Artikel ini akan memberi Anda langkah - langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat diambil sebagai pemimpin tim untuk membantu tim menggunakan Asana secara maksimal.
Jika Anda baru saja diundang ke Asana dan tidak tahu mulai dari mana, baca artikel ini untuk pengguna yang diundang.
Buat tim
Saat pertama kali masuk atau mendaftar ke Asana, Anda akan menjadi bagian dari tim. Tim adalah sekelompok orang yang bekerja bersama pada proyek. Misalnya, departemen TI akan memiliki tim sendiri di mana mereka akan menambahkan proyek terkait TI dan di mana mereka dapat mengirim pesan yang relevan dengan departemen TI.
Anda dapat membuat tim dan mengundang kolega ke sana atau menambahkannya ke tim yang ada sehingga Anda dapat mulai berkolaborasi di berbagai proyek. Jika Anda memutuskan untuk membuat tim baru, Anda dapat menambahkan nama tim, deskripsi singkat tim, dan memilih izin yang sesuai.
Setelah membuat tim, Anda dapat mulai membuat proyek dan templat dalam tim tersebut.
Setiap kali membuat proyek baru, Anda akan diminta untuk memilih tim. Semua proyek milik tim akan terlihat di halaman tim.
Halaman tim akan menampilkan deskripsi, anggota, proyek, dan templat tim.
Tambahkan pekerjaan tim Anda ke Asana
Transfer proyek tim Anda ke Asana
Langkah kedua yang perlu Anda ambil adalah mentransfer proyek dan inisiatif yang tim Anda kerjakan ke Asana. Proyek menyimpan semua tugas dan pesan Anda di satu tempat. Dengan begitu, Anda dapat mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim lain dan memantau progres.
Misal, salah satu proyek yang dikerjakan tim Anda adalah kampanye pemasaran musiman. Anda akan mulai dengan membuat proyek, lalu membuat tugas, dan menugaskannya kepada orang - orang dalam tim.
Asana memberi Anda pustaka templat yang dapat digunakan saat membuat proyek, atau Anda dapat memulai dari awal dan membuat proyek sendiri.
Anda dapat menggunakan tampilan proyek yang berbeda. Tampilan kalender dapat berguna untuk proyek Editorial Konten, atau tampilan papan bisa lebih baik untuk proyek Permintaan Kreatif. Pada akhirnya, itu tergantung pada apa yang paling cocok untuk Anda dan tim.
Buat proyek one - to - one
Proyek tatap muka adalah cara terbaik agar tim terbiasa memberikan tugas. Jika Anda seorang pemimpin tim, Anda mungkin mengadakan pertemuan mingguan dengan anggota tim untuk memeriksa kemajuan mereka dan mendiskusikan proyek atau apa pun yang mungkin menarik bagi mereka.
Untuk membuat proyek satu - ke - satu, Anda akan mengikuti langkah - langkah yang sama seperti saat membuat proyek lainnya. Anda dan anggota tim lainnya dapat menambahkan topik ke proyek ini yang ingin Anda diskusikan selama pertemuan berikutnya. Pastikan proyek bersifat privat sehingga hanya Anda dan rekan tim yang sesuai yang dapat mengakses proyek, karena informasi sensitif dapat dibahas selama rapat ini.
Berikut contoh tampilan proyek tatap muka:
- Tambahkan bagian berbeda untuk mengatur tugas
- Atur privasi proyek menjadi privat
Buat agenda rapat mingguan
Jika Anda mengadakan rapat mingguan dengan tim, membuat proyek untuk agenda rapat adalah cara lain yang sangat baik untuk memberi insentif kepada rekan tim Anda untuk menggunakan Asana.
Gunakan agenda rapat untuk menambah topik diskusi dan membuat rapat lebih efisien. Semua orang di tim Anda dapat menambahkan tugas ke agenda dan menugaskannya ke diri mereka sendiri; dengan begitu, kita semua tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa selama rapat.
Anda dapat membuat tugas berulang untuk setiap anggota tim dan memberi judul Ingat untuk menambahkan topik diskusi untuk rapat berikutnya, sehingga rekan tim Anda ingat untuk menambahkan topik diskusi sebelum setiap rapat.
Buat proyek referensi
Proyek referensi membantu menyimpan semua sumber daya internal yang dibutuhkan tim di satu tempat. Perlakukan proyek ini sebagai sumber informasi tunggal untuk kebijakan dan sumber daya. Anda dapat membuat proyek referensi untuk karyawan baru, di mana mereka dapat menemukan semua informasi relevan yang dibutuhkan.
Buat portofolio untuk mengelompokkan proyek bersama
Dengan portofolio, Anda mengatur beberapa proyek di satu tempat. Anda dapat memantau progres beberapa proyek sekaligus dan memastikan bahwa progres tersebut tidak keluar jalur. Anda dapat menemukan informasi selengkapnya tentang cara membuat portofolio di sini.
Portofolio
Berikan tugas dan pantau progres
Setelah proyek Anda dibuat dan tim Anda disortir, Anda dapat mulai memberikan tugas kepada rekan kerja Anda.
Sebagai pemimpin tim, fitur yang dapat digunakan untuk memantau bandwidth tim adalah beban kerja. Dengan beban kerja, Anda dapat melihat kapasitas tim dan menetapkan ulang tugas jika diperlukan. Pelajari selengkapnya tentang cara memanfaatkan beban kerja.
Saat Anda mulai memberikan tugas, kolega Anda akan menerima pemberitahuan di kotak masuk. Beri tahu tim Anda bahwa Kotak Masuk Asana adalah pilihan mereka untuk pembaruan tugas, proyek, dan pesan. Anda dapat mengelola pengaturan pemberitahuan untuk menghindari kebisingan.
Buat kesepakatan
Menetapkan konvensi sangat penting karena akan membantu tim Anda menjaga tugas dan proyek tetap bersih dan mudah dipahami. Baca artikel Tetapkan konvensi Asana kami untuk mempelajari selengkapnya tentang cara menentukan konvensi tim Anda.
Etiket tugas
Ketakutan memberikan tugas itu nyata, dan sebagian besar pengguna kesulitan saat pertama kali mulai menggunakan Asana. Kami sarankan Anda mengomunikasikan etiket tugas ini kepada tim Anda untuk mengurangi hal ini dan membantu mereka merasa lebih nyaman saat memberikan tugas kepada orang lain.
Bergabunglah dengan kami Perkenalkan Asana ke pelatihan virtual tim Anda untuk mempelajari cara mengaktifkan tim Anda dengan lancar menggunakan Asana. Daftar sekarang.
Suka dengan apa yang Anda lihat? Mulai dengan uji coba Asana 30 hari gratis sekarang. Coba gratis.