Regole per integrazioni e widget

Panoramica

Le regole sono una parte importante di molti flussi di lavoro, al pari delle integrazioni. Adesso è possibile utilizzarle per integrare in Asana gli strumenti preferiti dal team, e lasciare quindi che siano le regole a occuparsi automaticamente di tutte le attività più impegnative. Puoi impostare trigger specifici nei tuoi progetti Asana e fare affidamento sulle regole per automatizzare il flusso di lavoro quando vengono soddisfatti i criteri selezionati.

Per esempio, la regola per l'integrazione Slack + Asana ti consente di inviare un messaggio su Slack a un collega del team o a un canale in base al trigger selezionato, ad esempio il completamento di un'attività.

Le regole sono disponibili con Asana Premium, Business ed Enterprise, così come le integrazioni delle regole.

Come creare una regola

Di seguito presentiamo un esempio di come creare una regola in un progetto di Asana selezionando un trigger, un'azione e un nome.

Per scoprire di più sulle regole e su come utilizzarle per automatizzare le attività quotidiane, consulta il relativo articolo nel Centro Assistenza di Asana.

Gmail

Utilizza le regole per inviare un'email dal tuo account Gmail al destinatario selezionato quando certi parametri vengono soddisfatti, tutti decisi da te in anticipo. Scegli tra tanti trigger, ad esempio quando un'attività non è più bloccata o l'avvicinarsi di una data di scadenza, e lascia che le regole inviino automaticamente un'email con un messaggio personalizzato.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio Approvazione completata.
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia email.
4. Inserisci l'indirizzo email del destinatario nel campo A 
5. Inserisci un indirizzo email per rispondere 
6. Inserisci l'oggetto dell'email nel campo Oggetto.
7. Scrivi il corpo dell'email nel campo Scrivi un messaggio.

In questo esempio, quando l'attività viene approvata la regola viene attivata e l'azione viene svolta: un'email verrà inviata dal tuo indirizzo email e ti inserirà nel campo bcc. Il link all'attività verrà incluso anche nell'email.

Twilio

Per comunicare senza problemi con clienti e collaboratori, utilizza le regole per inviare un SMS tramite Twilio, in base a trigger e combinazioni che puoi impostare precedentemente.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio la modifica del valore del campo personalizzato Urgenza in Alta
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia SMS
4. Seleziona Collegati a Twilio. Ti verrà chiesto di fornire il SID e il token di autorizzazione del tuo account Twilio. Per scoprirlo, accedi all'account Twilio e seleziona Account. Troverai il token sotto Token di autorizzazione.
5. Dopo aver collegato il tuo account, inserisci il tuo numero di telefono Twilio.
6. Inserisci il numero di telefono del destinatario nel campo Send to (Invia a).
7. Scrivi il messaggio nel campo Write a message (Scrivi un messaggio).

In questo esempio, quando il valore del campo personalizzato Urgenza viene impostato su Alta, la regola viene attivata e l'azione viene eseguita: un SMS viene inviato al destinatario selezionato.

PagerDuty

Affidati alle regole per informare il team di risposta agli incidenti tramite PagerDuty quando un'attività necessita di attenzione. I trigger selezionati consentono ad Asana di integrarsi con PagerDuty e creare automaticamente incidenti che contengano contesto proveniente dall'attività, a qualsiasi ora del giorno e della notte.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio la modifica del valore del campo personalizzato Urgenza in Alta
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Crea incidente.
4. Inserisci un titolo per l'incidente nel campo Titolo.
5. Seleziona un servizio dal campo Servizio.
6. Seleziona l'urgenza dal campo Urgenza.
7. Inserire una descrizione dell'Incedente.

In questo esempio, quando il valore del campo personalizzato Urgenza viene impostato su Alta, la regola viene attivata e l'azione viene eseguita: viene creato un incidente Pagerduty. L'email dell'autore dell'attività e il link all'attività verranno automaticamente condivisi nella descrizione dell'incidente.

Google Calendar

Quando un'attività raggiunge una determinata fase, i team possono usare le regole di Asana per organizzare automaticamente una riunione con i collaboratori del progetto, invece di pianificarla manualmente. Ad esempio, i team possono utilizzare questa regola per attivare la creazione di un evento nel calendario di un team quando un'attività viene spostata nella sezione "Programmate". I team possono usarla anche in caso di attività ricorrenti: si può creare un'attività ricorrente "Invia ordine del giorno della riunione", che invia un invito all'evento quando l'attività è completata.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui vorresti aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Google Calendar dalla colonna di sinistra.
4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Autentica facendo clic su Collega alle regole di Google Calendar
7. Accedi con il tuo account Google e fai clic su Consenti
8. Compila i campi per l'evento di Google Calendar
9. Se lo desideri, invita i collaboratori dell'attività come ospiti dell'evento

Dropbox

Con le regole di Asana, i team possono caricare automaticamente gli allegati delle attività in una determinata cartella di Dropbox per semplificare la condivisione, l'archiviazione e la collaborazione. I team possono passare dal trasferire manualmente i file al selezionare trigger che caricano automaticamente e in modo sicuro gli allegati delle attività su Dropbox per una facile consultazione.

Ad esempio, i team possono utilizzare Asana per lavorare alle approvazioni delle risorse e, dopo l'approvazione, caricare automaticamente l'allegato dell'attività in una cartella di Dropbox specifica, per garantire che le risorse finali vengano caricate nel posto giusto.

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che si attivano nelle attività con più di 10 allegati caricheranno solo i 10 allegati più recenti.
• I caricamenti di file in cui il file ha lo stesso nome di un file esistente nella cartella Dropbox associata verranno automaticamente rinominati e caricati correttamente.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui vorresti aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Dropbox dalla colonna di sinistra.
4. Puoi selezionare una regola preimpostata o cliccare su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione facendo clic su Connetti alle regole di Dropbox e seguendo i passaggi
7. Aggiungi l'URL della cartella Dropbox trovata nell'app web

Box

Usa le regole di Asana per automatizzare il processo di caricamento dei contenuti in Box quando vengono eseguite determinate azioni in Asana. I team possono risparmiare tempo impostando dei trigger che trasferiranno automaticamente gli allegati dalle tue attività Asana a Box.

Ad esempio, i team di progettazione che lavorano sulle risorse possono creare una regola per caricare l'allegato su Box una volta che l'attività passa alla sezione "Risorse approvate finali".

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che si attivano sulle attività con più di 10 allegati caricheranno solo i 10 allegati più recenti.
• I tentativi di caricamento di file con lo stesso nome di un file esistente nella cartella Box comporteranno un errore per la regola. Per correggere questo errore, rinomina il file esistente, modifica e salva nuovamente la regola e attiva nuovamente l'azione di caricamento.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui vorresti aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona la casella dalla colonna di sinistra.
4. Puoi selezionare una regola preimpostata o cliccare su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione facendo clic su Connetti a Box Rules e seguendo i passaggi
7. Aggiungi l'URL della cartella Box trovata nell'app web

Microsoft OneDrive

Con le regole di Asana, i team possono caricare automaticamente gli allegati delle attività in una determinata cartella di OneDrive per semplificare la condivisione, l'archiviazione e la collaborazione, riducendo al contempo il lavoro manuale.

Ad esempio, i team possono utilizzare Asana per lavorare alle approvazioni delle risorse e, dopo l'approvazione, caricare automaticamente l'allegato dell'attività nella cartella di OneDrive specificata, per garantire che le risorse finali vengano caricate nel posto giusto.

Nota: questa integrazione funziona con OneDrive e non con Sharepoint.

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che si attivano sulle attività con più di 10 allegati caricheranno solo i 10 allegati più recenti.
• I file caricati in presenza di un file esistente con lo stesso nome nella cartella OneDrive sostituiranno il file esistente. Se questo non è previsto, assicurati che i file abbiano nomi diversi.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere l'integrazione.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona OneDrive dalla colonna di sinistra.
4. Puoi selezionare una regola preimpostata o cliccare su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione facendo clic su Connetti alle regole di OneDrive e seguendo i passaggi
7. Aggiungi l'URL della cartella OneDrive trovata nell'app web e il percorso. Il percorso è disponibile in Ulteriori dettagli della cartella OneDrive. I miei file devono essere esclusi dal percorso.

HubSpot

L'integrazione HubSpot + Asana consente ai team di monitorare i dati importanti delle offerte e delle campagne di marketing nelle diverse app. Monitora le prestazioni della campagna e collabora con i team in un'unica posizione, senza dover passare da uno strumento all'altro.

Allega facilmente i dettagli delle offerte HubSpot direttamente a un'attività di Asana, per monitorare le informazioni pertinenti come l'importo e il titolare dell'offerta.

Aggiungi rapidamente la campagna scelta da HubSpot cliccando sul campo HubSpot dalla vista delle attività. Allega le campagne pertinenti alle attività che stai monitorando su Asana, in modo da poter visualizzare gli stati e le metriche accurate delle campagne HubSpot mentre lavori alle attività di Asana

Ecco come allegare un'offerta o una campagna di marketing di HubSpot a un'attività Asana:

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget HubSpot.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona +Aggiungi app
4. Seleziona HubSpot
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare HubSpot ad Asana.
6. Collega un'offerta o una campagna di marketing a un'attività cliccando sul pulsante Aggiungi offerta o email di marketing di HubSpot sotto il campo HubSpot nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
7. Inserisci l'URL per la tua offerta o e-mail HubSpot pertinente
8. I dettagli allegati di HubSpot appariranno come widget nel pannello delle attività

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account HubSpot.

Il widget HubSpot è disponibile con un abbonamento Asana Premium, Business o Enterprise.

Notion

L'integrazione Notion + Asana consente ai team di semplificare il lavoro creando automaticamente pagine Notion in Asana e aggiungendole alle attività Asana. Anziché creare manualmente le pagine di Notion e collegarle alle relative attività Asana, puoi utilizzare l'automazione per creare una pagina di Notion quando vengono eseguite determinate azioni in Asana, ad esempio quando un'attività viene spostata in una sezione.

Ad esempio, i team che stanno conducendo indagini di ricerca e usano le attività Asana possono creare automaticamente una pagina di Notion per prendere appunti quando l'attività passa alla sezione "Intervista programmata". Puoi anche collegare le pagine di Notion esistenti a un'attività Asana, in modo che i collaboratori possano vedere il contesto pertinente dalla pagina, semplificando la collaborazione tra più app. L'integrazione di Notion con Asana ti consente inoltre di visualizzare lo stato dei progetti e delle attività di Asana come anteprime dei link in Notion.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui vorresti aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Nozione dalla colonna di sinistra.
4. Puoi selezionare una regola preimpostata o cliccare su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Autenticati facendo clic su Connetti a Notion e seguendo i passaggi
7. Clicca su Seleziona pagine per consentire l'accesso a Asana.
8. Seleziona le pagine a cui vuoi che Asana acceda e clicca su Consenti l'accesso.
9. Incolla l'URL della pagina principale o del database
10. Clicca su Create Rule (Crea regola

Notion

Ecco come allegare una pagina di Notion esistente come widget a un'attività Asana:

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Notion.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona +Aggiungi app
4. Seleziona widget di Notion
5. Vai a un'attività di Asana
6. Collega una pagina Notion esistente a un'attività cliccando sul pulsante Aggiungi pagina Notion sotto il campo Notion nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
7. Inserisci l'URL per la pagina di Notion pertinente
8. I dettagli di Notion allegati appariranno come un widget nel pannello delle attività, inclusi il proprietario, i commenti e la data dell'ultima modifica

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account Notion.

Il widget Notion è disponibile senza un abbonamento Asana a pagamento.

MailChimp

L'integrazione Mailchimp + Asana consente ai team di monitorare i dettagli importanti delle campagne e le metriche di monitoraggio da Mailchimp nelle attività di Asana.

Ad esempio, i team che pianificano campagne email su Asana possono anche aggiungere un widget della campagna di Mailchimp a un'attività di monitoraggio per monitorare le prestazioni della campagna. Puoi anche utilizzare le regole per attivare l'aggiunta di metriche di una campagna come commento all'attività collegata, in modo che chi collabora a quell' attività venga informato sullo stato della campagna.

Passaggi per configurare l'integrazione delle regole

1. Vai al progetto di Asana in cui vorresti aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai a Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Mailchimp dalla colonna di sinistra.
4. Puoi selezionare una regola preimpostata o cliccare su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Mailchimp.
7. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
8. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona +Aggiungi app
9. Seleziona MailChimp
10. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare Mailchimp ad Asana.

Ecco come allegare una campagna Mailchimp esistente come widget a un'attività Asana:

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Mailchimp.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona +Aggiungi app
4. Seleziona MailChimp
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare Mailchimp ad Asana.
6. Collega una pagina Mailchimp esistente a un'attività cliccando sul pulsante Aggiungi campagna Mailchimp sotto il campo Mailchimp nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
7. Inserisci l'URL per la tua pagina Mailchimp pertinente
8. I dettagli allegati di Mailchimp appariranno come un widget nel pannello delle attività, inclusi il proprietario, i commenti e la data dell'ultima modifica

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account Mailchimp.

Il widget Mailchimp è disponibile con un abbonamento Asana Premium, Business o Enterprise.

Freshdesk

L'integrazione Freshdesk + Asana consente ai team di monitorare i ticket dell'assistenza clienti e il loro stato collegando le app tra loro. Invece di dover controllare strumenti separati per reperire le informazioni necessarie a risolvere i problemi dei clienti, i team possono visualizzare i dettagli accurati dei ticket Freshdesk su Asana mentre lavorano alle attività correlate.

Ad esempio, i team che monitorano i ticket dell'assistenza clienti su Asana possono aggiungere un ticket Freshdesk a un'attività per monitorare lo stato, il titolare e la data di richiesta del ticket a colpo d'occhio.

Ecco come allegare un ticket di assistenza clienti Freshdesk a un'attività Asana:

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Freshdesk.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona + Aggiungi app
4. Seleziona Freshdesk
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare Freshdesk ad Asana.
6. Vai a un'attività di Asana nel progetto
7. Collega un ticket di assistenza clienti a un'attività cliccando sul pulsante Aggiungi ticket Freshdesk nel campo Freshdesk nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
8. Inserire l'URL per il ticket Freshdesk pertinente
9. I dettagli del ticket Freshdesk allegato appariranno come widget nel pannello delle attività

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account Freshdesk.

Intercom

L'integrazione Intercom + Asana consente ai team di monitorare le conversazioni Intercom e il loro stato su Asana. Invece di dover controllare strumenti separati per reperire le informazioni necessarie a risolvere i problemi dei clienti, i team possono visualizzare i dettagli delle conversazioni Intercom direttamente su Asana.

Ad esempio, i team di assistenza che monitorano il feedback dei clienti su Asana possono aggiungere una conversazione Intercom a un'attività per monitorare lo stato, il titolare e le date della richiesta a colpo d'occhio.

Ecco come allegare un ticket di assistenza clienti Intercom a un'attività di Asana:

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Intercom.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona + Aggiungi app
4. Seleziona citofono
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare Intercom ad Asana.
6. Vai a un'attività di Asana all'interno del progetto
7. Collega un ticket di assistenza clienti all'attività cliccando sul pulsante Aggiungi ticket citofono nel campo Citofono nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
8. Inserire l'URL per il relativo ticket del citofono
9. I dettagli del ticket del citofono allegato appariranno come un widget nel pannello delle attività

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account Intercom.

Bynder

L'integrazione Bynder + Asana consente ai team di aggiungere risorse Bynder alle attività Asana, in modo che i collaboratori possano monitorare il lavoro correlato. Invece di copiare e incollare continuamente link tra gli strumenti, collegare Asana e Bynder favorisce visibilità e collaborazione senza soluzione di continuità.

Ad esempio, i team possono collaborare all'approvazione di una risorsa di una campagna su Asana e, dopo l'approvazione, aggiungere la risorsa Bynder all'attività Asana come widget. Ciò consente ai collaboratori di visualizzare facilmente il nome della risorsa, la data dell'ultima modifica, lo stato pubblico o privato, e di seguire il percorso del link della risorsa, il tutto da un unico posto su Asana.

Come allegare una risorsa Bynder a un'attività di Asana

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget Bynder.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona + Aggiungi app
4. Seleziona Bynder
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare Bynder ad Asana.
6. Vai a un'attività di Asana nel progetto
7. Collega una risorsa digitale all'attività cliccando sul pulsante Aggiungi risorsa Bynder nel campo Bynder nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
8. Inserire l'URL per la risorsa Bynder pertinente
9. I dettagli della risorsa Bynder allegata appariranno come widget nel pannello delle attività

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account Bynder.

DocuSign

L'integrazione DocuSign + Asana consente ai team di monitorare le buste di DocuSign aggiungendole alle attività di Asana. Invece di dover controllare strumenti separati per verificare lo stato di una busta, i team possono visualizzarne tutti i dettagli su Asana.

Ad esempio, i team che utilizzano Asana per il processo di approvazione dei contratti possono aggiungere una busta DocuSign a un'attività Asana per monitorare lo stato, il mittente, i destinatari e la data di consegna.

Come allegare una busta DocuSign a un'attività di Asana

1. Accedi ad Asana e cerca il progetto in cui vuoi abilitare il widget DocuSign.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra
3. Scorri verso il basso fino alla sezione App, quindi seleziona + Aggiungi app
4. Seleziona DocuSign 
5. Clicca su Aggiungi al progetto e segui i passaggi per collegare DocuSign ad Asana.
6. Vai a un'attività di Asana
7. Collega una busta a un'attività cliccando sul pulsante Aggiungi busta DocuSign nel campo DocuSign nella parte superiore del pannello dei dettagli dell'attività
8. Inserisci l'URL per la tua busta DocuSign pertinente
9. I dettagli della busta DocuSign allegata appariranno come un widget nel pannello delle attività

Nota: questa integrazione è già inclusa in Asana, ma per iniziare è necessario registrarsi a un account DocuSign.