Informazioni sulle attività

Cosa sono le attività?

Le attività rappresentano i passi da compiere o le cose da fare per chiarire chi è responsabile di cosa ed entro quando, ma possono anche rappresentare idee ed elementi di riferimento. Se di solito invii un'email ogni volta che devi assegnare un incarico a un collega del team, questa volta prova con un'attività.

Per esempio, potresti avere un'attività che ti richiede creare l'animazione per un video per la prossima campagna, mentre un altro collega del team è responsabile della messa in scena. Queste attività possono essere monitorate in un progetto di gestione della campagna.

Le attività archiviano tutti i file, i commenti e le relative istruzioni in modo che le informazioni rimangano nel posto giusto (e in un unico posto). Di solito, fanno parte di un progetto e ciò le rende facili da trovare e visibili ai tuoi colleghi del team. Consulta asana.com/apps per saperne di più.

Come creare le attività

Esistono 3 modi principali per creare un'attività:

1. Dal pulsante arancione Aggiunta rapida nella barra in alto.
2. Con il pulsante Aggiungi attività in un progetto.
3. Cliccando su un qualsiasi elenco di attività, premendo Invio e iniziando a scrivere.

Puoi anche creare attività da email, messaggi Slack e altre app esterne. Asana si integra con i migliori strumenti per farti risparmiare tempo e aiutarti a gestire al meglio le tue attività.

Incaricato
dell'attività

Ogni attività può avere un solo incaricato, ma può avere più collaboratori.

Sia l'incaricato dell'attività che i collaboratori possono visualizzare l'attività, e modificarla in base alle impostazioni delle autorizzazioni dell'attività.

Il campo Incaricato indica chi deve svolgere il lavoro.

Tutte le attività assegnate a un utente appariranno nella sezione Le mie attività.

I collaboratori dell'attività riceveranno notifiche relative agli aggiornamenti dell'attività.

L'autore e l'incaricato vengono aggiunti automaticamente come collaboratori dell'attività.

Utilizza Tab+M per assegnarti un'attività.

Assegna attività duplicate

Se desideri creare la stessa attività per più persone, puoi assegnare facilmente più attività a persone o team interi nella tua organizzazione.

Quando assegni copie, non assegni l'attività originale a più persone; vengono create copie multiple dell'attività che vengono assegnate a ogni persona.

Collaboratori dell'attività

Diventa collaboratore di un'attività per restare informato sulle seguenti modifiche:

• Un allegato viene aggiunto all'attività
• Un nuovo commento viene pubblicato in un'attività
• Nuovo Mi piace all'attività
• Quando l'attività viene contrassegnata come completata

I collaboratori riceveranno le notifiche nella posta in arrivo e possono ricevere notifiche via e-mail in base alle impostazioni che hanno selezionato.

Se ricevi notifiche di un'attività alla quale non sei più interessato, puoi decidere di rimuoverti dai collaboratori dell'attività.

Come rimuovere un collaboratore

Se @menzioni un'altra persona nella descrizione dell'attività o nei commenti, verrà automaticamente aggiunta come collaboratore dell'attività.

Suggerimenti e migliori pratiche sulle attività

Con questi suggerimenti imparerai a creare attività perfette e a rispondere quando ti vengono assegnate.

Creare un'attività perfetta

1. Assegna alle attività nomi chiari e che esprimono un'azione. Per esempio, potresti usare “Completare prima bozza dell'articolo del blog” invece di “Articolo del blog”
2. Assegna le attività a te o a un collega del team. Le attività hanno un solo incaricato per evitare confusione su chi è il responsabile del lavoro.

• Puoi suddividere un'attività in sottoattività quando devono lavorarci più persone.

3. Aggiungi una data di inizio e una data di scadenza per indicare la durata e la data ultima entro cui completare l'attività. I colleghi del team potranno calcolare più efficacemente il tempo da dedicarvi e sapere quando devono portarla a termine.
4. Usa la descrizione dell'attività per aggiungere ulteriori dettagli, istruzioni o contesto per fornire all'incaricato tutte le informazioni necessarie per iniziare e completare il lavoro. Puoi menzionare un collega del team o un progetto, formattare la descrizione dell'attività con testo RTF e inserire contenuti multimediali da luoghi virtuali come YouTube e Figma che appariranno come anteprima interattiva nella descrizione dell'attività.
5. Allega qualsiasi file necessario. Asana si integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box per consentirti di allegare facilmente i file dagli strumenti che già utilizzi.
6. Alcune attività possono dipendere da altre che devono essere completate per prime. Imposta le dipendenze dell'attività in modo che il lavoro venga svolto nell'ordine e al momento giusto.
7. Infine, puoi aggiungere dei collaboratori all'attività (come quando metti in copia gli indirizzi in un'email). Questi riceveranno notifiche su ogni azione relativa all'attività. Puoi aggiungere o rimuovere i collaboratori in qualsiasi momento.
8. Una volta completata un'attività, clicca sul segno di spunta accanto al nome. Aggiungi un commento per comunicare il completamento ai colleghi del team.
   
   

Puoi anche creare traguardi per rappresentare gli obiettivi principali del progetto, come un obiettivo di vendita, o attività importanti che sbloccano la fase successiva, come la conferma del luogo di un evento.

Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Questa domanda ci viene fatta da molti clienti e, di solito, la risposta è che dipende da quello che vuoi ottenere e da come vuoi visualizzare le informazioni. Dai un'occhiata allo schema qui sotto e ad alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scegliere il modo giusto per procedere:

	Crea un progetto...	Crea un'attività	Crea una sottoattività...	Esempi
Livello di impegno	Se il livello di impegno è elevato, un gruppo di stakeholder lavora al raggiungimento di un obiettivo nel corso del tempo oppure preferisci monitorare il lavoro in un unico posto.	Se stai cercando di creare una singola attività da assegnare a una persona e che richiede pochi minuti o giorni di lavoro.	Se più persone contribuiscono al completamento di un'attività per aiutarti a distribuire il lavoro e a raggiungere gli obiettivi.	Progetto: Calendario editoriale Attività: Pubblicare blog Sottoattività: Raccogliere citazioni dei clienti per il blog
Viste	Se vuoi visualizzare il progetto e le sue attività utilizzando diverse viste (elenco, bacheca, cronologia, calendario) e creare resoconti tramite i portfolio e i grafici della dashboard.	Se vuoi visualizzare il tuo lavoro utilizzando le viste cronologia, dashboard o gestione delle risorse (le sottoattività non appariranno automaticamente qui).	Non devi visualizzare le sottoattività nelle viste cronologia, dashboard o gestione delle risorse.	Progetto: lancio del prodotto Attività: effettuare ricerche di mercato Sottoattività: scrivere un riepilogo della ricerca per il marketing
Complessità	Se il lavoro che stai realizzando prevede diversi passaggi, fasi, stakeholder o livelli.	Se desideri comunicare con un sottogruppo di stakeholder su un'attività (e non sull'intero progetto).	Se stai cercando di suddividere un'attività in parti più piccole. (Se hai più di cinque sottoattività assegnate a diversi stakeholder, assicurati che, in realtà, non sia un progetto).	Progetto: Campagna di Capodanno Attività: finalizzare i messaggi della campagna Sottoattività: verifica i messaggi della campagna

Rispondere e collaborare alle attività

Le attività sono pensate per essere create e assegnate da chiunque e per chiunque nel tuo spazio Asana. Rendi la collaborazione ancora più efficace con questi suggerimenti:

• Se qualcuno ti assegna un'attività, puoi  confermare di averla vista e che puoi occupartene.
• Se non sei la persona giusta per svolgere l'attività, puoi riassegnarla o avviare una conversazione nei commenti dell'attività.
• Mentre ti occupi dell'attività, fornisci aggiornamenti con commenti all'attività in modo che i collaboratori possano rispondere e seguirne l'avanzamento.
• Se un commento contiene dettagli importanti o un risultato finale, puoi fissarlo in alto per trovarlo facilmente.
• Se hai bisogno di attirare l'attenzione di qualcuno su un'attività o un commento, usa la @menzione. La persona menzionata riceverà una notifica e potrà andare rapidamente all'attività in questione. @menzionare qualcuno in un'attività lo aggiunge automaticamente come collaboratore e invia una notifica nella posta in arrivo.
• Puoi anche @menzionare i nomi di progetti, attività, messaggi e team per collegare il tuo lavoro e consultarlo più facilmente.

Ulteriori risorse per gestire al meglio le attività

Impari meglio guardando? Oppure cerchi un corso approfondito? Dai un'occhiata a queste risorse:

Risorse	Link
Lezioni di Asana	Impara i concetti di base delle attività in 5 minuti
Video tutorial sulle attività	Guarda Come usare Asana
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