Onboarding pegawai

Onboarding lebih dari sekadar orientasi satu hari; ini adalah proses komprehensif yang mencakup mulai dari penerimaan tawaran hingga pegawai baru menjadi sepenuhnya produktif. Menciptakan pengalaman onboarding yang efektif dan menarik bagi pegawai baru sangat penting dalam lingkungan kerja yang serba cepat saat ini. Dengan onboarding yang mencakup segala hal mulai dari menyelesaikan dokumen hingga menyelami budaya perusahaan, Anda harus memiliki platform terpusat tempat semua tugas onboarding, mulai dari dokumen hingga modul pelatihan, tertata rapi, mudah diakses, dan tempat Anda dapat melacak progres dengan mudah.

Buat proyek onboarding

Saat membuat templat proyek onboarding khusus di Asana, beri nama proyek “[ Nama Pegawai] Templat Onboarding SDM ”atau yang serupa untuk memastikan kejelasan dan organisasi sejak awal. Untuk setiap karyawan baru, Anda dapat membuat duplikat proyek ini dan memperbarui judul dan informasi tambahan apa pun yang diperlukan. 

onboardingreal.gif

 

Organisasi adalah kunci dalam setiap proyek, jadi gunakan bagian untuk menjaga agar proyek onboarding Anda tetap tertata. Bagian ini dapat mencakup referensi, Hari Pertama, serta Manfaat, serta Persiapan dan Akses. Anda kemudian dapat menambahkan tugas ke setiap bagian; ini bisa apa saja, mulai dari printer Connect to office hingga “Temui manajer Anda” atau “Berikan tugas.” Sertakan semuanya mulai dari pertemuan pengantar dan sesi pelatihan hingga tugas awal. Semua tugas ini harus berisi instruksi yang jelas serta @mention siapa pun yang relevan dengan tugas tersebut. Undang rekan tim yang terlibat dalam proses onboarding ke proyek untuk akses dan transparansi yang mudah. 

Setelah disiapkan, simpan proyek sebagai templat. Klik dropdown header proyek dan pilih Konversikan ke Templat. Dengan begitu, Anda dapat menyalin templat kapan pun pegawai baru mulai bekerja. 

Buat templat onboarding khusus tim

Selain memiliki proyek SDM untuk dokumen, onboarding umum, dan manfaat, setiap tim atau manajer dapat membuat proyek templat onboarding khusus tim. Onboarding Tim dapat mencakup tugas yang unik untuk fungsi itu tetapi tidak untuk seluruh perusahaan. Jika beberapa tugas sama dari setiap templat, Anda dapat menambahkan tugas ke beberapa proyek menggunakan multi - home.

 

Catatan: Alih - alih membuat templat proyek dari awal, mengapa tidak menggunakan templat onboarding Pegawai Asana, dan menyesuaikannya agar sesuai dengan proses onboarding organisasi Anda?

Mengelola proyek onboarding

Untuk membantu pegawai yang baru diterima untuk meraih kesuksesan, Anda tidak hanya membutuhkan templat onboarding yang efektif, tetapi juga harus mengetahui cara menggunakannya. Buat proyek onboarding semaksimal mungkin bagi anggota tim baru dan terus lacak progres mereka dengan mengikuti langkah - langkah di bawah ini.

Menetapkan ekspektasi 

Uraikan proses onboarding dari awal hingga akhir, menciptakan visibilitas, dan memberikan pemahaman yang jelas tentang gambaran proses onboarding kepada setiap pegawai yang baru diterima. 

Menentukan ekspektasi dan linimasa untuk penyelesaian tugas dengan memberi tugas dan menyertakan tenggat. Saat menjelaskan ekspektasi Anda untuk pegawai selama minggu pertama, bulan pertama, bahkan tahun pertamanya di perusahaan, Anda memberinya pemahaman yang jelas tentang apa yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan.  

Jadikan mudah dicerna 

Seringkali lebih baik untuk memecah - mecah tugas besar menjadi bagian - bagian yang lebih kecil; jika ada banyak elemen untuk bertindak, gunakan subtugas untuk membantu membedakan antara langkah - langkah yang berbeda dan membuat tugas lebih mudah dikelola. Gunakan tampilan daftar untuk menampilkan semua informasi proyek secara ringkas, seperti daftar tugas untuk pegawai baru. Bidang kustom membuat informasi penting menjadi jelas dan mudah dilewati dalam suatu tugas. Anda dapat mengkategorikan tugas sebagai "dapat ditindaklanjuti" atau "referensi" untuk membantu pegawai baru menemukan informasi dengan mudah, bahkan setelah menyelesaikan tugas.

Organisasi dan kejelasan

Rapat tatap muka adalah cara penting bagi manajer untuk terhubung dengan anggota tim mereka dan menyediakan ruang khusus dan nyaman untuk pembinaan, komunikasi, dan koneksi. Mulai proyek 1:1 untuk membuat lokasi pusat bagi pegawai baru dan manajernya untuk membahas topik, item tindakan, dan area pengembangan. Anda juga dapat menautkan gol apa pun yang dimiliki laporan dari Ikhtisar Proyek untuk melihat bagaimana pekerjaan mereka sesuai dengan gol perusahaan atau tim. Tugas melakukan multi - home dari proyek lain ke proyek 1:1 memastikan satu sumber kebenaran yang dapat diandalkan untuk setiap tugas sambil menyertakan semua informasi, komunikasi, dan semua lampiran yang termasuk dalam tugas ini. Mengisi sebelumnya agenda 1:1 setiap minggu memfasilitasi refleksi tentang topik sebelumnya, yang berarti mereka dapat didekati dengan bijaksana alih - alih di tempat. Menambahkan ide ke proyek sepanjang minggu berarti ada sesuatu yang perlu dibicarakan selama setiap pertemuan dan bahwa ide dan pertanyaan penting tidak dilupakan di antara pertemuan. Proyek 1:1 juga merupakan tempat yang tepat bagi pegawai baru dan manajernya untuk memeriksa gol, perencanaan karier, dan peluang pertumbuhan secara berkala guna memastikan komitmen yang lebih besar untuk mencapainya.

Teks
tertulis dan instruksi untuk pegawai baru kadang - kadang dapat disalahartikan dan disalahkomunikasikan karena bahasa yang bernuansa atau rumit. Dengan menggunakan integrasi Asana dengan Vimeo, Anda dapat merekam pesan video, menyalin video, dan menyematkan video Vimeo yang disimpan dalam proyek Asana, cocok untuk menambahkan video pengantar atau penjelas ke dalam templat onboarding pegawai baru Anda. Transkripsi rekaman juga otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari, cocok untuk dibagikan dengan pegawai baru Anda. Baik untuk merekam presentasi, tutorial, umpan balik visual, atau demo rekaman, pesan video membantu memberikan kejelasan dan transparansi pada tugas dan alur kerja dengan dapat merekam diri Anda, layar Anda, atau keduanya

Lacak Progres

Melacak progres onboarding sangat penting bagi pegawai baru dan SDM. Gunakan tampilan kalender dan papan untuk memvisualisasikan linimasa onboarding, sehingga mudah untuk melacak progres dan batas waktu. Linimasa juga dapat digunakan untuk membuat rencana proyek yang menunjukkan kombinasi dari semua bagian proyek. 

portfolio1.gif

Mungkin sulit untuk melihat kemajuan setiap pegawai baru - terutama jika Anda memiliki banyak orang yang memulai sekaligus. Alih - alih menindaklanjuti dengan mereka dalam obrolan satu kali atau berharap mereka akan mendatangi Anda dengan pertanyaan apa pun, Anda dapat mempertahankan ikhtisar kemajuan mereka dengan menambahkan proyek onboarding mereka ke portofolio. Ini akan mempermudah Anda melihat pembaruan di satu tempat, dan langsung masuk saat Anda menemukan masalah. Anda juga dapat menggunakan dasbor untuk menampilkan metrik utama yang terkait dengan onboarding, memfasilitasi keputusan berbasis data, dan memastikan pengalaman onboarding yang lancar.

Aplikasi yang direkomendasikan 

Ada lagi yang dapat Anda lakukan untuk mempermudah onboarding individu. Lihat beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan Asana untuk membuat setiap hari lebih efisien dan kolaboratif. 

Integrasi Zoom dan Asana memudahkan persiapan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. 

Dengan integrasi Asana untuk Gmail , Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. 

Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

Memanfaatkan Asana untuk onboarding dan pelatihan pegawai baru menyederhanakan tugas administratif dan meningkatkan pengalaman keseluruhan bagi para profesional SDM dan pegawai baru. Dengan menciptakan proses onboarding yang terstruktur, menarik, dan informatif, organisasi dapat mempercepat jalan menuju produktivitas bagi karyawan barunya, memastikan mereka merasa dihargai dan diperlengkapi untuk berhasil.

Sumber daya tambahan

Pelajari cara mengelola proyek di Asana.

Tugas merupakan bagian integral dari Asana. Baca selengkapnya tentang cara membuat tugas yang efektif.

Tidak tahu mulai dari mana? Baca artikel kami tentang memahami antarmuka Asana.

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback