juga dapat menambahkan tugas secara manual.
- Penyerahan Formulir: Buat Formulir yang mengubah penyerahan menjadi tugas.
- Templat Tugas: Buat templat untuk menstandardisasikan tugas dengan mudah.
- Dari aplikasi lain: Otorisasi aplikasi lain untuk menambahkan tugas ke proyek ini.
Pilih sumber penerimaan dengan mengklik menu dropdown di kartu penerimaan.
Untuk mempelajari selengkapnya tentang menyiapkan formulir sebagai sumber penerimaan, baca artikel panduan kami tentang membuat formulir. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menyiapkan templat tugas, baca artikel panduan kami tentang membuat templat tugas
Bagian
Gunakan bagian sebagai tahapan, seperti Siap, Berlangsung, dan Selesai, untuk melacak alur kerja tertentu. Kartu bagian pada Pembuat Alur Kerja ini secara langsung terhubung ke bagian di tampilan tugas (yaitu, pada tampilan Daftar atau Papan). Kami merekomendasikan Anda untuk menyiapkan bagian sesuai dengan urutan tahap pekerjaan dalam proyek, contoh: Triase, Berlangsung, Memerlukan Persetujuan, Selesai. Dengan demikian, setiap anggota proyek dapat dengan mudah melihat tahap suatu tugas.
Buat bagian baru
Klik tombol + untuk menambahkan bagian tambahan, Anda kemudian dapat menambahkan aturan untuk bagian ini dan menetapkan pemicu untuk aturan ini. Anda harus membuat aturan untuk dua instance otomatis dalam satu bagian:
Pemicu: Kapan atau apa yang menyebabkan tugas berpindah secara otomatis ke bagian ini. Anda dapat memilih aturan transisi ini dari daftar opsi di panel kanan. Misalnya: “Saat tenggat mendekati → pindah ke Mendatang” atau “Saat tugas selesai → pindah ke Selesai”
Tindakan: Anda kemudian juga perlu memutuskan apa yang terjadi secara otomatis saat tugas dipindahkan ke bagian ini. Misalnya: jika kolaborator harus ditambahkan, jika tugas harus memiliki penerima tugas tertentu, jika komentar harus ditambahkan, dan sebagainya. Seperti di atas, Anda dapat memilih dari daftar aturan yang direkomendasikan atau membuat aturan kustom menggunakan tombol Tindakan lainnya.
Untuk mempelajari selengkapnya tentang menetapkan aturan di Asana, baca artikel aturan kami
Kelola bagian yang ada
Untuk mengedit nama bagian, menambahkan aturan atau menghapusnya, klik ikon tiga titik di bagian kanan judul bagian.Pelaporan alur kerja
Di tampilan Dasbor, Anda juga dapat melihat metadata tentang bagian dalam proyek, contoh, jumlah tugas belum selesai di bagian tersebut, dan memantaunya dari waktu ke waktu.
Tarik dan lepas
Anda dapat menarik dan melepaskan bagian untuk mengatur ulang pekerjaan atau memindahkannya dari satu tahap ke tahap lainnya. Anggota proyek dapat mengatur ulang bagian sesuai kebutuhan.
Sesuaikan panel
Tambahkan elemen alur kerja global melalui panel Sesuaikan di bagian kanan layar, termasuk:
- Bidang kustom
- Aturan Global yang berlaku di luar bagian tertentu dalam alur kerja
- Aplikasi (misal, Slack atau Microsoft Teams)
- Formulir
- Templat tugas
Penerimaan aplikasi di pembuat alur kerja
Tambahkan aplikasi eksternal untuk membuat tugas di Asana.
Untuk menambahkan aplikasi sebagai sumber penerimaan dalam alur kerja Anda:
- Klik Dari aplikasi lain
Dari daftar ini, klik aplikasi yang Anda ingin atur.
Aplikasi yang sudah menjadi sumber penerimaan di proyek atau aplikasi Anda yang tidak diizinkan admin tidak akan muncul.
Anda dapat diarahkan ke situs aplikasi untuk menyelesaikan penginstalan.
Untuk menyelesaikan penginstalan, Anda harus menyelesaikan langkah - langkah berikut pada aplikasi eksternal:
- Atur integrasi Asana di [Nama Aplikasi]
- Gunakan aplikasi untuk menambahkan tugas ke [proyek]
Setelah menyelesaikan langkah - langkah ini, Anda akan melihat aplikasi di Pembuat Alur Kerja.
Jika belum menyelesaikan langkah sebelumnya, Anda akan melihat pesan bertuliskan Selesaikan pengaturan.
Anda juga dapat menambahkan aplikasi dengan mengklik tombol Aplikasi di menu Sesuaikan.
Aplikasi eksternal yang menambahkan tugas baru ke Asana akan muncul di sini sekalipun aplikasi tersebut diatur tanpa Penerimaan Aplikasi.
Metrik alur kerja waktu di tahapan
Dengan metrik Time in stage, kini Anda dapat dengan mudah melaporkan waktu yang dibutuhkan tugas untuk berpindah dari satu tahap ke tahap alur kerja lainnya. Metrik alur kerja ini membantu mengidentifikasi hambatan dan memperjelas seberapa lama waktu yang dibutuhkan agar pekerjaan berkembang. Jika tugas menghabiskan waktu yang lama di tahap tertentu, Anda akan mengetahuinya dan dapat menyesuaikan kembali prosesnya mengikuti tugas itu.
Ada dua cara berbeda untuk menggunakan pelaporan dan dasbor untuk melihat data metrik alur kerja: Waktu di bagian, dan Waktu di bidang kustom.
Waktu dalam bagian
Jika alur kerja Anda mengharuskan tugas berpindah dari satu bagian ke bagian lainnya dalam proyek Asana, pelaporan Waktu di bagian akan membantu menentukan seberapa cepat tugas bergerak dari satu bagian ke bagian lainnya dalam proses penyelesaian tugas tersebut.
Bagan
Waktu di bidang kustom
Beberapa alur kerja menggunakan bidang kustom untuk mengindikasikan pekerjaan siap dipindahkan ke tahap baru penyelesaian. Pelaporan Waktu di bidang kustom mengukur waktu yang dihabiskan tugas di setiap tahap tertentu, berdasarkan nilai bidang kustom yang dipilih.
Contohnya, bagan di atas melaporkan proyek yang berisi bidang kustom berjudul Tahap Penyelesaian
Bidang kustom Tahap Penyelesaian telah diatur dengan 4 nilai yang memungkinkan: Belum mulai, Sedang berlangsung, Diblokir, dan Selesai. Bagan tersebut melaporkan total waktu yang dihabiskan tugas dan ditandai dengan nilai bidang kustom Diblokir.
Bergabunglah dengan webinar Membuat alur kerja dasar kami di Asana dan pelajari cara membuat alur kerja yang efektif. Daftar sekarang