Manajemen dan prioritas tugas yang efisien sangat penting untuk mencapai produktivitas dan memenuhi tenggat waktu dalam proyek apa pun. Di Asana, Anda dapat menyederhanakan proses ini agar tetap tertata dan fokus pada prioritas utama. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi metode yang efektif untuk memprioritaskan tugas.
Menambah tugas ke proyek
Tugas mewakili langkah - langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek, sementara proyek adalah kerangka kerja menyeluruh yang menampung tugas - tugas ini.
Untuk menambahkan tugas yang ada ke proyek, buka panel detail tugas. Di bidang Proyek, klik Tambahkan ke proyek dan ketik nama proyek yang ingin ditambahkan tugas.
Menambahkan tugas ke beberapa proyek
Tugas dapat ditambahkan ke beberapa proyek di Asana, memungkinkan kolaborasi dan visibilitas lintas fungsi; ini disebut multi - home. Multi - melakukan multi - home memastikan progres dan pembaruan tugas tunggal tercermin di semua proyek terkait.
Contoh, Anda mungkin ingin mendiskusikan tugas dalam rapat tim mendatang. Tambahkan ke proyek rapat tim sambil menyimpannya di proyek aslinya. Untuk multi - home tugas, buka tab Proyek di tugas Anda dan ketik proyek yang ingin Anda kaitkan.
Memprioritaskan tugas
Anda mungkin memiliki beberapa tugas yang diberikan ke Anda di seluruh Tugas Saya dan proyek. Tetapi, bagaimana Anda memprioritaskannya?
Mengurutkan menurut tenggat
Salah satu cara untuk memprioritaskan tugas dengan cepat adalah dengan menyortirnya menurut tenggat. Ini dapat dilakukan dalam tugas Saya atau proyek apa pun. Mengurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo akan mengatur tugas dalam urutan naik, menempatkannya dengan tanggal jatuh tempo terdekat di bagian atas.
Ada beberapa cara untuk menyortir tugas menurut tenggat:
- Klik kolom Tenggat, untuk mengurutkan naik atau turun
- Klik Urutkan di atas dan pilih Tenggat
Ada banyak opsi lain yang juga dapat Anda pilih saat menyortir tugas menggunakan tombol Sortir.
Memprioritaskan tugas menggunakan bidang kustom
Cara lain untuk mengatur tugas adalah dengan bidang kustom. Dengan menggunakan bidang kustom, Anda dapat menyesuaikan tampilan proyek agar selaras dengan kriteria tertentu - misalnya, menyusun tugas di proyek menurut bidang kustom "prioritas ". Mirip dengan menyortir menurut tenggat, Anda dapat mengklik header bidang kustom atau menggunakan tombol Sortir.
Anda juga dapat memfilter tugas untuk melihat tugas dengan bidang kustom tertentu. Misalnya, lihat tugas hanya dengan prioritas "Tinggi ".
Gunakan filter "Hanya tugas saya" dalam proyek
Proyek dapat berisi banyak tugas, tidak semuanya relevan bagi Anda. Gunakan filter Hanya tugas saya untuk mengisolasi tugas yang menjadi tanggung jawab Anda dalam proyek dengan cepat.
Penyortiran dan filter yang Anda terapkan pada proyek tidak akan dilihat oleh anggota tim lain kecuali Anda mengeklik opsi Simpan untuk semua orang di sudut kanan atas. Anda dapat membuat tab baru dengan filter. Pelajari selengkapnya tentang cara melakukannya di sini.
Menyesuaikan prioritas
Perbarui tenggat seperlunya
Seiring dengan perkembangan prioritas, Anda harus menyesuaikan detail tugas yang sesuai. Penerima tugas dapat dengan mudah memperbarui tenggat dengan mengklik bidang tenggat dan memilih tanggal baru. Jika tenggat perlu diubah, sebaiknya Anda mengomentari tugas tersebut dan @mention orang yang memberi tugas tersebut untuk memberi tahu mereka bahwa tenggat telah ditolak dan mengapa.
Berikan ulang tugas
Tugas sering kali melalui beberapa langkah dan mungkin perlu dialihkan ke anggota tim yang berbeda. Misalnya, tugas mungkin perlu diberikan ulang jika ada perubahan dalam peran, tanggung jawab, atau ketersediaan anggota tim. Jika ini terjadi, sebaiknya ganti nama tugas untuk menyesuaikan dengan item tindakan penerima tugas baru dan mengomunikasikan perubahan dalam komentar tugas untuk memastikan kelancaran transisi dalam tanggung jawab.
Berkomunikasi dalam tugas
Membagikan informasi terbaru di komentar
Gunakan komentar tugas untuk mengajukan pertanyaan, menambahkan informasi tambahan, menawarkan wawasan, dan memberikan informasi terbaru tentang progres tugas. Kolaborator pada tugas akan menerima pemberitahuan komentar di kotak masuknya.
Mengulangi rekan tim sebagai kolaborator
Menambahkan kolaborator ke tugas memungkinkan Anda melibatkan beberapa orang dalam progres tugas. Kolaborator dapat secara aktif berkontribusi pada tugas, memberikan konteks tambahan, mengambil alih tugas jika diperlukan, atau hanya mengikuti tugas untuk tetap mendapat informasi.
Untuk menambahkan kolaborator pada tugas:
- Klik tombol + di samping Kolaborator untuk menambah atau menghapus kolaborator
- Kolaborator akan menerima pemberitahuan di kotak masuk dan dapat menerima pemberitahuan melalui email, bergantung pada pengaturannya.
- Jika menerima pemberitahuan untuk tugas yang tidak Anda minati lagi, Anda dapat menghapus diri Anda dari kolaborator tugas.
Merayakan penyelesaian tugas
Gunakan apresiasi untuk mengakui dan merayakan pencapaian anggota tim. Anda dapat menyampaikan apresiasi atas tugas yang selesai, milestone, dan pembaruan status.
Untuk berbagi apresiasi:
- Buka tugas dan gulir ke bawah ke komentar
- Klik ikon bintang dan pilih apresiasi
Sumber daya tambahan
Pelajari cara memaksimalkan produktivitas dengan Asana Tugas saya.
Baca selengkapnya cara membuat proyek yang efektif di Asana.
Lihat video singkat kami tentang menambahkan pekerjaan ke Asana.