Setiap tim memiliki cara berbeda dalam menggunakan Asana untuk manajemen proyek, tetapi kiat ini akan memberi titik mulai terbaik bagi Anda untuk memahami dasar - dasarnya sekaligus memberi ringkasan tentang hal yang dapat dilakukan setelah Anda menangani beberapa proyek.

Proyek, tugas, atau subtugas?

Sebelum membangun sesuatu... kami mengetahui bahwa pelanggan memiliki pertanyaan terkait membuat proyek, tugas, atau subtugas saat menambahkan pekerjaan ke Asana. Berikut adalah kerangka kerja singkat dan visual untuk membantu Anda mengambil keputusan saat diperlukan:

• Buat proyek untuk upaya koordinasi besar yang memiliki banyak langkah dan pemangku kepentingan serta kebutuhan untuk melihatnya di berbagai tampilan (seperti kampanye, peluncuran/acara atau kalender editorial/alur).
• Buat tugas jika Anda mencoba mengumpulkan pekerjaan individu untuk satu orang yang dapat dicapai dalam waktu beberapa menit atau hari kerja (misalnya, menulis blog atau memperbaiki bug) yang juga ingin Anda lihat di berbagai tampilan.
• Buat subtugas untuk membagi tugas menjadi bagian yang lebih kecil atau membagi pekerjaan (misalnya, subtugas untuk memeriksa kata kunci SEO atau menginvestigasi frekuensi bug) dan hanya memerlukannya dalam tampilan tugas. (Tapi, berhati - hatilah jika Anda memiliki lebih dari 5 subtugas atau beberapa lapisan subtugas!)

Baca kiat selengkapnya di sini jika menginginkan penjelasan terperinci tentang kerangka kerja ini.

1. Buat proyek

Setelah mempelajari Asana, memahami cara membuat dan menggunakan proyek akan menjadi kemajuan penting bagi tim Anda untuk terbebas dari spreadsheet kuno, utas email membingungkan, dan rapat berdurasi panjang untuk menguji dan mengetahui informasi yang sama.

• Buat proyek. Proyek ada dalam tim di Asana dan menyimpan kelompok tugas terkait. Anda dapat menggunakannya untuk apa saja, mulai prakarsa berbasis batas waktu (misal, peluncuran), proses berkelanjutan (misal, mengelola kalender editorial), atau melacak informasi (misal, permintaan desain yang akan datang). Anda dapat mengganti antara Tampilan Daftar, Papan, Linimasa, dan Kalender sewaktu - waktu.
• Hemat waktu dengan templat. Templat kami didasarkan pada beberapa alur kerja paling andal di Asana. Templat - templat tersebut memiliki rekomendasi seputar cara menyiapkan proyek dan memindahkan tugas - tugas Anda di alur kerja. Anda bahkan dapat membuatnya sendiri.

2. Atur proyek

Setelah dibuat, tambahkan struktur pada proyek agar proyek tertata dan mudah dibaca.

• Kelompokkan tugas terkait dengan bagian. Contoh, bagian dapat dibuat berdasarkan batas waktu, tahap pekerjaan, kerangka waktu, jenis tugas, dan lainnya.
• Jelaskan tanggung jawab dengan memberi tugas dan memberi tenggat. Dengan begitu, semua orang mengetahui hal yang menjadi tanggung jawab mereka untuk menyelesaikan proyek dan kapan hal tersebut harus diselesaikan.
• Simpan lebih banyak detail tugas dengan bidang kustom. Anggap bidang custom seperti kolom spreadsheet. Bidang ini mencatat detail untuk setiap tugas sekaligus memungkinkan Anda untuk memfilter dan menyortir berdasarkan bidang custom. Anda dapat membuat bidang untuk status, prioritas, biaya, dan lainnya.
• Sortir, filter, dan simpan tampilan proyek Anda. Tidak ingin melihat tugas selesai di daftar proyek? Ingin Tampilan Kalender sebagai default setiap membuka proyek? Gunakan bilah alat proyek untuk memfilter, menyortir, dan menyimpan.

3. Buat jadwal proyek

Setelah membangun proyek, Asana dapat membantu Anda membuat jadwal dan alur kerja proyek sehingga tim Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan jelas dan lancar.

Cara melakukannya:

• Petakan rencana proyek dengan Linimasa untuk tampilan gaya Gantt guna membantu merencanakan dan memvisualisasikan setiap langkah dalam proyek Anda. Anda dapat dengan mudah melihat durasi, batas waktu, dan dependensi setiap tugas untuk menggeser berbagai hal guna menghindari tumpang - tindih dan konflik dengan mudah.
• Pastikan pekerjaan dimulai pada waktu yang tepat dengan dependensi tugas. Jika sedang menunggu rekan tim menyelesaikan pekerjaan mereka, Asana dapat membantu Anda melacak status pekerjaan tersebut sehingga Anda dapat memulai bagian Anda di waktu yang tepat. Artinya, pelacakan status membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu dalam memantau tugas atau terhindar dari tidak menyadari saat tugas siap. Tetapkan dependensi tugas dengan mudah menggunakan Linimasa.
• Bagi pekerjaan menjadi subtugas (jika diperlukan). Banyak pelanggan yang bertanya mengapa tugas hanya bisa memiliki satu penerima tugas. Alasannya, untuk memastikan bahwa tanggung jawab jelas. Tapi jika tugas memerlukan persiapan pekerjaan, langkah tambahan, atau Anda perlu bertanya kepada rekan tim lain untuk menyelesaikannya, subtugas membantu Anda membaginya menjadi bagian - bagian yang lebih dapat dikelola dan menunjukkan penanggung jawab dalam prosesnya.
• Buat ikhtisar proyek sehingga Anda dapat membagikan brief proyek kepada tim tepat di tempat rencana dan tugas tersedia, dan menjelaskan peran proyek untuk memudahkan referensi kapan saja.

4. Lanjutkan pekerjaan

Saat tim mulai berkolaborasi, Asana menjadi semakin signifikan untuk manajemen proyek. Anda dapat dengan mudah memberikan pembaruan status terkait pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Dan, Anda hanya akan menerima pemberitahuan tentang hal yang paling penting bagi Anda.

Cara melakukannya:

• Saat tugas berlanjut, (atau terhambat) komentari tugas untuk memberi informasi terkini agar pengikut dapat mengetahui status pekerjaan, atau menjawab pertanyaan dan memberikan umpan balik.
• Berikan pembaruan status menggunakan data proyek untuk bagan burnup dan kemajuan. Anda juga dapat @mention rekan tim, tugas, serta proyek dalam pembaruan untuk memudahkan referensi dan memberikan pujian. Semua anggota proyek akan menerima pemberitahuan dan dapat mengomentari pembaruan.
• Buat pencapaian tugas untuk menandai gol proyek utama dan menunjukkan fase penting dalam kemajuan proyek. Dengan begitu, tim mengetahui sasaran yang harus dicapai, dan manajer proyek dapat melihat cara tim meraih pencapaian.
• Sederhanakan peninjauan dan persetujuan dengan alur kerja persetujuan kami. Jika aset visual adalah bagian dari proyek, buat umpan balik mudah ditelusuri dengan pemeriksaan.
• Tambah Aturan untuk mengotomatiskan langkah - langkah manual seperti menetapkan tugas, memperbarui bidang custom, memindahkan tugas yang selesai, dan lainnya. Anda akan menghemat waktu dan percayalah bahwa proses berjalan dengan benar.
• Pantau pembaruan di berbagai proyek dengan Portofolio. Portofolio cocok untuk siapa saja yang ingin mengelola sejumlah proyek atau memantau kemajuan terhadap prakarsa tertentu di satu tampilan secara real time.

5. Siapkan proyek berikutnya

Hore! Anda berhasil mengelola proyek di Asana. Tetapi, sebelum memulai proyek berikutnya, luangkan waktu untuk memahami hal berikut.

Cara melakukannya:

• Harap diperhatikan bahwa saat Asana terus meluncurkan fitur baru dan menyempurnakan aplikasi, tim Anda juga menemukan hal - hal baru dan mengulangi cara menggunakan Asana - itu wajar, dan sebenarnya ideal!
• Ambil pelajaran dari proyek dan gabungkan menjadi templat. Dengan demikian, Anda dapat terhindar dari kesalahan yang sama dan membuat rencana yang jauh lebih matang untuk selanjutnya.
• Arsipkan proyek. Setelah menyelesaikan proyek, arsipkan proyek agar Anda dapat fokus pada prioritas. Mengarsipkan proyek tidak menghapus informasi apa pun, ini hanya menghapusnya dari daftar proyek.
• Rayakan bersama tim Anda. Di Asana, ada banyak cara sederhana untuk mengekspresikan rasa syukur dengan apresiasi dan suka.

Sumber daya manajemen proyek

Ingin kiat lainnya? Lebih suka belajar secara visual? Ingin melihat cara pelanggan seperti Anda mengelola proyek? Lihat sumber daya ini: