Ketika materi referensi perusahaan atau tim Anda tersebar di email, obrolan, dan alat berbagi file, sangat sulit (jika bukan tidak mungkin) untuk menemukan informasi saat Anda membutuhkannya. Sebagai gantinya, gunakan proyek Asana sebagai wiki internal atau pusat sumber daya perusahaan Anda. Dari kebijakan liburan hingga warna merek, setiap karyawan akan mengetahui tempat untuk menemukan informasi perusahaan yang paling akurat dan terkini.
Cara membuat proyek sumber daya internal
Di Asana, tugas yang tidak diberikan dapat berfungsi sebagai item referensi yang tidak dapat ditindaklanjuti. Tugas - tugas ini mudah diakses dalam proyek atau melalui pencarian. Ikuti langkah - langkah ini untuk membuat pustaka sumber daya internal:
-
Buat proyek baru yang disebut "Sumber Daya Internal" atau "Bahan Referensi Perusahaan ."
-
Tambahkan bagian untuk mengatur referensi, seperti "Sumber daya TI ,"" Sumber daya merek ," atau "Kebijakan ."
-
Tambahkan tugas referensi ke setiap Bagian dan lampirkan file yang sesuai ke setiap tugas dari komputer, Google Drive, Box, atau Dropbox. @mention proyek atau tugas penting lainnya di Asana.
-
Tambahkan bidang custom ke proyek sehingga Anda dapat membuatnya mudah untuk memfilter sumber daya berdasarkan kategori tambahan. Anda dapat memiliki bidang untuk jenis sumber daya, waktu untuk membaca, dan banyak lagi. Tambahkan bidang kustom dengan mengklik tautan Tambahkan Bidang Kustom biru di bagian atas proyek Anda. Anda dapat menyortir proyek menurut bidang kustom untuk melihat semua tugas yang diatur menurut bidang agar sumber daya mudah ditemukan dan dinilai.
-
Undang rekan tim ke proyek. Dorong mereka untuk menambahkan informasi referensi tambahan sebagai tugas ke bagian yang sesuai.
-
Tambahkan tugas di templat onboarding Anda dengan tautan ke proyek sumber daya internal. Semua karyawan baru akan tahu di mana menemukan informasi di hari pertama mereka.
Pelajari bagaimana departemen John Lewis Partnership menciptakan solusi internal untuk mendukung program, pelatihan, dan pembinaan karyawan.
Kiat mengelola proyek sumber daya internal Anda
Perbarui tugas
Saat dokumen referensi atau perubahan informasi, perbarui tugas yang sesuai. Rekan tim Anda dapat melihat riwayat tugas dan mengetahui kapan dan mengapa perubahan dilakukan.
Tampilan File
Gunakan Tampilan File untuk melihat tampilan galeri semua dokumen dan file dalam proyek referensi Anda.
Materi sumber daya khusus tim
Buat proyek terpisah untuk materi sumber daya khusus tim. Tugas bisa berada di proyek sumber daya perusahaan Anda secara keseluruhan dan di proyek tim spesifik Anda. Misalnya, semua aset desain dapat hidup dalam proyek Sumber Daya Desain dan yang paling penting (logo, dll) juga dapat hidup dalam proyek Bahan Referensi Perusahaan.
Hemat waktu dan kerumitan tim Anda untuk mencoba menemukan dokumen penting perusahaan. Tidak semua tugas di Asana harus dapat ditindaklanjuti atau diberikan. Tugas referensi mengatur dan memusatkan sumber daya internal sehingga tim Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu bekerja dan lebih sedikit waktu mencari informasi.