Perencanaan acara penggalangan dana

Cara membuat proyek acara penggalangan dana di Asana

Ada beberapa cara untuk membuat proyek acara Anda. Untuk memulai cepat:

  1. Mulai dengan templat acara penggalangan dana kami dan sesuaikan untuk kebutuhan organisasi Anda.
  2. Impor spreadsheet yang ada tempat Anda mengelola acara saat ini.

Cara mengakses semua templat Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Jika Anda lebih suka membuat rencana acara sendiri dari awal, atau menginginkan praktik terbaik umum untuk proyek Asana, mulailah di sini.

Merencanakan beberapa acara penggalangan dana sekaligus?

Jika Anda menggunakan templat kami:

  1. Buat duplikat [CONTOH TUGAS] dalam templat, ganti namanya, dan ubah menjadi proyek.
  2. Kemudian tambahkan proyek ini ke portofolio untuk membantu mengelola dan memantau semua acara penggalangan dana Anda di satu tempat.

Bekerja dengan vendor, agensi, atau kontraktor?

Melacak tenggat waktu, aset, dan percakapan di beberapa pihak ketiga melalui email menambah kerumitan. Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk mengundang pihak ketiga mana pun sebagai tamu ke proyek Anda. Dengan begitu, mereka dapat melihat rencana Anda dan Anda dapat menetapkan batas waktu yang jelas dan terus melacak hasil akhir.

Perlu merahasiakan pekerjaan acara lainnya? Anda masih dapat mengundang pihak ketiga ke Asana, tetapi atur proyek Anda menjadi privat dan tambahkan mereka sebagai pengikut tugas saja. Mereka hanya akan dapat melihat tugas itu.

Kiat mengelola dan melakukan pekerjaan acara

Setelah Anda membuat proyek perencanaan acara penggalangan dana, kiat ini akan membantu Anda mengelola dan melacak setiap detail selagi pekerjaan berlangsung.

1. Petakan rencana acara Anda (dan sesuaikan saat semuanya muncul) dengan Linimasa

Sebagian besar rencana acara memiliki batas waktu dan dependensi penting menjelang hari besar. Linimasa membantu Anda memetakannya dalam rencana Anda sebelum Anda mulai memastikan semua bagian cocok untuk acara yang mulus.

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature


Cara membuat rencana dengan Linimasa:

  1. Jadwalkan tugas dengan menarik dan melepaskannya ke linimasa. Jika Anda melihat konflik waktu, tarik dan lepas tugas untuk menjadwalkan ulang.
  2. Perpanjang rentang tanggal tugas sehingga penerima tugas dapat menganggarkan waktu mereka dengan lebih baik untuk mengerjakannya menjelang tenggat waktu.
  3. Jika tugas perlu diselesaikan dalam urutan tertentu, buat dependensi di antara keduanya dengan mengarahkan kursor ke tugas, lalu seret titik ke tugas terkait.

Setelah pekerjaan berlangsung, Linimasa juga dapat membantu Anda menyesuaikan rencana. Misalnya, jika memesan tempat membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan, Anda bisa mengubah batas waktu dan melihat bagaimana hal itu memengaruhi rencana Anda secara keseluruhan dengan Linimasa.

2. Lacak email penting (sambil menghabiskan lebih sedikit waktu di kotak masuk Anda) dengan integrasi email

SCREENSHOT of Outlook and Gmail Asana integrations for emails and inbox


Anda selalu dapat mengundang vendor ke proyek acara Anda, tetapi jika Anda berkomunikasi melalui email, coba Asana untuk GmailOutlook, atau integrasi klien email lainnya. Saat menerima email berisi dokumen penting atau pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat menambahkannya ke Asana langsung dari kotak masuk untuk menetapkannya sebagai tugas, menambahkannya ke proyek acara, dan lainnya. Rincian perencanaan utama dan tugas tidak akan terus hilang dalam email (dan Anda tidak perlu menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengatur kotak masuk Anda.)

3. Buat umpan balik yang dapat ditindaklanjuti langsung pada aset acara penggalangan dana dengan proofing

GIF of leaving actionable feedback on an image attached to an Asana task with proofing feature

Mampu memberikan dan menggabungkan umpan balik tentang aset acara (seperti undangan email atau poster acara) dapat menjadi perbedaan antara berteriak dalam kegelapan dan menjadi viral. Proofing di Asana memudahkan peninjau untuk mengomentari aset secara langsung sehingga umpan balik diberikan dalam konteks. Setiap komentar berubah menjadi subtugas yang dapat dijalankan dan kreator selanjutnya dapat menentukan cara menyertakannya.

Saat Anda melakukan curah pendapat aset atau ide kreatif untuk acara Anda, buat tugas per aset/ide dan gunakan tombol suka untuk memilih di antara tim Anda.

Kiat mengelola pekerjaan sehari - hari

1. Bekerja di mana saja dan offline dengan aplikasi seluler Asana

Jika tim Anda sedang mempersiapkan di lokasi, mungkin sulit untuk mengakses detail utama dan melihat apa yang tersisa di daftar tugas. Aplikasi seluler Asana membuat tim tetap terhubung ke rencana acara (meskipun Anda offline) sebelum, selama, dan setelah acara.

SCREENSHOT of Asana mobile task for event planning


2. Jaga agar percakapan waktu nyata dapat ditindaklanjuti dengan integrasi Slack

Banyak tim menggunakan Asana dan Slack untuk berkoordinasi dan berkomunikasi tentang pekerjaan - terutama saat tiba waktunya untuk suatu acara. Alih - alih memilih satu alat atau alat lainnya, tim dapat menggunakannya bersama dengan integrasi Asana untuk Slack.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration


Jika rekan tim meminta umpan balik tentang presentasi utama mereka, tetapi Anda menjalankan tugas lain untuk acara tersebut, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari percakapan Slack sehingga Anda tidak lupa dan memiliki semua konteks aslinya.

Kiat melaporkan pekerjaan dan progres acara

1. Berkomunikasi di seluruh tim Anda (tanpa lebih banyak rapat)

Daripada mengadakan rapat untuk memeriksa status tugas atau memberikan pembaruan kepada tim, ada sejumlah cara untuk melakukannya di Asana:

  • Mengomentari tugas untuk memberikan pembaruan tentang progres tugas, memberikan umpan balik, atau mengajukan pertanyaan.
  • Gunakan pembaruan status proyek (melalui tab Progres di proyek Anda) untuk menyampaikan pembaruan terpenting tentang progres proyek, seperti mencapai milestone, batas waktu, atau apa pun yang berisiko.
  • @mention kolega Anda, tugasproyek, atau percakapan yang relevan untuk ditautkan langsung ke mereka dalam deskripsi atau komentar apa pun.

2. Pantau progres dan kelola kepegawaian di berbagai acara dengan Portofolio dan Beban Kerja

GIF of using a Portfolio in Asana for progress updates

Untuk memahami progres acara dan mengukur bandwidth tim, perencana acara biasanya mengumpulkan informasi dalam rapat, email, atau spreadsheet, yang dapat memakan waktu dan tidak akurat. Sebaliknya, buat portofolio proyek dengan semua rencana acara Anda untuk melihat progres real - time, tanggal acara, dan prioritas, semuanya di satu tempat.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work


Kemudian gunakan tab Beban Kerja untuk memvisualisasikan kapasitas tim di seluruh acara berdasarkan tugas yang sudah diberikan di Asana. Beban Kerja membantu Anda mengambil keputusan penyusunan staf yang matang agar beban kerja tetap seimbang dan acara sesuai rencana.

Sumber daya untuk merencanakan dan mengelola acara di Asana

Lebih suka belajar secara visual? Ingin melihat cara pelanggan kami merencanakan acara dengan Asana? Lihat sumber daya ini:

Sumber Daya Tautan
Templat perencanaan acara penggalangan dana nirlaba Gunakan templat
Tutorial video Tonton Cara Ber - Asana
Kursus yang diminati Daftar Asana Academy
Studi kasus Lihat bagaimana Special OlympicsThe Young Survival CoalitionTogether We Rise dan NTEN merencanakan acara dengan Asana
Ebook panduan produktivitas untuk para profesional acara Baca ebook
Terhubung dengan Komunitas Hadiri pelatihan mendatang atau mulai utas di forum komunitas 

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback