Relawan adalah kekuatan pendorong penting bagi banyak organisasi nirlaba untuk mencapai misi mereka. Dengan Asana, Anda dapat memastikan Anda memberi mereka informasi dan onboarding yang diperlukan untuk menjadi sukses sambil memberikan wawasan internal tim tentang progres dan proyek mereka.
Artikel ini akan menunjukkan cara membuat dan mengelola dua jenis proyek relawan: satu untuk memproses aplikasi relawan, dan satu lagi untuk onboarding. Kemudian dapatkan beberapa tips umum untuk mengelola relawan dan pekerjaan mereka secara efektif.
Tinjau dan setujui pengajuan sukarela di Asana
Sebelum ada yang mulai menjadi sukarelawan, mereka biasanya harus mengajukan permohonan dan mendapatkan persetujuan. Dengan proyek penerimaan relawan, Anda dapat membuat formulir aplikasi relawan, menyetujui aplikasi, dan memeriksa jalur relawan Anda - semua di satu tempat.
Mulailah dengan membuat proyek dari awal atau mengimpor spreadsheet tempat Anda melacak pekerjaan ini saat ini. Buat kolom di papan untuk "Kiriman baru "," Sedang ditinjau ", "Disetujui ", dan" Ditolak." Hal ini memudahkan untuk memindahkan setiap kandidat melalui proses dan melihat di mana aplikasi mereka berdiri.
Tambahkan kolom untuk "Penjangkauan" sehingga siapa pun di organisasi Anda dapat menambahkan sukarelawan ke daftar Anda yang mungkin cocok. Anda juga bisa memindahkan pelamar yang ditolak ke sini jika mereka bisa fit di masa mendatang tetapi tidak sekarang.
1. Permudah pelacakan lebih detail dan atur dengan bidang kustom
Kebutuhan sukarelawan dapat bervariasi, jadi dengan menambahkan bidang kustom ke proyek, Anda dapat melacak keterampilan, minat, dan ketersediaan khusus pelamar untuk memastikan bidang tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Misalnya, Anda dapat membuat bidang seputar "keterampilan" dengan opsi berdasarkan kebutuhan, seperti desain grafis, media sosial, penggalangan dana, dll. Anda bisa membuat bidang lain untuk total jam kerja sukarela mereka yang ditawarkan per minggu untuk membantu Anda mengetahui jadwal mereka sebelumnya.
Bidang - bidang ini sesuai dengan bidang yang akan Anda gunakan dalam formulir aplikasi sukarelawan di langkah berikutnya!
2. Buat formulir untuk pengajuan aplikasi sukarelawan
Untuk mulai melacak pelamar sukarelawan, buat formulir untuk mereka isi. Dengan begitu, Anda mulai dengan semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengevaluasi aplikasi mereka.
- Buka tab Formulir di bagian atas proyek Anda.
- Sesuaikan formulir Anda untuk menyertakan bidang apa pun yang dibuat di langkah terakhir, dan buat yang tambahan untuk membantu Anda mengukur apakah bidang tersebut cocok. Misalnya, Anda mungkin menginginkan kolom lampiran sehingga mereka dapat meletakkan resume atau surat lamaran mereka. Anda juga dapat menyertakan bidang pemilih tanggal untuk mengukur hari yang tersedia.
- Saat formulir Anda siap, atur ke aktif dan bagikan tautan dengan pelamar atau di situs web Anda. Siapa pun dapat mengirimkan formulir dengan Asana meskipun mereka tidak memiliki akun.
- Setelah dikirimkan, formulir akan berubah menjadi tugas di proyek penerimaan sukarelawan Anda.
- Kini tim bebas untuk meninjau dan menyetujui pengajuan tersebut. Tetapkan tugas ke orang yang bertanggung jawab, dan berikan tenggat waktu. Pastikan mereka menarik tugas ke kolom yang sesuai sehingga jelas tahap peninjauannya.
Coba atur Aturan untuk mengotomatiskan bagian dari proses pengajuan. Contohnya, Anda dapat menetapkan pengajuan baru secara otomatis ke rekan tim untuk ditinjau. Atau jika pelamar menunjukkan salah satu keterampilan mereka adalah media sosial, Anda dapat secara otomatis menempatkan tugas aplikasi mereka di proyek tersebut sehingga mereka berada di radar tim tersebut.
Setelah sukarelawan disetujui, Anda siap membantu di dalamnya! Terus ikuti.
Cara melakukan onboarding relawan
1. Gunakan templat onboarding sukarelawan
Relawan perlu mengetahui banyak informasi agar sukses. Dengan menyiapkan templat onboarding, Anda akan dapat menyederhanakan dan mengukur proses ini. Undang sukarelawan ke domain Anda sebagai Tamu sehingga mereka mulai dengan semua yang mereka butuhkan dan merasa didukung sejak hari pertama.
Mulai proyek Anda dengan templat orientasi kami lalu sesuaikan dengan kebutuhan Anda dan simpan sebagai templat kustom Anda sendiri.
2. Ganti email dan bagikan berita menggunakan percakapan
Email massal yang dikirim ke semua sukarelawan dapat menjadi berantakan dengan cepat dan informasi inti dapat dengan mudah hilang - belum lagi saat tim Anda kehilangan komunikasi duplikat dan menanggapi email. Sebagai gantinya, gunakan Percakapan dan Status di Asana.
- Percakapan tim adalah cara terbaik untuk mengomunikasikan pengumuman di seluruh tim, merayakan pencapaian besar, atau membicarakan beberapa proyek sekaligus.
- Pembaruan status memberi tahu semua orang perkembangannya, menyoroti pekerjaan yang sudah diselesaikan, tugas atau milestone mendatang, serta kemungkinan pemblokir. Anda juga dapat menggunakannya untuk memberikan pujian kepada rekan satu tim! Cukup @mention saja.
Pembaruan ini akan muncul di Kotak Masuk, tempat semua orang bisa merespons. Anda juga dapat menyematkan komentar penting ke bagian atas diskusi sehingga informasi yang paling penting mudah ditemukan.
3. Latih sukarelawan Anda tentang dasar - dasar Asana
Banyak organisasi memiliki konvensi Asana dan proses onboarding mereka sendiri, tetapi jika tidak, mungkin akan membantu jika sukarelawan baru Anda mendaftar webinar pelatihan langsung sehingga mereka bisa mendapatkan informasi terkini dengan cepat.
Mereka juga dapat menonton tutorial video cepat atau membaca Panduan Asana (di mana Anda berada sekarang) untuk belajar sesuai jadwalnya.
Kelola upaya sukarelawan dan bandwidth
Sekarang setelah Anda memiliki sukarelawan di Asana, Anda dapat memeriksa proyek sukarelawan di satu tempat.
Portofolio menyediakan ruang terpusat untuk mengatur dan memantau pekerjaan di beberapa proyek. Dengan Portofolio, Anda juga bisa mendapatkan pemahaman yang jelas tentang team bandwith dengan Beban Kerja. Mulailah dengan membuat portofolio, lalu tambahkan proyek yang ingin dikelompokkan.
Inilah sebabnya mengapa membiasakan pembaruan status rutin itu penting - pembaruan status Anda akan muncul di sini dalam satu tampilan sehingga mudah bagi Anda untuk mengawasi dan melihat apakah ada yang tidak aktif.