Asana untuk tim Operasi

Tim operasi dapat mengandalkan Asana untuk membangun, menskalakan, dan menyederhanakan proyek dan proses mereka. Artikel ini ditujukan untuk tim yang sudah terbiasa dengan dasar - dasar proyek Asana yang mencoba mendapatkan fitur berbayar yang lebih efisien. Gunakan jumplink di atas untuk beralih ke kasus penggunaan tertentu atau mulai dengan tips umum di bawah ini.

Jika baru mengenal proyek Asanamulailah dengan templat proyek operasi untuk mendapatkan ide tentang cara menatanya. Atau impor spreadsheet tempat Anda sudah merencanakan pekerjaan operasi untuk memetakan proyek ke Asana dengan cepat.

Kiat umum untuk proyek operasi

Kiat - kiat ini bermanfaat di berbagai jenis proyek operasi untuk membantu Anda mengelola rencana, linimasa, pembaruan status, dan prioritas proyek dengan lebih mudah.

Kelola dan pantau grup proyek, linimasa, dan bandwidth tim dengan Portofolio

GIF of operations team projects listed by status in an Asana Portfolio, then displayed on a timeline, before switching to Workload to see employee bandwidth

  • Portofolio membantu Anda memantau status kelompok proyek untuk memahami di mana perhatian Anda diperlukan. Contoh, Anda dapat membuat portofolio dari semua implementasi perangkat lunak untuk memantau perkembangannya.
  • Pastikan manajer proyek dan prospek memposting pembaruan status secara berkala sehingga mereka muncul dalam portofolio.
  • Jika Anda ingin melihat jadwal proyek di linimasa, tambahkan ke Portofolio, lalu gunakan tab Linimasa untuk memastikannya tidak tumpang tindih. Anda juga dapat menggunakannya sebagai kalender operasi utama untuk kuartal atau tahun tersebut.
  • Kelola bandwidth tim dan buat keputusan penyusunan staf yang matang dengan menambahkan proyek aktif tim Anda ke Portofolio, lalu buka tab Beban Kerja untuk melihat jadwal.

Memprioritaskan dan mengatur tugas

GIF of setting a dependent task’s priority custom field to high, then sorting an operations project in Asana by priority custom fields to see highest priority tasks on top
  • Bidang kustom membantu Anda menyimpan informasi secara konsisten pada setiap tugas dengan bidang dropdown, numerik, atau teks.

    Misalnya, Anda dapat membuat bidang untuk melacak progres tugas, biaya, atau prioritas.

  • Sortir proyek menurut bidang kustom untuk mengelompokkan tugas menurut bidang (seperti memesan kolom di spreadsheet) atau menggunakan bidang untuk membuat laporan yang membantu Anda melihat apa yang mungkin berisiko.
  • Ketergantungan memastikan tugas dikerjakan dalam urutan yang benar sehingga tidak ada yang melompat ke depan atau terus bertanya - tanya kapan mereka dapat memulai dari pihak mereka.
  • Tetapkan aturan dalam proyek apa pun untuk mengotomatiskan pekerjaan untuk Anda. Contoh, Anda dapat memiliki aturan untuk membantu memprioritaskan tugas baru yang ditambahkan ke proyek permintaan operasi atau menambahkan pengikut saat tugas mencapai tahap tertentu.

Kiat untuk proposal proyek atau proyek permintaan

Apakah tim operasi Anda menerima banyak permintaan, pertanyaan, dan proposal untuk pekerjaan dari tim lain? Tips ini membantu Anda mempercepat proses permohonan dengan memulai dengan semua detail di awal dan menyederhanakan persetujuan akhir.

GRAPHIC of the process a work request can follow in Asana from start to finish

  • Standardisasikan permintaan dengan formulir. Alih - alih bolak - balik tentang permintaan dan persyaratannya, buat formulir yang dapat diisi siapa pun agar tim Anda memiliki detail yang tepat.
  • Lindungi waktu tim Anda dengan memberikan permintaan kepada rekan tim dengan tenggat dan menetapkan bidang kustom prioritas hanya saat tugas diprioritaskan. Maka tim Anda tidak akan dibombardir oleh pertanyaan atau permintaan acak yang menghampiri mereka atau bingung tentang cara memprioritaskannya dengan pekerjaan lain.

Kiat untuk vendor onboarding

Jika tim operasi Anda bertanggung jawab untuk memilih atau bergabung dengan vendor baru, mereka dapat menjalankan semuanya, mulai dari persetujuan vendor hingga peluncuran di Asana. Begini caranya:

GRAPHIC of the process vendor onboarding can follow in Asana from start to finish

IMAGE of Asana for Gmail integration

Kiat untuk perencanaan tujuan

Tim operasi sering bertanggung jawab untuk merencanakan tujuan dan sasaran tim atau perusahaan. Jadikan perencanaan lintas fungsi lebih mudah dengan alur perencanaan tujuan ini, baik triwulanan atau tahunan.

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

  • Hemat waktu dengan templat. Gol dan tujuan biasanya ditetapkan secara berkala. Mulailah dengan cepat dengan semua langkah yang Anda butuhkan dengan templat buatan Asana atau dengan menyimpan templat kustom Anda sendiri.
  • Perjelas dan sederhanakan persetujuan dengan membuat tugas persetujuan. Pemberi persetujuan dapat memberikan umpan balik apa pun tentang tugas tersebut. Setelah selesai, Anda memiliki catatan yang jelas tentang apakah dokumen tersebut disetujui (atau tidak) dan alasannya.
  • Setelah menetapkan tujuan, buat Portofolio tempat Anda dapat melacak proyek besar yang berkontribusi pada tujuan untuk melihat progres dan linimasa. Pastikan manajer proyek dan pemimpin tim memberikan pembaruan status rutin terhadap tujuan yang menjadi tanggung jawab mereka.

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

Cara membuat tugas persetujuan di Asana.

Sumber daya lainnya untuk tim operasi

Lebih suka belajar secara visual? Ingin melihat cara pelanggan kami menyederhanakan operasi mereka dengan Asana? Lihat sumber daya ini:

Sumber Daya Tautan
Templat tim operasi Lihat semua templat operasi
Tutorial video Tonton Cara Ber - Asana
Studi kasus Baca cara Epitaph RecordsBarfoot & Thompson, dan Morning Coworking mengelola operasi dengan Asana
Terhubung dengan Komunitas Hadiri pelatihan mendatang atau mulai utas di forum komunitas 

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback